Az EDI javítja az áru beszerzésének minőségét, valamint az ügyfelekkel és üzleti partnerekkel való együttműködést. Emellett jelentős összegeket takarít meg.
Honnan tudhatja, hogy időszerű lenne egy EDI rendszer frissítés?
Ismerős a „legacy system” (öröklött rendszer) kifejezés? Az információs technológiában ez egy régi, jól megalapozott rendszert jelent a vállalat szoftveres környezetében. Még mindig használatban van, de általában már elavult. Ez történik az elektronikus adatcsere (EDI) során is. Leginkább a kis- és középvállalkozásokat (kkv) érinti, amelyek akár évtizedekre is beleragadhatnak egy ilyen „öröklött rendszer”-spirálba. Történik mindez annak ellenére, hogy közismert tény: a digitális szakértelem és a helyes adatkezelés egyre inkább versenyelőnyt jelent a vállalatoknak.
A digitális átalakulásban rejlő lehetőségek kihasználásához intuitívabb megközelítésre lesz szükségünk az IT iránt. Emellett némi innovációs hajlandóságra, és bizonyos fokú kockázattűrésre is. A kkv-k hajlamosabbak félni egy új EDI-rendszer bevezetésétől. Ennek egyfajta „status quo” mentalitásban gyökerezik, amely a stratégia hiányával párosul. A nagyszabású adatintegráció azonban jól definiált stratégiát igényel.
Mikor áll készen az EDI-ra?
A kkv-k különösen szkeptikusak a műszaki és szervezeti követelmények, valamint azok költségei tekintetében. Ennek oka elsősorban az, hogy a meglévő ERP rendszerek (még) nem állnak készen az EDI-ra. Gyakran elég egy szakértői konzultáció az ERP szolgáltatóval, és proaktív támogatás egy EDI partnerrel való együttműködés során. Így gyorsan és egyszerűen megoldhatják ezeket a kezdeti problémákat. A teljesen működőképes és fejlett EDI-rendszer létrehozása előtt minden vállalatnak alaposan elemeznie kell saját üzleti igényeit, és mérlegelnie kell az összes felmerülő lehetőséget. Ez, bár kihívással jár, egyúttal optimalizálási potenciált is jelent.
A digitális kor alapja
Az új „EDI generáció” elsődleges célja továbbra is a lehető legmagasabb szintű folyamat-automatizálás elérése az integrált adatcsere révén, és végül a kézi és papír alapú üzleti tranzakciók elkerülése. Többek között EDI-t használnak a megrendelési információk cseréjére a kiskereskedők és a gyártók között, valamint számlázási célokra (gondoljunk csak az elektronikus számlázásra). Az EDI-n keresztül számos további üzleti folyamat is kezelhető, ideértve a törzsadatok kezelését és az elektronikus megrendelések küldését is. A kifinomult EDI rendszer szilárd alapot teremt a komplex áruáramlások kezeléséhez, a termelékenység növeléséhez, az ügyfelek egyedi igényeinek kielégítéséhez. Végül, a vállalatok számára lehetővé teszi a digitális korszak kihívásainak való megfelelést. Ezért is fontos időnként az EDI rendszer frissítés.
Hogyan állapíthatja meg, hogy rendszere elavult és aktuális lenne egy EDI rendszer frissítés:
- Nincs az ERP rendszerbe integrálva.
- A kimenő számlák küldéséhez az adatokat manuálisan kell beírni a rendszerbe.
- Az EDI használatához a kommunikációs folyamatot kézzel kell megnyitni. A felhasználóknak meg kell várniuk az adatok beérkezését és feldolgozását.
- A manuálisan bevitt adatok hibái az áru visszaküldését és az eltérések miatti plusz költségeket okoznak.
- Fél frissíteni azt a számítógépet, amelyen az EDI fut. Nem biztos abban, hogy van-e biztonsági másolat, és folytatni tudja-e a munkát ebben a rendszerben.
- RDT modemet használ.
- Az EDI egy vagy több alkalmazott számára teljes munkaidős feladatot jelent.
