Der E-Invoicing Prozess umfasst in Bulgarien folgende Schritte:
- Rechnungserstellung: Die Anbieter erstellen elektronische Rechnungen nach europäischem Standard (in der Regel im XML-Format) gemäß dem geänderten Gesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (PPA). Dies gilt für alle öffentlichen Beschaffungsaufträge.
- Einreichung: Elektronische Rechnungen werden über das zentrale automatisierte Informationssystem für elektronische Beschaffung (CAIS EPP) eingereicht, das als zentrale Plattform für die Einreichung und den Empfang von Rechnungen im öffentlichen Sektor dient. Alle öffentlichen Auftraggeber sind verpflichtet, diese Plattform zu nutzen.
- Validierung: CAIS EPP prüft die eingereichten elektronischen Rechnungen, um sicherzustellen, dass diese den rechtlichen und technischen Anforderungen entsprechen. Das System prüft die Übereinstimmung mit der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, bevor es die Rechnung an die zuständige Behörde weiterleitet.
- Verarbeitung: Die Behörden erhalten und verarbeiten elektronische Rechnungen über das CAIS EPP. Die Plattform unterstützt den gesamten Beschaffungsprozess – von der Beantragung bis zur Zahlung – indem sie es den Behörden ermöglicht, alle damit verbundenen Dokumente elektronisch zu verwalten. Elektronische Signaturen auf Rechnungen sind optional.
- Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen 6 Jahre lang archiviert werden, womit die Einhaltung der bulgarischen Rechtsvorschriften gewährleistet wird. Die Archivierung erfolgt in der Regel digital, was durch die CAIS EPP-Plattform erleichtert wird.
