Was sind EDIFACT-Nachrichten?

Der größte Vorteil des elektronischen Datenaustauschs (EDI) liegt in der Automatisierung und Standardisierung von Geschäftsprozessen. Geschäftsdokumente wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen können so schnell, fehlerfrei, sicher sowie unternehmens- und systemübergreifend ausgetauscht werden. 

In Europa kommen verschiedene Standards zum Einsatz, wobei EDIFACT in vielen Branchen weit verbreitet ist. Seine universelle Struktur und Flexibilität ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen Unternehmen, unabhängig von deren internen Systemen oder nationalen Grenzen.

EANCOM, ein Subset von EDIFACT, ist ebenfalls sehr populär. Dieser Standard ist speziell im Einzelhandel und in der Konsumgüterindustrie zu finden, da er besonders auf die Anforderungen dieser Branchen abgestimmt ist.

Das folgende Beispiel zeigt anhand einer Bestellung, welche Informationen aus einem papierbasierten Dokument in einer EDIFACT/EANCOM-Bestellung abgebildet werden. Zur Veranschaulichung sind die entsprechenden Informationen farblich gekennzeichnet.

Die Bestellung ist aber nur einer von zahlreichen Prozessen, die mithilfe einer EDIFACT/EANCOM-Nachricht automatisiert werden können. Im Folgenden ein Überblick über weitere Prozesse und die dazugehörigen Nachrichtenarten. 

Lieferabruf (DELFOR – Delivery Forecast)

DELFOR wird häufig in der Automobilindustrie genutzt, um Lieferdaten, Verpackung und Mengen zu planen.

Lieferauftrag (INSDES – Instruction to Despatch)

INSDES wird verwendet, um Logistikpartner oder Lieferanten anzuweisen, den Empfänger über die Abholung oder Lieferung der bestellten Waren zu informieren. Sie wird auch verwendet, um Geschäftspartner anzuweisen, bestellte Waren zu liefern.

Speditionsauftrag (IFTMIN – Instruction to Transport)

IFTMIN informiert den Spediteur über den Transportauftrag und die dazugehörigen Details wie vereinbarte Lieferbedingungen.

Bestellbestätigung (ORDRSP – Order Response)

ORDRSP bestätigt eine Bestellung und teilt dem Käufer mit, welche Artikel geliefert werden oder welche Mengen abgedeckt werden.

Bestelländerung (ORDCHG – Order Change)

ORDCHG wird verschickt, wenn ein Kunde Änderungen an einer Bestellung vornehmen möchte.

Lagerbestandsbericht (INVRPT – Inventory Report)

INVRPT informiert den Lieferanten über den aktuellen Lagerbestand und hilft bei der Bestandsplanung. Der Bericht enthält Informationen über den Lagerbestand einzelner Produkte an bestimmten Standorten sowie Daten zur Menge der verkauften Waren oder umgekehrt zu neu eingetroffener Waren. 

Verkaufsbericht (SLSRPT – Sales Report)

SLSRPT liefert Verkaufsdaten über einen bestimmten Zeitraum an verschiedenen Standorte und wird oft vom Verkäufer an seine Lieferanten geschickt. SLSRPT kann auch von einem Verkaufskoordinator oder einem Vertriebszentrum generiert werden und direkt an die Hersteller oder Drittanbieter-Lieferanten gesendet werden.

Ankündigung der Warenrückgabe (RETANN – Return Announcement)

RETANN informiert den Lieferanten, wenn Waren zurückgeschickt werden, z.B. wegen Defekten oder Falschlieferungen.

Zahlungsavis (REMADV – Remittance Advice)

REMADV informiert den Lieferanten über eine bevorstehende Zahlung und erleichtert die Finanz- und Liquiditätsplanung.

Rechnungsdifferenz (COMDIS – Commercial Dispute Message)

COMDIS zeigt Differenzen zwischen einer Rechnung und den tatsächlich gelieferten Waren an. Die Differenz wird in der Regel vom Käufer erhoben, um den Lieferanten darüber zu informieren, dass etwas mit der INVOIC-Nachricht nicht stimmt (falscher Preis, falsche Identifizierung der Waren, nicht gelieferte oder falsch gelieferte Waren usw.). In der COMDIS-Nachricht werden die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen detailliert beschrieben. 

Zahlungsaufträge (PAYMUL – Multiple Payment)

PAYMUL wird verwendet, um mehrere Zahlungen gleichzeitig zu veranlassen, z.B. an verschiedene Empfänger.

Gutschriften (CREMUL – Multiple Credit)

CREMUL informiert den Lieferanten über gutgeschriebene Beträge. Die Nachricht kann verwendet werden, um offene Salden im Debitorensystem automatisch durch Informationen des Zahlungssenders auszugleichen. 

Fehlermeldung (APERAK – Application Error and Acknoledgement)

APERAK informiert den Absender, dass eine Nachricht empfangen wurde. Sie kann auch dazu dienen, Fehler aufzulisten, die während der Verarbeitung innerhalb der Anwendung aufgetreten sind.

Bestätigungsmeldung (CONTRL - Control)

CONTRL bestätigt den Empfang einer Nachricht und gibt an, ob sie korrekt verarbeitet wurde. Sie bestätigt oder lehnt den empfangenen EDI-Austausch ab oder erstellt eine Nachricht mit Angabe von Syntaxfehlern.

Neben diesen Formaten gibt es zahlreiche weitere standardisierte Nachrichtenformate. UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) – so die offizielle Bezeichnung – umfasst mittlerweile mehr als 200 verschiedene Nachrichtentypen, die branchenübergreifend eingesetzt werden. In einigen Bereichen, wie etwa der Automobilindustrie, kommen jedoch zusätzlich spezialisierte Standards zum Einsatz wie Odette in Europa oder VDA in der deutschen Automobilindustrie. Die zunehmende Digitalisierung durch die elektronische Datenübermittlung (EDI) bringt es mit sich, dass weitere – branchenspezifische – Nachrichtenformate entstehen. So etwa in der Finanzindustrie oder im öffentlichen Sektor. Hier haben die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung zur Entwicklung weiterer Formate geführt. Ein gutes Beispiel dafür ist Peppol, das insbesondere im öffentlichen Sektor als Netzwerk für die sichere und standardisierte Übermittlung von Dokumenten wie elektronischen Rechnungen Anwendung findet.