Dnes jsme si pro vás připravili srovnávací test, který má za cíl srovnat jednotlivé možnosti, které jako firma máte při archivaci dokumentů. Zadání je velmi jednoduché – do firmy přišel auditor a vyžádal si několik dokumentů sloužících jako podklad pro jeho kontrolu. Pro svou práci potřebuje 3 roky starou fakturu s potvrzením toho, kdy byla ve firmě přijata a předána k proplacení.
Běžná firma
Tradiční papírový archiv se nachází v suterénu firmy. Je na něj vyčleněna jedna místnost s regály, na kterých stojí řady šanonů, které obsahují příslušné dokumenty. Třídění je prováděno při zařazování dokumentů do archivu a pomocí papírové evidence je příslušný šanon přidán na určité místo dle evidenčního systému.
Zde je souhrn kroků, které jsme provedli a zaznamenali u nich čas nad krokem strávený. Pro zjednodušení byly časy zaokrouhleny na minuty směrem nahoru.
| Krok | Nutný čas |
| Dojít na recepci a vyžádat si klíče od archivu | 2 minuty |
| Vlastní vyhledání klíčů včetně telefonátu recepční, kde by tak asi klíče od archivu měly být | 5 minut |
| Cesta výtahem do suterénu budovy s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy | 4 minuty |
| Nalezení správné místnosti | 2 minuty |
| Odemknutí a rozsvícení světel v archivu | 2 minuty |
| Vyhledání příslušného oddělení archivu | 2 minuty |
| Vyhledání krabice se šanony | 2 minuty |
| Hledání štaflí a jejich získání z údržby | 10 minut |
| Nalezení faktury v šanonu | 3 minuty |
| Zamknutí a zhasnutí světel v archivu | 1 minuta |
| Nalezení výtahu | 2 minuty |
| Cesta výtahem zpět do kanceláře s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy | 4 minuty |
| Zkopírování faktury na kopírce | 2 minuty |
| Cesta výtahem do suterénu budovy s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy | 4 minuty |
Cesta výtahem zpět do kanceláře s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy, protože jste originál faktury zapomněli v kopírce | 5 minut |
| Cesta výtahem do suterénu budovy s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy | 4 minuty |
| Odemknutí archivu a vrácení originálu faktury do příslušného šanonu | 5 minut |
| Vrácení štaflí údržbě | 5 minut |
| Zamknutí a zhasnutí světel v archivu | 1 minuta |
| Nalezení výtahu | 1 minuta |
| Cesta výtahem zpět do kanceláře s mezizastávkami v každém patře čtyř patrové budovy | 4 minuty |
| Vrácení klíčů od archivu na recepci | 1 minuta |
| Příchod do kanceláře | 1 minuta |
Celková doba strávená jednotlivými kroky je 72 minut. Paradoxně nejdelší byly přesuny výtahem a všeobecně činnosti spojené s přístupem k dokumentu (vydání klíčů, nalezení místnosti, zapůjčení a vrácení štaflí), které zabraly úctyhodných 63 minut. Zbylých 9 minut sloužilo k manipulaci s dokumentem. Řadu věcí je možno samozřejmě eliminovat (opakované cesty výtahem či vytvoření kopie faktury přímo v archivu např. vyfocením na mobilní telefon), i tak se stále se všemi činnostmi dostaneme do řádu desítek minut na realizaci takové zdánlivě banální operace.
Firma spolupracující s EDITELem
Archiv faktur provozují na platformě produktu důvěryhodného archivu, který ukládá a zpřístupňuje archivované dokumenty v elektronické podobě a na vyžádání. Integrovanými mechanismy, které jsou certifikovány auditorskými společnostmi, je zaručena autenticita a integrita dokumentů po celu dobu archivace.
Zde je souhrn kroků, které jsme provedli a zaznamenali u nich čas nad krokem strávený. Pro zjednodušení byly časy zaokrouhleny na minuty směrem nahoru.
| Krok | Nutný čas |
| Spustit vypnutý počítač | 1 minuta |
| Počkat na provedení nutných aktualizací Windows | 5 minut |
| Spuštění prohlížeče a přihlášení se na portál archivu | 2 minuty |
| Zobrazení přehledu faktur | 1 minuta |
| Nalezení příslušné faktury dle známých dat (dodavatel, datum archivace…) | 1 minuta |
| Vytištění faktury s požadovanými údaji | 1 minuta |
| Doplnění chybějícího papíru do tiskárny | 2 minuty |
| Předání vytištěné faktury auditorovi | 1 minuta |
Jediné zdržení, kterému jsme byli vystaveni, byla nutnost „přetrpět“ při startu aktualizaci operačního systému, která se vždy zázračně umí pustit v co nejméně vhodný okamžik. I tak jsme schopni dostat se k výsledku po 14 minutách. Pokud si odmyslíme některé kroky, vlastní vyhledání požadované faktury se smrsklo do 3 minut i s jejím tiskem. A vše prakticky od stolu (až na to doplnění papíru v tiskárně).
Závěr
Náš praktický srovnávací test ukázal, že využití produktů od společnosti EDITEL vám výrazně ušetří čas, a to až o 514 %! Hraje tam roli spousta faktorů, ale komfort práce jednoduše nelze nevnímat. Vítěz je jednoznačný.
A jak vyhledáváte faktury v archivu vy? Pokud chcete získat 514 % času navíc, kontaktujte nás, rádi s vámi vše probereme.