W kontekście procesów B2B często pojawia się termin proces Order2Cash. Opisuje on proces, który zaczyna się od otrzymania zamówienia i trwa aż do momentu opłacenia faktury.
Zaawansowane procesy Order2Cash opierają się na elektronicznej wymianie danych (EDI). Oznacza to, że zamiast korzystać z dokumentów papierowych, firmy wymieniają się dokumentami elektronicznymi. W praktyce jest to przejście z przetwarzania ręcznego na automatyczne, co sprawia, że łańcuch dostaw staje się wolny od papieru, bardziej wydajny i bezpieczniejszy.
To jednak nie wszystko – eliminacja papieru oraz konieczności ręcznego wprowadzania danych pozwala firmom przede wszystkim oszczędzać czas i pieniądze. Ale co oznacza praca z EDI w codziennej praktyce? Jak wygląda łańcuch dostaw bez dokumentów papierowych?
Przygotowanie gruntu
Podstawą i ostatecznie fundamentem każdego procesu Order2Cash jest zestawienie danych głównych między partnerami biznesowymi (PRICAT). Dane główne to spójne informacje o artykule lub jego opcjach pakowania, na których opiera się proces Order2Cash. Pod warunkiem, że istnieje ta solidna podstawa, nic nie stoi na przeszkodzie elektronicznej wymianie danych.
Gotowi do drogi!
Rzeczywisty proces Order2Cash rozpoczyna się od zamówienia (ORDERS). Elektronicznie przesyłane dane zamówienia są bezpośrednio włączane do systemu ERP producenta, co oznacza, że nie ma niespójności systemowej i uruchamia procedurę przetwarzania zamówienia. Po skompletowaniu zamówienia generowane jest elektroniczne powiadomienie o wysyłce (DESADV), które jest kluczem do optymalizacji zarządzania dostawcami i lepszego planowania przychodzących towarów w sklepach detalicznych. Czasy przestoju ciężarówki można skrócić, a proces odbioru towarów można przyspieszyć. DESADV należy wysłać na długo przed dostarczeniem towaru, aby mieć pewność, że dane mogą zostać przetworzone i że towar zostanie ostatecznie prawidłowo obsłużony. Po prawidłowym wykonaniu dostawy rozpoczyna się zautomatyzowany proces fakturowania, a sprzedawcy detaliczni otrzymają swoje faktury elektroniczne (INVOIC).
Przypuszczalne przeszkody
Ponieważ każda firma ma inną specyfikę i środowisko do korzystania z EDI, indywidualne potrzeby będą się różnić. Często istniejące i sprawdzone systemy ERP są postrzegane jako przeszkoda, chociaż tak nie jest. Magicznym słowem jest tutaj „interfejs”. Interfejsy są używane do osiągnięcia „wspólnego języka” do przesyłania informacji z jednego systemu do drugiego. Język, który jest rozumiany na całym świecie, jeśli chodzi o EDI, nazywa się EDIFACT. Inną domniemaną przeszkodą, często wspominaną zwłaszcza przez MŚP i start-upy, jest wielkość firmy. A jednak istnieje wiele opcji wdrożenia dla konkretnych potrzeb każdej firmy. Jednym z przykładów niedrogiego rozwiązania jest Web EDI. Jest to portal internetowy, który umożliwia użytkownikom szybki i intuicyjny dostęp do zamówień, przetwarzanie faktur i przesyłanie ich bezpośrednio do klienta. Ostatecznie nie ma żadnych rzeczywistych przeszkód w pomyślnym korzystaniu z EDI. Kluczem jest posiadanie dobrej podstawy, co oznacza dobre przygotowanie i ścisłą współpracę między konkretnymi partnerami biznesowymi a ich dostawcą usług EDI.
