Der E-Invoicing Prozess umfasst in Deutschland folgende Schritte:
- Rechnungserstellung: Rechnungen müssen in Formaten erstellt werden, die dem EN 16931-Standard entsprechen (z.B. XRechnung, ZUGFeRD). Die Verwendung eines hybriden PDF/A3-Formats mit XML ist erlaubt, jedoch wird PDF ohne strukturierte Daten nicht mehr akzeptiert.
- Übermittlung: Rechnungen werden direkt per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder Kundenportale an die Empfänger gesendet. Die Verpflichtung aller Unternehmen zum Empfang von E-Rechnungen tritt am 1. Januar 2025 in Kraft.
- Validierung: Rechnungen werden auf die Einhaltung der Anforderungen des EN 16931-Standards und der Mehrwertsteuervorschriften geprüft. Bei hybriden Formaten muss der strukturierte Teil vorrangig sein.
- Verarbeitung: E-Rechnungen werden in Unternehmens- und Steuersystemen verarbeitet, was die Mehrwertsteuerberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.
- Archivierung: Alle E-Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre lang gemäß den Anforderungen des deutschen Steuerrechts aufbewahrt werden. Unternehmen, die umsatzsteuerbefreite Leistungen erbringen, müssen ebenfalls zur Archivierung von E-Rechnungen bereit sein.
