Czy kiedykolwiek szukałeś w Google standardów EDI? Jeśli tak, prawdopodobnie natknąłeś się na takie terminy jak EDIFACT, EANCOM, ODETTE i GS1 XML. Po przeczytaniu wyjaśnień możesz nadal zastanawiać się, co te terminy właściwie oznaczają. Nie martw się, sprawy wcale nie są tak skomplikowane, jak się wydaje.
Pomyśl o standardach EDI jako o językach używanych przez systemy ERP w firmach, które polegają na elektronicznej wymianie danych (EDI) w celu komunikacji z całym światem. Pozwól mi być Twoim osobistym „tłumaczem” w tej „podróży językowej EDI” i przygotuj się na odkrycie wielkich zalet, jakie EDI ma w zanadrzu dla Twojej firmy.
1. Przygotowania do podróży: krótki przegląd historyczny
Międzynarodowy sukces EDIFACT rozpoczął się w 1987 roku. Wtedy nikt inny jak ONZ nie opublikował tej wielobranżowej normy ISO, z której wszystkie firmy na świecie mogły korzystać bezpłatnie od tamtej pory. Już w połowie lat 90. dostępnych było ponad 100 typów wiadomości. Obecnie dostępnych jest łącznie 198 typów wiadomości. A jednak czasami mniej znaczy więcej.
2. Maksymalne ograniczenie: narodziny EANCOM
W języku EDI „wiadomość” może odnosić się do zamówień (ORDERS), awiz wysyłkowych (DESADV) lub faktur (INVOIC), między innymi. Te terminy są zawsze skracane sześcioma literami, które nawiązują do angielskich terminów. Nawiasem mówiąc, wymienione powyżej przykłady są również tymi, które są najczęściej używane. Istnieją również typy wiadomości EDIFACT, które są rzadko używane w praktyce.
Globalna społeczność GS1 pomogła zwiększyć praktyczność i przyjazność dla użytkownika EDIFACT. Pod koniec lat 80. zmniejszyła liczbę typów wiadomości do 49 i oparła się na nich, aby stworzyć nowy standard o nazwie EANCOM, który jest ukłonem w stronę dawnej nazwy firmy GS1, EAN Austria (EAN + Communication). 32 z tych 49 typów wiadomości zostało wdrożonych w samej Austrii. Partnerzy biznesowi wymieniają się takimi wiadomościami na stałe za pośrednictwem EDI od EDITEL.
Jednak EANCOM jest tylko jednym ze standardów spośród wielu dostępnych na świecie. Krajowe i międzynarodowe sieci GS1 pracują nad przeniesieniem tego standardu na wyższy poziom.
3. Dokumenty podróży osobistej: sprzedawca posiada informacje o standardzie
Załóżmy, że jesteś małym lub średnim producentem produktów rolnych lub innych dóbr konsumpcyjnych i chciałbyś być dostawcą dla dużej firmy detalicznej. W praktyce firma detaliczna będzie wymagać od Ciebie elektronicznej wymiany dokumentów biznesowych, takich jak zamówienia, awiza wysyłki i faktury, w określonym standardzie EDI, takim jak EDIFACT, EANCOM lub GS1 XML. Zazwyczaj jest to ten sam „język”, którego konkretny sprzedawca detaliczny używa do komunikacji z innymi partnerami biznesowymi.
W większości przypadków sprzedawcy detaliczni podają jeszcze bardziej szczegółowe specyfikacje dla standardu. Załóżmy, że sprzedawca detaliczny nazywa standard „ECR EANCOM Austria Wersja XY”. Jako pierwszą reakcję większość dostawców będzie zrozumiała nie wiedzieć, co oznaczają te terminy, ponieważ nigdy nie mieli z nimi styczności. To wyjaśnia, dlaczego wiele firm zwraca się później do mnie lub do moich kolegów z EDITEL. Czasami nawet sami sprzedawcy detaliczni zalecają swoim dostawcom skontaktowanie się z nami. Ta decyzja o międzylądowaniu jest świetna, ponieważ my jako partner ponad 20 000 firm wiemy wiele o tym, czego wymagają konkretne firmy (detaliczne). Następnie zadajemy producentom bardzo ważne pytanie.
4. Kontrola podróży przed startem: z jakiego systemu ERP korzystasz?
Aby móc wymieniać dane elektronicznie z innymi firmami, posiadanie systemu ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) jest warunkiem wstępnym. Dlatego ważne jest następujące pytanie: jakiego ERP używasz? W rzeczywistości jest o wiele więcej opcji, niż mogłoby się wydawać. Obejmują one całą gamę od SAP, Oracle, SAGE, Microsoft Dynamics, BMD, Myfactory aż po Odoo, aby wymienić tylko kilka. Pewne funkcje, takie jak interfejs importu i eksportu, są również wymagane dla EDI.
Za pośrednictwem interfejsów dane są następnie eksportowane z ERP producenta i przekształcane w „język EDI” używany przez partnera handlowego za pomocą tak zwanego oprogramowania „konwertera”. Za pośrednictwem wirtualnego centrum danych wszystkie dane są następnie przesyłane do interfejsów producenta za pomocą połączenia internetowego. Po dotarciu danych do sprzedawcy detalicznego są one ponownie konwertowane w celu włączenia do ERP sprzedawcy detalicznego za pośrednictwem interfejsów. Dzięki ujednoliconym polom wprowadzania danych sprzedawcy detaliczni otrzymają dokładnie te informacje, których potrzebują. Cały proces trwa zaledwie kilka sekund i nie są potrzebne żadne „słowniki”.
5. Wyjazd: odpowiednie środki transportu i szeroki zasięg
Aby przesyłać dane w pożądanym „języku” standardu EDI, używany jest wspomniany powyżej hub danych. W końcu nie są to dane losowe, ale wysoce krytyczne czasowo i operacyjnie informacje. Dlatego maksymalna dostępność, niezawodność i bezpieczeństwo są koniecznością. Dla wielu firm zasięg międzynarodowy jest głównym problemem. „Medium nośne” jest zazwyczaj internet.
6. Unikanie szoku kulturowego: inne branże, inne specyfikacje
Aby lepiej sprostać potrzebom specyficznym dla danej branży, z czasem opracowano tzw. podzbiory oparte na EDIFACT. Na przykład ODETTE i VDA są dla branży motoryzacyjnej tym, czym EDITEX jest dla branży tekstylnej, a standard EDI EANCOM dla branży dóbr konsumpcyjnych. Zasada jest zawsze taka sama: kupujący powiedzą swoim dostawcom, jakiego „języka” potrzebują, a komunikacja będzie się odbywać w tym języku. Oto wskazówka: zdecydowanie zaleca się dostawcom elektroniczną wymianę dokumentów biznesowych również z ich wstępnymi dostawcami, co nie jest często praktykowane. Aby ułatwić sprawę, należy używać tego samego formatu danych, co do komunikacji z własnymi klientami firmy.
7. Podróżuj i ucz się: poszerzaj swoje horyzonty w zakresie standardów EDI
Aby zaoferować użytkownikom zaktualizowane i ulepszone standardy EDI, grupy robocze ECR spotykają się regularnie. W skład tych grup roboczych wchodzą przedstawiciele wszystkich głównych interesariuszy. Są to między innymi sprzedawcy detaliczni, producenci dóbr konsumpcyjnych i dostawcy usług logistycznych. Grupy robocze omawiają, jakie informacje powinny zostać zawarte w wiadomości zamówienia i jakie informacje partnerzy uważają za niezbędne.
Poniższy przykład pokazuje, jak dobrze działa to poszukiwanie wspólnego „języka”: ponad 60 krajów polega na elektronicznej wymianie danych opartej na standardach GS1 EDI. Korzyścią dla użytkowników jest to, że nie muszą uczyć się żadnych skomplikowanych terminów technicznych ani nawet słownictwa. Zamiast tego po prostu oddają procedurę techniczną w ręce dostawcy usług EDI. Jednak zawsze ważne jest, aby znać tło. Pozwoli ci to lepiej zrozumieć te „języki” i podjąć pierwsze kroki w kierunku połączenia EDI.
Czy to zainspirowało Cię do natychmiastowej nauki nowego języka – EDI? I czy chciałbyś to wdrożyć? Kliknij tutaj, aby uzyskać informacje o pierwszych krokach w kierunku EDI lub skontaktuj się z nami.
