Einblicke in einen EDI-integrierten Bestellprozess

Ein EDI-integrierter Bestellprozess optimiert den gesamten Ablauf von der Auftragserteilung bis zur Rechnungsstellung. Durch die automatische Synchronisierung von Produkt- und Kundendaten wird der Austausch relevanter Informationen zwischen den Handelspartnern reibungslos gewährleistet.

Nach der Bestellübermittlung über die EDITEL-Integrationsplattform erfolgt die Auftragsbearbeitung beim Lieferanten, einschließlich Überprüfung der Verfügbarkeit und Preise. Anschließend wird die Bestellung kommissioniert, versandt und die Lieferung nachverfolgt. Elektronische Rechnungen und Zahlungen runden den Prozess ab und sorgen für Effizienz sowie die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen (Compliance).

Voraussetzung: Synchronisierung der Stammdaten

Synchronisierte – sprich gleichartige Stammdaten bilden die Grundlage für den automatischen Austausch wichtiger Informationen zwischen den Systemen der Handelspartner. Dazu zählen: 

• Produktdaten: Artikel, Beschreibungen, Codes, Preise, Bestände (alles wird laufend auf dem aktuellen Stand gehalten).
• Kundendaten: Informationen einschließlich GLN, Kontaktdaten, Lieferadressen und relevante Kontodaten.

Ist die Synchronisierung der Stammdaten erledigt, beginnt der eigentliche EDI-integrierte Bestellprozess:

Schritt 1: Auftragserteilung

Der Käufer erstellt in seinem System eine Bestellung mit allen erforderlichen Informationen.

Schritt 2: Bestellübermittlung

Sobald der Käufer die Bestellung bestätigt, übermittelt das System die Informationen über den vereinbarten Kommunikationskanal an die EDITEL-Integrationsplattform. Diese Daten werden typischerweise in einem standardisierten Format wie EDIFACT, ODETTE oder ANSI.X12 übermittelt. Damit wird eine reibungslose Kommunikation zwischen den Systemen gewährleistet. Die Integrationsplattform wandelt die Bestellung in das erforderliche Standardformat um.

Schritt 3: Auftragsbearbeitung

Das System des Lieferanten empfängt die Bestellung elektronisch und überprüft automatisch die Produktverfügbarkeit, die Preise sowie etwaige hinterlegte Rabatte.

Schritt 4: Bestellbestätigung und -erfüllung

Der Käufer erhält automatisiert eine Bestätigung mit den Bestelldetails und dem geschätzten Lieferzeitraum. Im Lager des Lieferanten wird die Ware kommissioniert, verpackt sowie anhand der gewählten Versandmethode versendet. Der Lieferschein wird an den Auftraggeber übermittelt.

Schritt 5: Lieferung und Verfolgung

Der Käufer wird in der Regel benachrichtigt, sobald Ihre Bestellung versandt wurde.

Schritt 6: Rechnungsstellung und Zahlung

Elektronische Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet. Die Zahlung kann – je nach Vereinbarung mit dem Lieferanten – zum Zeitpunkt der Bestellung oder bei Erhalt der Ware erfolgen. Wir empfehlen elektronische Rechnungen in einem vertrauenswürdigen Archivierungsdienst zu speichern, der Teil des EDITEL-Portfolios ist. Das dient unter anderem der Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften.