Kosten reduzieren durch EDI-Umstieg

Keine Frage: Es wäre enorm praktisch, wenn Sie künftig sämtliche Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen nicht mehr mittels Fax, E-Mail oder gar Brief mit Ihren Geschäftspartnern austauschen müssten, sondern alles automatisch mittels Elektronischem Datenaustausch (EDI) läuft. Wie die Erfahrungen zeigen, sinkt auch die Fehleranfälligkeit spürbar. Hinzu kommt: Wenn durch Prozessautomatisierung MitarbeiterInnen für andere Aufgaben freigespielt werden können, ergibt sich dadurch zusätzliches Potenzial. Unbestritten ist außerdem, dass unter Einbeziehung aller Faktoren die Kosten durch EDI deutlich gesenkt werden können.

Eine alte Kaufmannsregel hat auch jetzt ihre Gültigkeit nicht verloren: Es ist bequemer einen Euro einzusparen, als einen Euro durch harte Arbeit mühsam zu erwirtschaften. Eine häufig gestellte und sehr berechtigte Frage im Bereich des Elektronischen Datenaustausches (EDI) lautet daher: Wie viel kann sich mein Unternehmen bei der Umstellung von papierbasierten Rechnungen auf e-Rechnungen unter dem Strich ersparen? Und wie viele Euros bleiben mir mehr in der Geschäftskassa, wenn ich gleich den kompletten Order2Cash-Prozess auf Elektronischen Datenaustausch umstelle? Wenn also vom Eingang einer Bestellung bis zur Rechnungslegung der gesamte Prozess digitalisiert wird? Aber schön der Reihe nach.

Individuelle Faktoren

Eines gleich vorweg, die individuellen Einsparungen der Kosten sind natürlich immer von mehreren Faktoren abhängig – nämlich: Wie wurde der Austausch der Geschäftsdokumente bislang praktiziert (per Post, Fax, E-Mail,…)? Mit wie vielen Partnern möchte ich künftig EDI machen? Wie hoch ist das Dokumentenaufkommen pro Jahr? Wie sieht es mit der vorhandenen technischen Infrastruktur aus? Über welches Know-how und Preismodell verfügt ein EDI-Dienstleister, den ich mit der Anbindung betraue? Etc.

Allein bei der Rechnung gibt es hohes Einsparpotenzial

Abgesehen von den individuellen Einflussfaktoren gibt es internationale Berechnungen bzw. Studien, die sehr aufschlussreich punkto ungefährem Kosteneinsparungspotenzial sind. Beginnen wir am besten gleich mit einem aus EDI-Sicht besonders interessanten Dokument, nämlich der Rechnung. Eine wichtige Differenzierung bei der Eruierung der Einsparungen der Kosten ist natürlich, ob Sie die Rechnung empfangen oder derjenige sind, der sie ausstellt und verschickt.

Eine Studie von Billentis widmete sich dem Einsparungspotenzial durch e-Rechnungen, die ich Ihnen auszugsweise an dieser Stelle präsentieren möchte.

Beispielrechnung:

Fast 60 Prozent Einsparungspotenzial klingen schon mal sehr attraktiv. Noch um einen Tick besser wird es, wenn Sie der/die RechnungsempfängerIn sind, denn dann sind sogar zirka 64 Prozent möglich, wie Sie anhand nachfolgender Grafik ablesen können.

Beispielrechnung:

Einsparungen pro Order2Cash-Prozess

Im Bereich Order2Cash gibt es auch von GS1 eine interessante Erhebung, die zwar bereits vor etlichen Jahren durchgeführt wurde, jedoch immer noch ihre Berechtigung hat. Diese Studie hat ergeben, dass insgesamt fast 800 Millionen Euro pro Jahr durch die Nutzung von GS1-EDI-Standards von der Bestellung bis zur Rechnungslegung (Bestellung, Wareneingang, Rechnung, automatischer Stammdatenabgleich) eingespart werden können. Heruntergebrochen auf einen einzigen Order2Cash-Prozess ergeben sich dadurch Einsparungen in Höhe von bis zu 51 Euro.

Mehr Personalressourcen durch Digitalisierung

Abgesehen von den diversen Berechnungsmodellen bringt die Umstellung auf den Elektronischen Datenaustausch natürlich noch einen ganz wesentlichen Vorteil mit sich. Je nach Branche sind die Personalkosten in den meisten Unternehmen nämlich ein ganz wesentlicher Kostenfaktor. Wenn durch die Prozessautomatisierung gut ausgebildete MitarbeiterInnen in weiterer Folge für produktivere Tätigkeiten eingesetzt werden können, ergibt sich dadurch zusätzliches Potenzial für die Nutzung von neuen Geschäftschancen.

Wie eine aktuelle Studie von KPMG zum Thema „Digitalisierung im Rechnungswesen 2021“ zeigt, haben viele Unternehmen und deren Rechnungswesen-Abteilungen mit sehr klaren Digitalisierungsschritten auf die Pandemie reagiert. 61 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass Corona die Digitalisierung im Rechnungswesen angekurbelt bzw. beschleunigt hat. Ein wichtiger Faktor dabei ist, dass die Digitalisierung oft nicht nur die Rechnungswesen-Abteilungen betrifft, sondern auch viele andere Abteilungen. Wenn im Zuge einer ganzheitlichen IT-Strategie die Ressourcen, Prozesse und Verantwortungsbereiche neu verteilt bzw. definiert werden, birgt das mittel- bis langfristig hohes Potenzial.

Zu Ihrem individuellen Kosteneinsparungspotenzial durch EDI beraten Sie gerne meine Kolleg:innen und ich in einem vertraulichen Gespräch.

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