Grupa ORLEN Unipetrol zwróciła się do swojego dostawcy usług EDI, EDITEL, z bardzo konkretnymi pomysłami dotyczącymi planu digitalizacji całego systemu fakturowania: „Chcieliśmy, aby nasz przyszły proces obejmował portal internetowy, za pośrednictwem którego nasi klienci będą mogli samodzielnie pobierać wszystkie istotne dokumenty podatkowe, a także faktury. Chcieliśmy również mieć możliwość śledzenia przepływu dokumentów do naszych klientów” – powiedział Robert Hejkal, Kierownik Działu Aplikacji IT dla Hurtowni i Logistyki w ORLEN Unipetrol. Właśnie to ORLEN Unipetrol otrzymał od EDITEL. Klienci ORLEN Unipetrol mają teraz dostęp do przyjaznego dla użytkownika interfejsu, w którym znajdą wszystkie dokumenty związane z fakturami.
„Największą zaletą tego portalu jest to, że posiada zintegrowane archiwum dokumentów. Rozwiązanie to jest bezpośrednio zintegrowane z infrastrukturą ORLEN Unipetrol, co oznacza, że klienci mają do niego dostęp 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu” – wyjaśnił Štefan Sádovský, dyrektor generalny EDITEL CZ & SK.
Proste, szybkie i przyjazne dla środowiska
Rozwiązanie to wyróżnia się przede wszystkim prostotą wdrożenia. Klienci nie muszą niczego instalować. Wszystko, czego potrzebują, to przeglądarka internetowa i dane logowania. Komunikacja między portalem klienta a systemem ERP firmy jest zautomatyzowana i odbywa się w tle, a wszystkie dane są synchronizowane w regularnych odstępach czasu. Po pobraniu faktury przez klienta ORLEN Unipetrol automatycznie otrzyma odpowiednie potwierdzenie. Nie tylko oszczędza to ogromną ilość czasu, ale ma również pozytywny wpływ na środowisko, ponieważ eliminuje wszystkie papierowe dokumenty, które wcześniej krążyły w firmie podczas procesu fakturowania, a których było naprawdę dużo. Innym pozytywnym efektem jest oszczędność kosztów, gdyż opłata za wysyłkę papierowych faktur staje się zbędna.
Gwarantowana elastyczność
Znaleziono również bardzo elastyczne rozwiązanie w przypadku awizacji wysyłkowej, gdzie standardową praktyką jest nadal stosowanie dokumentów papierowych ze względu na wymagany podpis: są one skanowane przez Dział Obsługi Klienta, a następnie dołączane elektronicznie do dokumentu podatkowego w postaci pliku PDF. „Dzięki temu jesteśmy w stanie przetworzyć kilkaset dokumentów dziennie” – powiedział Robert Hejkal. Zdaniem Štefana Sádovskiego pomyślna realizacja tego projektu jest „przede wszystkim wynikiem intensywnej wymiany informacji z naszym klientem ORLEN Unipetrol. Daje nam to elastyczność w reagowaniu na konkretne wymagania i opracowywaniu rozwiązań zgodnych z wewnętrznymi procesami”.
Oprócz elastycznego podejścia, priorytetem dla EDITEL było bezpieczeństwo. Przykładowo, przeprowadzane są okresowe audyty bezpieczeństwa portalu użytkownika, aby zagwarantować maksymalny poziom bezpieczeństwa dostępnych dokumentów. Klient był wyraźnie zadowolony z efektu:
„Dzięki profesjonalnemu wsparciu EDITEL możemy teraz zaoferować naszym klientom najwyższej klasy produkt do fakturowania, co jest ważnym procesem biznesowym w każdej firmie” – powiedział Robert Hejkal.
