Milyen volt a projekt fogadtatása vevői oldalon? Tapasztaltak nehézséget?
Vácz-Hosszú Karolina: A vevőink nagyon pozitívan és segítőkészen álltak a dologhoz, hiszen, ha körülnézünk a nagyvilágban is, azt tapasztaljuk hogy a digitális megoldások számos területen segítik a munkavégzést. Ma már nem is kérdés, hogy ezekkel az újdonságokkal lépést kell tartani. Ennek ellenére a bevezetés mindig jár apróbb nehézségekkel, de szerencsére a csapatunk és az EDITEL szakértelmének köszönhetően ezeken mindig gyorsan túllendültünk.
Mennyi ideig tartott a projekt bevezetése?
Vácz-Hosszú Karolina: Erre a dátumra pontosan emlékszem. 2022 júniusában kezdtük és 2022 decemberéig kellett bevezetnünk, és elérnünk azt, hogy a vevőink 50% -át áttereljük elektronikus számlázásra. Ezt a tervet sikeresen teljesítettük. Igazából hat hónap alatt lezajlott a munka oroszlán része.
Hány vevővel használják az elektronikus számlázást?
Vácz-Hosszú Karolina: Jelenleg a vevőink a 70-80%-a már elektronikus számlát kap, úgyhogy ez óriási büszkeséggel tölt el minket.
Milyen előnyei vannak az elektronikus számlázás bevezetésének?
Vácz-Hosszú Karolina: Ezen a projekten mindannyian nagyon lelkesen dolgoztunk, hiszen tudtuk, hogy a befektetett idő nagyon hamar és jó irányban fog megtérülni. A rengeteg pozitívum mellett a pénzügyi részt emelném ki. Sokkal könnyebben ellenőrizhető, hogy a vevőink megkapták-e a számlát, megtekintették-e azokat, illetve a fizetési határidő betartása is javult. Jobb a kommunikáció, a mindennapos kapcsolattartás a vevőkkel. Küldetésünk továbbá, hogy környezettudatos megoldásokat implementáljunk a napi munkavégzésünkbe. Az e-számlázásnak köszönhetően napi szinten jelentősen kevesebb papírt, nyomatási kelléket használunk.
Vannak beépített ellenőrzési pontok a folyamatban?
Vácz-Hosszú Karolina: Igen, az archívumból minden nap letöltünk egy riportot arra vonatkozóan, hogy az előző nap kiállított számlákat ellenőrizzük. Ezt az információt továbbadjuk a kezelő csapatnak, akik a riportok alapján tudják segíteni a vevőinket a zökkenőmentes számlafeldolgozási folyamatban.
Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódóan a számlákat archiválják is?
Vácz-Hosszú Karolina: Igen, minden kiküldött számla az EDITEL digitális felületén archíváljuk a törvényi előírásoknak megfelelően. Ezzel a szolgáltatással a kényelmi, napi szinten használt riport funkciókon túl a rendszer egyéb előnyökkel is jár. Nem szükséges a számlákat papír alapon tárolni, amivel időt, energiát és rengeteg helyet spórolunk meg. A számlák online elérhetőek, egy esetleges NAV ellenőrzés, belső audit alkalmával könnyen elérhető bármilyen adat, számla is.
EDITEL oldalról milyen faladatok voltak a bevezetésnél?
Sipos Attila: Először egyeztettük pontosan a feladatokat, milyen adatok állnak a rendelkezésünkre és abból milyen formátumot kell konvertálni. Az első tesztek után előjöttek a szokásos gyerekbetegségek, ezeket rövid idő alatt tudtuk orvosolni, így a korábban kitűzött idő alatt sikeresen elkészültünk a teszteléssel, a bevezetéssel és az élesítéssel.
Volt valami különös igény a folyamat során?
Vácz-Hosszú Karolina: Előfordult, hogy hirtelen egy törvényileg kötelező számlaadatot kellett feltüntetni a számlán, és azt a kérésünket nagyon gyorsan tudták módosítani a számlákon. Csak pozitívumot tudok felsorolni, a támogatás tekintetében. Nagyon jó az EDITEL reakcióideje és a velük való együttműködés példázza az igazi csapatmunkát.
Milyen terveik vannak még?
Vácz-Hosszú Karolina: Én azt gondolom, hogy ennek a jól sikerült projektnek köszönhetően csak még magabiztosabbak lettünk, nagyon sikeresnek ítélték meg a vevőink az átállást. Illetve ami még a tervünk, hogy szeretnénk a bejövő számláinkat is digitalizálni, megkönnyítve ezzel a pénzügyes kollégák munkáját.
