Egy vállalkozó barátom arról panaszkodott, hogy egyes cégek nem hajlandóak befogadni az elektronikus számláit. Amikor kollégánk megkérdezte, hogy milyen módon állítja elő és küldi ki ezeket a számlákat, kiderült, hogy egyszerű PDF formátumú számlákat állít ki, és ezeket email csatolmányként küldi el ügyfeleinek.
Vannak, akik legszívesebben postagalambbal küldenék ki a vágott lúdtollal pergamenre írt számláikat. Számukra elfogadhatatlanul modernnek tűnhet a PDF-ben küldött dokumentum, de tudomásul kell venni, hogy a világ (vagy legalábbis annak egy része) ennél lényegesen előrébb tart.
Az emailben küldött PDF tehát kényelmes, de attól még nem “igazi” elektronikus számla. A küldőnek (a számla kiállítójának) és a befogadónak egyaránt ki kell nyomtatnia a maga példányát, érvényes számla csak így jön létre. (Egyes, nagyobb mennyiségű számlát befogadó cégek éppen a nyomtatással járó többletmunka miatt idegenkednek ettől a megoldástól.)
E-számla, az “igazi” elektronikus számla
Az elektronikus számla körüli zavar legfőbb forrása az ÁFA törvény, ami elektronikus számlának nevezi a hagyományos (papír) számla szkennelésével keletkező, vagy számlázó program által generált PDF formátumú számlát is. Egyes cégek ezeket sem szeretik, mert a nyomtatás nagy számú számla esetén külön munkát jelent, de az ilyen számlák elutasítása (elvileg) nem lehetséges. (Ennek ellenére, a békesség érdekében érdemes előre tisztázni, hogy a számlabefogadó elfogad-e ilyen számlát.)
Miután az elektronikus számla fogalmát sikerül így összezavarni, a valódi elektronikus számlát a továbbiakban “e-számlának” nevezzük. Ez egy olyan bizonylat, amelyet elektronikus úton kell kiállítani és befogadni, miközben megbízható módon kell biztosítania a számla eredetének hitelességét, az adattartalom hitelességét és olvashatóságát. Mindez persze messze nem olyan egyszerű, mint egy PDF dokumentum elküldése.
Az e-számláról készülhet ugyan nyomtatás, de ez csak tájékoztató jellegű, nem számít hiteles másolatnak.
E-számla elektronikus aláírás és időbélyeg nélkül
Az e-számla “hőskorában” a NAV (akkor APEH) kötelezővé tette, hogy az elektronikus aláírással és időbélyegzővel legyen ellátva. Ezekkel a megkötésekkel viszont erősen visszavetették az e-számlázás terjedését.
Azóta változott a szabályozás, a számlát ma nem kell ezekkel az azonosítókkal ellátni. Viszont az archiváláshoz a legegyszerűbb és leggyakoribb mód az elektronikus aláírás és az időbélyegző.
Ezekből a követelményekből is látszik, hogy nem lehet valakinek előzetes, írásbeli egyeztetés nélkül e-számlát küldeni.
