Ismerősek ezek a mondatok? Otthon ugyan előfordul, hogy keresni kell egy-egy, hirtelenjében ki tudja hova lerakott dokumentumot, egy vállalkozás működését viszont megbéníthatja az effajta, strukturálatlan iratkezelés.
Egy cég működésének egyik alapja, hogy a munkához szükséges dokumentumok bármikor, gyorsan, sértetlenül, hiteles formában előkereshetők, megjeleníthetők, nyomtathatók legyenek. Ehhez a legjobb megoldás a digitális archiválás.
Fontos tisztázni, hogy a digitális archiválás nem azonos a hagyományos, papíralapú dokumentumok digitalizálásával. Természetesen ez is fontos feladat, de az elektronikus archiválás ennél többet jelent.
1. A digitális archiválással elkerülhető az adatvesztés
Egy hagyományos dokumentum elveszhet, megsérülhet, de akár el is lophatják azt. A dokumentumban tárolt adatok hozzáférhetetlenné válnak, bizalmas adatok illetéktelen kezekbe kerülhetnek.
Az elektronikus archiválás lényege a digitalizált iratok rendszerezése, mentése és tárolása. Ez az archiválási folyamat garantálja, hogy a dokumentumok bármikor, változatlan formában elérhetők maradnak. A digitális archiválás garantálja a dokumentumok sértetlenségét az archiválás teljes ideje alatt.
2. Gyors hozzáférés az információkhoz
Aki várt már az ügye elintézésére és végig kellett néznie, ahogy az ügyintéző mappákban, dossziékban kutat a megfelelő dokumentumok után, értékelni fogja, hogy egy digitális archívumban mindehhez csak néhány kattintás szükséges. A dokumentumok egységes, feldolgozott formában használhatók, de az eredeti dokumentum előnézete is megjeleníthető.
3. A digitális archiválás gazdaságos
Az elektronikusan tárolt dokumentumok révén rengeteg, egyre dráguló papír és irodaszer takarítható meg. Fontos lépés ez a valódi, papírmentes iroda felé vezető úton.
A papíron tárolt dokumentumok szállítása egyik irodából a másikba, vagy egy cég különböző épületei között lassú folyamat és önálló kézbesítők munkáját igényli. A digitálisan archivált iratok (megfelelő jogosultsággal) bármikor, bárhonnan azonnal elérhetők. A felszabaduló munkaerő más, fontosabb feladatra átcsoportosítható.
