Co faks robi w biurze? Wygląda staro!

Są rzeczy, które młodzi ludzie postrzegają jako pozostałość po minionej epoce. Jedną z nich jest stary, dobry faks, którego młode pokolenie nie potrafi już nawet używać. A jednak, choć trudno w to uwierzyć, wiele biur nadal korzysta z tej technologii, której początki sięgają XIX wieku. Nie ma oficjalnych danych dla Austrii, ale w Niemczech, według stowarzyszenia branżowego Bitkom, aż 43 procent ankietowanych firm korzystało z faksów „często” lub nawet „bardzo często” w 2021 roku. Sytuacja ta jest prawdopodobnie podobna w naszym kraju. Poważnie!

Podczas gdy osobiste spotkania biznesowe stały się rzadkością w czasach Covid-19, następnym razem, gdy spotkasz kogoś twarzą w twarz, po prostu sprawdź, czy wizytówki ludzi zawierają numer faksu. Będziesz zaskoczony, widząc, jak powszechne jest to nawet dzisiaj. Lub po prostu przyjrzyj się bliżej informacjom kontaktowym w podpisach e-mail. Tam również czeka Cię niespodzianka.

Faksowanie jest nadal powszechną praktyką w wielu austriackich branżach

We wrześniu 2021 r. austriacki portal internetowy Futurezone próbował dotrzeć do sedna tej kwestii i zapytał organ regulacyjny RTR, a także operatora telefonii komórkowej A1, ile faksów jest nadal dostępnych i ile faksów jest wysyłanych w Austrii. Próba ta nie powiodła się, ponieważ obie organizacje nie rozróżniają w swoich badaniach połączeń telefonicznych i faksów. W końcu telefony stacjonarne są wykorzystywane do obu technologii. Faksy, które są technologią pochodzącą z XIX wieku, są nadal często używane w urzędach państwowych, aptekach, przemyśle farmaceutycznym, przez lekarzy, prawników i niektóre małe, a nawet duże firmy.

Elektroniczna wymiana danych (EDI) zyskuje na popularności

Jeśli się nad tym zastanowić, korzystanie z przestarzałej technologii jest nie tylko dość uciążliwe, ale także wątpliwe, jeśli chodzi o ochronę danych. W końcu dane wrażliwe i/lub osobowe, takie jak dokumentacja pacjentów lub informacje o klientach, są regularnie wykorzystywane. Kolejną kwestią jest zużycie papieru.

Innym problemem związanym z tymi niespójnościami systemowymi jest to, że dokumenty nie zawierają ustrukturyzowanych, tj. nadających się do odczytu maszynowego, danych. Na przykład, jeśli jeden partner biznesowy wysyła zamówienie do innego partnera biznesowego faksem, drugi partner biznesowy musi najpierw ręcznie zarejestrować dane, aby następnie móc utworzyć inne dokumenty, takie jak awiza wysyłki lub faktury. Takie podejście do przetwarzania danych jest nie tylko żmudne, ale także pozostawia wiele miejsca na błędy.

Dane z Niemiec wskazują na sytuację w Austrii

Sytuację w Austrii można wywnioskować z trwającego badania przeprowadzonego przez stowarzyszenie niemieckiej branży informatycznej i technologicznej (Bitkom) na temat częstotliwości korzystania z faksów w firmach. W końcu zachowanie w Austrii jest podobne do zachowania w tym dużym sąsiednim kraju. Według tego badania komunikacja cyfrowa rośnie, ale nawet w 2021 roku 43 procent ankietowanych firm wskazało, że korzystało z faksów „często” lub nawet „bardzo często”. Ankietowane firmy nie były małymi przedsiębiorstwami ani nawet jednoosobowymi firmami, jak mogłoby się wydawać, ale firmami zatrudniającymi 20 lub więcej pracowników.

W 2021 r. łącznie 43% niemieckich firm nadal korzystało z faksów „często” lub „bardzo często” (zob. 2021 Badanie Bitkom , strona nr. 5).

Jeśli uważasz, że wysoki udział użytkowników faksów wynoszący 43% w 2021 r. jest zaskakujący, będziesz dość zdumiony, gdy dowiesz się, że w 2016 r., czyli zaledwie 5 lat temu, liczba ta wynosiła aż 79% (patrz badanie Bitkom 2020, strona 41). W 2018 r. udział ten spadł do 62%, a w 2020 r. do 49% (patrz wykres). Tendencja jest wyraźna. W większości przypadków faksy są zastępowane przez pocztę elektroniczną, co pozwala na zautomatyzowane i zintegrowane przetwarzanie danych. Ostatecznie jest to tylko połowiczna próba cyfryzacji, ponieważ tak naprawdę nie ma już możliwości obejścia EDI.

Jeśli również chciałbyś skorzystać z cyfrowej automatyzacji procesów, po prostu zadzwoń do nas. Wspólnie upewnimy się, że żmudne korzystanie z faksów naprawdę odejdzie w przeszłość.

Skontaktuj się z nami!