Następująca sytuacja może wydawać Ci się znajoma: Ty lub jeden z Twoich pracowników spieszy się rano do biura, włącza komputer, tworzy jedną fakturę za drugą, drukuje je, wkłada do kopert, a wieczorem zanosi na pocztę.
To nadal standardowa procedura w wielu firmach, nawet w erze cyfrowej. Ale koronawirus wywrócił do góry nogami procesy papierowe. Podczas gdy pracownicy pracują z domu, ważne dokumenty papierowe i inne rzeczy, których potrzebują do pracy, pozostają w biurach. I to jest tylko jedno z wielu wyzwań na drodze do biura bez papieru. Przeczytaj ten artykuł na blogu, aby dowiedzieć się o kilku kreatywnych pomysłach, które ostatecznie okazały się nie tak genialne, oraz o opcjach, które istnieją, zwłaszcza dla małych firm, aby zakończyć swoje procesy oparte na dużej ilości papieru.
Jakie wyzwania wywołała pandemia COVID-19 w zakresie procesów pracy, np. w księgowości?
Dla wielu pracowników biurowych największym wyzwaniem była nagła zmiana. Osobiście widziałem, jak przyjaciele i rodzina próbowali różnych sposobów radzenia sobie z tą sytuacją. Oto jeden z przykładów: gdy wszyscy pracownicy firmy pracowali zdalnie, jeden z nich udał się do biura, otworzył całą pocztę, zeskanował faktury i wysłał je e-mailem do współpracowników z działu księgowości. Okazało się jednak, że bez wcześniejszego przypisania ich do odpowiednich kont proces ten nie był tak użyteczny, jak zakładano, i szybko z niego zrezygnowano.
Jeszcze większa wpadka miała miejsce w innej znanej mi firmie. Jeden z pracowników poprosił wszystkich dostawców o wysyłanie faktur na jego adres domowy. Wkrótce pod jego drzwi zaczęły trafiać niemal tony artykułów spożywczych – dostawcy uznali bowiem, że zmienił się nie tylko adres rozliczeniowy, ale także adres dostawy. Gdyby te firmy korzystały z elektronicznej wymiany danych (EDI), do takich sytuacji nigdy by nie doszło.
Jakie dokumenty biznesowe można już wymieniać cyfrowo?
Faktury (INVOIC) to tylko niektóre z wielu dokumentów, które można zdigitalizować. Wielu użytkowników EDI zdecydowało się zautomatyzować cały tzw. proces zakupu do zapłaty, począwszy od zamówień aż po awiza przelewu. Obejmuje to między innymi odpowiedzi na zamówienia (ORDRSP) i awiza wysyłki (DESADV). Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie dokumenty biznesowe, tj. łącznie z danymi podstawowymi (PRICAT – katalog cen), można zdigitalizować.
Ile pieniędzy możemy zaoszczędzić dzięki biuru bez papieru?
Potencjał oszczędności będzie zależał od ilości dokumentów, wielkości firmy, wewnętrznej struktury kosztów i wielu innych czynników. Obliczenia wykonane na potrzeby badań, np. tych przeprowadzonych przez Billentis, pokazują, że w porównaniu z fakturami papierowymi wystawcy faktur zaoszczędzą łącznie 6,60 EUR lub około 60 procent wydatków, jeśli skorzystają z e-faktur. Podobne oszczędności są możliwe dla odbiorców faktur. Co ważniejsze, potencjał oszczędności wykracza poza faktury, ponieważ wszystkie inne etapy procesu również można ulepszyć.
Jak ten proces wygląda w praktyce, skoro firma nie wymienia jeszcze danych drogą elektroniczną?
Ostatecznie chodzi o połączenie jednej firmy z innymi, aby mogły się ze sobą komunikować w formacie cyfrowym. Pierwszym krokiem będzie umowa handlowa między firmami. Oto przykład z życia wzięty: załóżmy, że firma produkcyjna dostarcza określoną ilość towarów do sprzedawcy detalicznego. Firmy te najpierw wymienią się danymi podstawowymi i będą je okresowo aktualizować. Chodzi o informacje związane z produktem, np. numery artykułów (GTIN/EAN), wagi, etykiety, informacje o wartościach odżywczych i wiele więcej. Za każdym razem, gdy sprzedawca detaliczny złoży zamówienie, zostaną również uwzględnione dane dotyczące ruchu. Firmy nadal mogą zdecydować się na wymianę tych informacji na papierze, tak jak robiły to 40 lat temu. Jednak nie musi tak być, ponieważ istnieje możliwość tworzenia interfejsów między systemami ERP firm. Ten proces elektroniczny jest dostępny zarówno dla dużych, jak i małych firm.
Ile faktur muszę wystawić, żeby to się opłacało?
W pełni zautomatyzowana elektroniczna wymiana danych zwykle ma sens, jeśli prowadzisz działalność regularnie i jeśli masz znaczną ilość dokumentów. Jeśli wystawiasz tylko pięć faktur miesięcznie, nie opłaca się wydawać pieniędzy na interfejsy. Należy wziąć pod uwagę stosunek korzyści do kosztów. Oto dobra wiadomość: istnieją świetne rozwiązania, które pozwalają firmom niemal każdej wielkości czerpać korzyści z digitalizacji. Kluczowym elementem będzie gotowość do wprowadzania zmian na szczeblu kierowniczym. W końcu w dzisiejszych czasach po prostu nie możesz pracować tak, jak kiedyś.
