Što faks radi u uredu? Izgleda staro!

Postoje stvari koje mladi vide kao ostatak iz prošlog vremena. Jedan od njih je i stari dobri faks, kojim se mlada generacija više ne bi znala služiti. Ipak, iako je teško povjerovati, mnogi uredi još uvijek koriste ovu tehnologiju koja datira iz 19. stoljeća.

Za Hrvatsku ne postoje službeni podaci, no u Njemačkoj je, prema industrijskoj udruzi Bitkom, nevjerovatnih 43 posto ispitanih tvrtki 2021. godine koristilo faks “često” ili čak “vrlo često”. Slična je situacija vjerojatno i kod nas.

Iako su poslovni sastanci uživo postali rijetki u vrijeme Covida-19, sljedeći put kada se sretnete s nekim licem u lice, samo provjerite da li vizit karte koje vam ljudi ostavljaju, sadrže broj faksa. Iznenadit ćete se kada vidite koliko je to uobičajeno i danas. Ili samo pobliže pogledajte kontakt podatke u potpisima e-pošte. I tamo vas čeka iznenađenje. 

Faks, tehnologija koja datira iz 19. stoljeća, još uvijek se često koristi u državnim uredima, u ljekarnama, u farmaceutskoj industriji, liječničkim ordinacijama, odvjetničkim uredima, i između ostalog, u mnogim manjim i većim trgovačkim poduzećima.

Elektronička razmjena podataka (EDI) je u porastu

Ako malo bolje razmislite, korištenje zastarjele tehnologije nije samo prilično zamorno, već i upitno kada je u pitanju zaštita podataka. U konačnici, osjetljivi i/ili osobni podaci kao što su kartoni pacijenata ili podaci o klijentima redovito su uključeni. Potrošnja papira je još jedan problem.

Drugi problem s tim nedosljednostima sustava je taj što dokumenti ne uključuju strukturirane, tj. strojno čitljive podatke.

Na primjer, ako jedan poslovni partner pošalje narudžbu drugom poslovnom partneru putem faksa, drugi poslovni partner prvo mora ručno zabilježiti podatke kako bi potom mogao kreirati druge dokumente kao što su otpremnice ili računi. Ovakav pristup obradi podataka ne samo da je zamoran, već ostavlja i puno prostora za pogreške.

Pošto nemamo podataka iz Hrvatske, koristiti ćemo istraživanje koje su provele druge europske zemlje.

Primjerice, situacija u Austriji može se zaključiti iz istraživanja koje je provela udruga njemačke informacijske i tehnološke industrije Bitkom o učestalosti korištenja faksa u tvrtkama. Uostalom, ponašanje u Austriji obično je slično ponašanju u ovoj velikoj susjednoj zemlji.

Prema ovoj studiji, digitalna komunikacija je u porastu, ali čak i 2021. godine 43 posto anketiranih tvrtki navelo je da koristi faks “često” ili čak “vrlo često”. Anketirane tvrtke nisu bile male tvrtke ili čak samostalne tvrtke kao što mislite, već tvrtke s 20 ili više zaposlenih.

U 2021 godini., ukupno 43 posto njemačkih tvrtki i dalje je koristilo faks “često” ili “vrlo često”.

Ako vas iznenađuje visok udio korisnika faksa od 43 % u 2021., bit ćete poprilično iznenađeni kada saznate da je u 2016., što je bilo prije samo 5 godina, taj broj iznosio nevjerovatnih 79 %.

U 2018. udio je pao na 62 %, a u 2020 na 49 % (vidi grafikon). Tendencija je jasna. U većini slučajeva, e-mail sve više zamjenjuje faks, što omogućuje automatiziranu i integriranu obradu podataka. U konačnici, ovo je samo polovičan pokušaj digitalizacije, ali EDI je u današnje vrijeme nemoguće više zaobići.

Ako i vi želite imati koristi od digitalne automatizacije procesa, ne ustručavajte se kontaktirati nas na mail info@editel.hr. Zajedno ćemo se pobrinuti da dosadno korištenje faks uređaja postane stvar prošlosti.