Der Elektronische Datenaustausch (EDI) ist ein wichtiger Bestandteil moderner Geschäftsprozesse. EDI digitalisiert und automatisiert den Austausch von Geschäftsdokumenten (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen u.v.m.) zwischen Geschäftspartnern. Ziel ist es, durch die Automatisierung der Prozesse effizientere und integrierte Abläufe im Warenbeschaffungsprozess herzustellen.
Im Folgenden finden Sie sechs Fragen und Antworten, rund um die Grundlagen von EDI, seine Funktionsweise, die Vorteile für Unternehmen sowie die Rolle von Standards.
1. Was bedeutet Elektronischer Datenaustausch (EDI)?
Elektronischer Datenaustausch, kurz EDI, ist der Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern, wie zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen. Ziel ist es, manuelle Prozesse zu eliminieren, um dadurch eine höhere Automatisierung und Effizienz zu erreichen.
2. Welche Geschäftsprozesse können durch EDI optimiert werden?
Typische Anwendungsbereiche von EDI sind der Austausch von Bestelldaten, etwa zwischen Handel und Herstellern sowie die Übermittlung elektronischer Rechnungen in Echtzeit. In der Praxis startet der Prozess meist mit der Bestellung. Die darauffolgenden Geschäftsdokumente wie etwa der Lieferschein oder die Rechnung werden zunächst mit den Bestelldaten abgeglichen, bevor diese in das vom Geschäftspartner verwendete Format umgewandelt und elektronisch zugestellt werden. Empfangene Rechnungen werden direkt digital überprüft und weiterverarbeitet, wodurch mögliche Abweichungen sofort erkannt und behoben werden können. Weitere Geschäftsprozesse, die über EDI abgewickelt werden, umfassen u.a. das Stammdatenmanagement, Artikelpässe sowie die Abwicklung von Zahlungsaufträgen. Aber EDI kann auch beteiligte Dritte in den Warenbeschaffungsprozess einbinden, indem beispielsweise Lieferaufträge elektronisch an Logistikdienstleister gesendet werden.
3. Welche Vorteile bietet EDI und inwiefern kann EDI die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern?
Durch EDI werden Informationen in Echtzeit übermittelt, was eine schnellere Planung und Bearbeitung ermöglicht. Fehler, die bei einer manuellen Dateneingabe entstehen können, entfallen und durch eine lückenlose Überwachung aller Transaktionen wird die Prozesssicherheit erhöht. Insgesamt sorgt EDI für eine verbesserte Zusammenarbeit aller Geschäftspartner und erleichtert durch die hohe Informationsqualität die Produktionsplanung. Zudem kommt es zu einer Optimierung von Lagerbeständen, zu schnelleren Reaktionszeiten sowie zu zahlreichen weiteren Verbesserungen bei den Geschäftsprozesse.
4. Wie trägt EDI zur Kosteneinsparung bei?
Die meisten Prozess-Kosten entfallen, da durch EDI eine manuelle Datenerfassung obsolet wird. Mitarbeiter:innen werden dadurch entlastet und können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Die Automatisierung von Prozessen beschleunigt Abläufe und verbessert die Genauigkeit und die Datenqualität, zum Beispiel in der Lagerverwaltung. Das bringt langfristige Einsparungen und darüber hinaus gewährleistet die Verwendung standardisierter Technologien eine hohe Investitionssicherheit.
5. Welche Rolle spielen Standards im Elektronischen Datenaustausch?
EDI übernimmt eine Brückenfunktion, um unabhängig von Systemen (ERP, Warenwirtschaft, etc.), Datenformaten, Kommunikationskanälen oder Medien miteinander kommunizieren zu können. Standards sind dabei entscheidend, um die Kommunikation zwischen Unternehmen sowie Behörden auch über die Landesgrenzen hinweg zu erleichtern. Zu den gängigen Standards gehören EANCOM, UN/EDIFACT, ODETTE, VDA und ANSI X12 sowie typische EDI-Nachrichtenstandards wie ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, PRICAT, DELFOR u.v.m.
