Die Einführung von Electronic Data Interchange (EDI) vereinfacht und automatisiert zahlreiche Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Um einen reibungslosen Start sicherzustellen, sind einige wichtige Punkte zu beachten. In diesem Artikel beantworten wir die sechs häufigsten Fragen, die bei der EDI-Anbindung auftreten, und geben einen Überblick über den gesamten Prozess – von der Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen bis hin zum erfolgreichen Start in den Echtbetrieb.
1. Welche ersten Schritte sind wichtig für eine erfolgreiche EDI-Anbindung?
Im ersten Schritt empfiehlt es sich, gemeinsam mit Ihrem Berater die eigenen Geschäftsprozesse analysieren. Dabei ist zu klären, welche Prozesse durch EDI unterstützt werden sollen, wie viele Geschäftsdokumente ausgetauscht werden und ob bereits Warenwirtschafts- oder ERP-Systeme mit Datenschnittstellen existieren bzw. im Einsatz sind. Bei der Zusammenarbeit mehrerer Geschäftspartnern empfiehlt sich der Einsatz eines sogenannten „EDI-Rahmenvertrages“ in dem die organisatorischen Rahmenbedingungen festgehalten werden.
2. Welche EDI-Lösung passt zu meinem Unternehmen?
Die Wahl der passenden EDI-Lösung hängt von der Unternehmensgröße, der technischen Infrastruktur und dem aktuellen bzw. in Zukunft zu erwartenden Belegvolumen ab. Kleine und mittelständische Unternehmen mit weniger Belegen nutzen idealerweise ein Web-EDI-Portal, während größere Unternehmen bzw. Unternehmen mit einem hohen Belegvolumen eine Integration in das ERP-System bevorzugen. Um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, bietet EDITEL eine unverbindliche Beratung an.
3. Was ist eXite® und wofür kann ich es einsetzen?
eXite® ist eine hochmoderne B2B eBusiness-Plattform, die mehr als 100.000 Unternehmen weltweit miteinander vernetzt. Sie ermöglicht den effizienten und sicheren elektronischen Datenaustausch (EDI) zwischen Geschäftspartnern und bietet darüber hinaus eine Vielzahl weiterer Services. Neben der EDI-Kommunikation verfügt eXite® über eine integrierte Archivierungsfunktion und unterstützt das unternehmenseigene Monitoring, was eine umfassende Kontrolle und Nachverfolgbarkeit von Transaktionen ermöglicht.
4. Warum ist die Synchronisierung der Stammdaten mit meinen Geschäftspartnern wichtig?
Zu Beginn eines EDI-Projekts ist es entscheidend, dass beide Partner dieselben Stammdaten wie Artikelnummern/GTINs und Partneridentifikationen/GLNs verwenden. Es ist unumgänglich, dass beide Partner denselben Datenbestand (Artikelnummern, Bezeichnungen, etc.) verwenden. Das verhindert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Datenaustauschs.
5. Wie kann ich sicherstellen, dass meine EDI-Nachrichten korrekt sind?
Vor dem Start des elektronischen Datenaustauschs sollten erste Nachrichten zur Prüfung der syntaktischen Richtigkeit gesendet werden. Nach erfolgreicher Prüfung folgt eine Testphase, in der die EDI-Kommunikation und Verarbeitung der Nachrichten mit dem Geschäftspartner getestet wird.
6. Wann kann ich mit dem Echtbetrieb von EDI beginnen?
Nach einer erfolgreich abgeschlossenen Testphase steht dem Echtbetrieb mit Ihren Geschäftspartnern nichts mehr im Wege. Der elektronische Datenaustausch kann nun offiziell starten. Zusätzlich können bei einer Ausweitung der Geschäftstätigkeit jederzeit weitere Partner eingebunden werden.
