ORLEN Unipetrol Grupa obratila se svom pružatelju EDI usluga EDITEL-u s vrlo konkretnim idejama za plan digitalizacije cjelokupnog sustava fakturiranja: "Željeli smo da naš budući proces uključuje web portal na kojem naši klijenti mogu sami preuzeti sve relevantne porezne dokumente, uz račune. Također, željeli smo biti u mogućnosti pratiti odgovarajući protok dokumenata do naših klijenata", izjavio je Robert Hejkal, voditelj Odjela za veleprodaju i logistiku IT aplikacija u ORLEN Unipetrolu. Upravo je to ORLEN Unipetrol dobio od EDITEL-a. Klijenti ORLEN Unipetrola sada imaju pristup korisničkom sučelju na kojem mogu pronaći sve dokumente vezane uz račune.
"Najveća prednost ovog portala je što ima integriranu arhivu dokumenata. Izravno je integrirano u infrastrukturu ORLEN Unipetrola, što znači da je klijentima na raspolaganju 24/7", objasnio je Štefan Sádovský, izvršni direktor EDITEL CZ & SK.
Jednostavan, brz i ekološki prihvatljiv
Više od svega, ovo se rješenje ističe jednostavnom implementacijom. Ne postoji ništa što klijenti trebaju instalirati. Sve što im treba su internetski preglednik i njihovi podaci za prijavu. Komunikacija između korisničkog portala i ERP sustava tvrtke je automatizirana i odvija se u pozadini, a svi se podaci sinkroniziraju u redovitim intervalima. Nakon što klijent preuzme račun, ORLEN Unipetrol će automatski dobiti odgovarajuću potvrdu. To ne samo da štedi ogromnu količinu vremena, već ima i pozitivan utjecaj na okoliš, jer eliminira sve papirnate dokumente koji su nekada obilazili tvrtku tijekom procesa fakturiranja, što je dovelo do poprilične poplave dokumenata. Još jedan pozitivan učinak je ušteda troškova, jer poštarina za slanje papirnatih računa zastarijeva.
Zajamčena fleksibilnost
Vrlo fleksibilno rješenje pronađeno je i za otpremnice, gdje su papirnati dokumenti još uvijek standardna praksa zbog potrebnog potpisa: skenira ih Odjel za korisničku podršku, a zatim se elektronički prilažu poreznom dokumentu kao PDF datoteka. "To nam omogućuje da obradimo nekoliko stotina dokumenata dnevno", rekao je Robert Hejkal. Prema riječima Štefana Sádovskog, uspješna provedba ovog projekta "uglavnom je rezultat intenzivne razmjene informacija s našim klijentom ORLEN Unipetrol. To nam daje fleksibilnost za odgovaranje na specifične zahtjeve i razvoj rješenja koja su u skladu s internim procesima."
Osim fleksibilnog pristupa, sigurnost je bila još jedan prioritet za EDITEL. Na primjer, postoje periodične sigurnosne revizije za korisnički portal kako bi se osigurala maksimalna razina sigurnosti dostupnih dokumenata. Klijent je očito bio zadovoljan rezultatom:
"Zahvaljujući EDITEL-ovoj profesionalnoj podršci, sada našim klijentima možemo ponuditi vrhunski proizvod za fakturiranje, što je važan poslovni proces u svakoj tvrtki", rekao je Robert Hejkal.
