Krajowy System e-Faktur (KSeF) – Harmonogram Wdrożenia

🔴 Czerwiec 2025 r.:
W tym miesiącu Ministerstwo Finansów udostępni dokumentację techniczną wersji KSeF 2.0, obejmującą m.in. nową strukturę e-faktury FA(3) oraz zaktualizowane API. Przedsiębiorcy i dostawcy rozwiązań IT zyskają czas na zapoznanie się ze zmianami oraz przystosowanie swoich systemów. To kluczowy moment dla firm planujących integrację KSeF z własnymi systemami ERP lub platformami EDI.
 

🔴 30 września 2025 r.:
Zostanie uruchomione środowisko testowe API KSeF 2.0, które umożliwi integratorom i dużym firmom przetestowanie nowych funkcjonalności i przygotowanie się do obowiązkowego korzystania z systemu. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli sprawdzić poprawność komunikacji z KSeF i wdrożyć ewentualne poprawki. To również dobry moment na przeprowadzenie szkoleń wewnętrznych i testów operacyjnych.
 

🔴 Listopad 2025 r.:
Przedsiębiorcy będą mogli rozpocząć proces ubiegania się o certyfikaty wystawcy faktur, które są wymagane do autoryzowanego korzystania z KSeF. Równolegle zostanie udostępniona wersja testowa Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, zawierająca nowe funkcje związane z wersją systemu obowiązującą od 2026 roku. Ten etap umożliwi także przetestowanie scenariuszy awaryjnych oraz pracy w trybie offline.
 

🔴 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2025 roku. Warto podkreślić, że będzie to pierwszy krok do pełnego wdrożenia obowiązku dla wszystkich firm, dlatego największe podmioty będą pełnić rolę „prekursorów” zmian. To również moment, w którym należy mieć już w pełni gotowy i przetestowany system fakturowania zintegrowany z KSeF.
 

🔴1 kwietnia 2026 r.:
KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy czy branży. Oznacza to, że od tego dnia każda faktura VAT wystawiona w obrocie krajowym będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF. Przedsiębiorcy, którzy do tej pory zwlekali z wdrożeniem systemu, będą musieli działać szybko, aby uniknąć sankcji.

Od listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury, które stanowią kluczowy element autoryzacji użytkownika w KSeF. Będą one niezbędne zarówno do codziennego korzystania z systemu, jak i w sytuacjach awaryjnych – np. w przypadku braku połączenia z internetem lub czasowego braku dostępu do platformy. Proces generowania i pobierania certyfikatów zostanie dokładnie opisany w dokumentacji technicznej, co ułatwi firmom ich wdrożenie.

Certyfikat wystawcy umożliwi przedsiębiorcy podpisywanie i przesyłanie e-faktur bez konieczności każdorazowego logowania się do systemu. To istotne ułatwienie dla firm wystawiających duże ilości dokumentów oraz dla tych, które korzystają z automatycznych systemów fakturowania. Warto już teraz zaplanować, jak zarządzać certyfikatami wewnątrz organizacji oraz kto będzie odpowiedzialny za ich bezpieczeństwo.

W przypadku braku dostępu do internetu lub awarii po stronie użytkownika, przedsiębiorcy będą mogli korzystać z tzw. trybu offline24, który pozwala na wystawienie faktury poza systemem KSeF. Dokument taki będzie musiał zostać przesłany do KSeF w ciągu 24 godzin od momentu jego wystawienia. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskają większą elastyczność operacyjną i możliwość kontynuowania działalności mimo przejściowych problemów technicznych.

Tryb offline24 obejmuje również wystawianie faktur dla kontrahentów zagranicznych oraz tych, którzy nie posługują się numerem NIP. Faktury wystawione w tym trybie będą uznawane za ważne z datą określoną przez wystawcę, a nie z datą przesłania do systemu. To rozwiązanie zabezpiecza ciągłość operacyjną przedsiębiorstw i eliminuje ryzyko przestojów wynikających z braku dostępu do sieci.

Skontaktuj się z nami – eksperci Editel Polska pomogą Ci przeprowadzić proces wdrożenia zgodnie z harmonogramem i wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Skontaktuj się z nami w sprawie KSeF!