EDI nie tylko podnosi jakość procesów zaopatrzenia w towary oraz współpracy z klientami i partnerami biznesowymi, ale także pozwala zaoszczędzić znaczne kwoty pieniędzy.
Jak można stwierdzić, że istniejący system EDI wymaga modernizacji?
Czy termin „system legacy” brzmi znajomo? W technologii informatycznej termin ten opisuje stary, dobrze ugruntowany system w środowisku oprogramowania firmy, który jest nadal używany, ale który generalnie nie dorównuje najnowszym osiągnięciom. Dzieje się tak również w przypadku elektronicznej wymiany danych (EDI) i dotyczy głównie małych i średnich przedsiębiorstw, które od dziesięcioleci tkwią w cyklu systemów legacy ze swoim starym systemem EDI. Dzieje się tak, mimo że powszechnie wiadomo, że wiedza specjalistyczna w zakresie technologii cyfrowych i prawidłowe przetwarzanie danych coraz częściej stają się przewagą konkurencyjną każdej firmy. Aby skorzystać z możliwości tkwiących w transformacji cyfrowej, potrzebujemy bardziej intuicyjnego podejścia do wszystkich kwestii związanych z IT, pewnej chęci innowacji i pewnego stopnia tolerancji ryzyka. MŚP mają tendencję do unikania wprowadzania nowego systemu EDI. Wynika to z pewnej mentalności „status quo” w połączeniu z brakiem strategii. Jednak integracja danych na dużą skalę wymaga dobrze zdefiniowanej strategii.
Kiedy będziesz „gotowy na EDI”?
MŚP są szczególnie sceptyczne, jeśli chodzi o wymagania techniczne i organizacyjne oraz ich koszty. Wynika to głównie z faktu, że istniejące systemy ERP nie są (jeszcze) „gotowe na EDI”. Często wystarczy fachowa konsultacja z dostawcą ERP i proaktywne wsparcie we współpracy z partnerem EDI, aby szybko i łatwo rozwiązać te „techniczne problemy początkowe”. Przed skonfigurowaniem w pełni funkcjonalnego i zaawansowanego systemu EDI każda firma powinna przeprowadzić dogłębną analizę własnych wymagań biznesowych i rozważyć wszystkie możliwe opcje. Jest to wyzwanie, choć takie, które wiąże się z potencjałem optymalizacji.
Podstawy ery cyfrowej
Podstawowym celem nowej „generacji EDI” jest nadal osiągnięcie najwyższego możliwego stopnia automatyzacji procesów poprzez zintegrowaną wymianę danych i ostatecznie uniknięcie ręcznych i papierowych transakcji biznesowych. EDI jest między innymi wykorzystywane do wymiany informacji o zamówieniach między sprzedawcami detalicznymi i producentami, a także do celów fakturowania (pomyślmy o e-fakturowaniu). Wiele dodatkowych procesów biznesowych można również obsługiwać za pośrednictwem EDI, w tym zarządzanie danymi głównymi i wysyłanie zamówień elektronicznych. Zaawansowany system EDI tworzy solidną podstawę do zarządzania złożonymi przepływami towarów, zwiększa produktywność, spełnia określone żądania klientów i ostatecznie stawia firmy w pozycji do stawiania czoła wyzwaniom ery cyfrowej.
Uaktualnij swój system EDI: Jak stwierdzić, czy Twój system EDI jest przestarzały:
- Brak integracji z systemem ERP.
- Aby wysłać faktury wychodzące, dane muszą zostać wprowadzone ręcznie do systemu.
- Aby użyć EDI, proces komunikacji musi zostać otwarty ręcznie, a użytkownicy muszą czekać na nadejście i przetworzenie danych.
- Błędy w ręcznie wprowadzanych danych powodują zwroty towarów i opłaty związane z przestrzeganiem przepisów.
- Obawiasz się aktualizacji komputera, na którym działa EDI, ponieważ nie jesteś pewien, czy istnieje kopia zapasowa i czy będziesz mógł kontynuować pracę w tym systemie.
- Używasz modemu RDT.
- EDI to praca na pełen etat dla jednego lub kilku pracowników.
