ViDA wird Realität, so viel ist klar. Unklar bleibt lediglich, wann und wie der Zeitplan des EU-Richtlinienvorschlags konkret umgesetzt werden soll. In der Zwischenzeit gehen einige europäische Länder wie Deutschland bereits voran. Dort bringt der 1.1.2025 wesentliche Änderungen in Bezug auf die elektronische Rechnung (E-Invoice) im B2B-Bereich mit sich.
Für die Europäische Union ist der Richtlinienvorschlag ViDA (VAT in the Digital Age), der die Digitalisierung des Mehrwertsteuersystems vorantreiben soll, ein Meilenstein. Geht es doch darum, die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuerlücke, sprich die Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlich eingenommenen Steuern in den EU-Staaten, zu schließen. Allein im Jahr 2021 sollen – laut Zahlen der Europäischen Kommission – in der gesamten EU an die 61 Mrd. Euro durch diese Mehrwertsteuerlücke verloren gegangen sein. In Deutschland beispielsweise sollen es rund 7,5 Mrd. Euro gewesen sein.
Vor diesem Hintergrund hat sich Deutschland dazu entschlossen, die bereits im Business-to-Government (B2G) geltende Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sukzessive auf den Business-to-Business-Bereich (B2B) auszuweiten. Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes soll die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung ab 1.1.2025 – mit Übergangsfristen – umgesetzt werden. Als elektronische Rechnung (E-Rechnung/E-Invoice) gilt in Zukunft nur eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat (CEN-Norm EN 16931) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Diese Formatanforderungen werden aktuell z.B. von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, erfüllt. Der erste Schritt beinhaltet, dass ab Beginn des nächsten Jahres eine aktive Zustimmung des Rechnungsempfängers, Rechnungen elektronisch auszutauschen, nicht mehr erforderlich ist.
EDITEL als Brückenbauer
Gerd Marlovits, Geschäftsführer von EDITEL Austria, kommentiert die Verpflichtung zur E-Rechnung folgendermaßen:
„Strukturierte Rechnungen sind essenzieller Teil unserer Expertise, wir beschäftigen uns damit seit den 1990er-Jahren. Der Elektronische Datenaustausch (EDI) ist bestens geeignet, die geordnete, auch den neuen gesetzlichen Regeln entsprechende E-Rechnungsstellung umzusetzen. Wir arbeiten permanent daran, unsere Expertise in diesem Bereich weiterzuentwickeln, neue Standards und Regularien zu integrieren.“
EDITEL fungierte von Anfang an als Brückenbauer zwischen den Systemen der beteiligten Unternehmen, Organisationen und Behörden und deren Anforderungen.
Deutschland, wo EDITEL erst jüngst eine eigene Niederlassung errichtet hat, mag in puncto elektronische Rechnungsstellung und ViDA zu jenen Staaten gehören, die mit eigenen Regularien vorangehen, doch längst arbeiten auch andere europäische Regierungen daran und stehen knapp vor einer Einführung. Nicht zuletzt deshalb hat EDITEL, die Kund:innen in 30 Ländern betreut, ein eigenes E-Invoice/ViDA-Competence Center eingerichtet. Dieses Kompetenzzentrum unterstützt Unternehmen europaweit bei der Umsetzung sämtlicher Ausprägungen der nationalen E-Invoicing-Modelle.
„Das heißt, mit nur einer einzigen Verbindung zu EDITEL erhalten Unternehmen Zugang zu all ihren Geschäftspartnern, unabhängig von deren E-Invoicing-Standards oder den verwendeten Systemen. Wir begleiten Unternehmen im B2B- und im B2G-Bereich bei der rechtskonformen Erstellung, Prüfung, Konvertierung und Übermittlung elektronischer Rechnungen. Das ist deshalb besonders wichtig, weil per E-Mail verschickte PDF-Rechnungen künftig wohl bald auch in anderen europäischen Ländern nicht mehr akzeptiert werden, sondern nur noch E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat, das automatisiert verarbeitet werden kann“, erklärt Tomasz Kuciel, Leiter des ViDA-Competence Centers bei EDITEL.
E-Rechnung: Einsparungspotenzial und Zukunftsaussichten
Die Suche nach effizienten Lösungen zum Schließen der Mehrwertsteuerlücke ist die eine Seite der Medaille. Gleichzeitig eröffnet sich für Unternehmen eine neue Chance, um ihre Geschäftsprozesse effizienter, günstiger und nachhaltiger zu gestalten. Tomasz Kuciel: „Unternehmen lassen derzeit allein bei der Rechnungsstellung noch ein enormes Kosteneinsparungspotenzial liegen, vom Nachhaltigkeitsaspekt einer E-Rechnung durch Papierreduktion ganz zu schweigen. Strukturierte E-Rechnungen minimieren manuelle Fehlerquellen und machen Unternehmen zukunftsfit für eine einfachere digitale Weiterverarbeitung in den eigenen ERP- und Warenwirtschaftssystemen sowie jenen der Geschäftspartner.“ Sage, der Business-Software-Anbieter, der auch mit EDITEL kooperiert, hat in einer Studie („Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft“) versucht zu erheben, wie hoch das Einsparungspotenzial sein könnte. Dem Ergebnis dieser Studie zufolge kann allein die elektronische Rechnungsstellung die Bearbeitungszeit um fast die Hälfte verringern.
