Szybkość i sukces wdrożenia projektu EDI często zależy od jakości współpracy pomiędzy EDI a dostawcami usług oprogramowania. Kiedy chemia jest odpowiednia, klient również na tym zyskuje.
„Aby zbudować most, potrzeba obu stron” – to cytat indonezyjskiego autora Fredrika Naela, często używany zarówno w zarządzaniu projektami, jak i terapii par. Gerd Marlovits, dyrektor generalny EDITEL Austria, wie, jak bardzo to stwierdzenie jest prawdziwe w sektorze EDI, zwłaszcza jeśli chodzi o realizację projektu z różnymi partnerami: „W coraz bardziej złożonym świecie nie każdy jest w stanie zająć się wszystkim. Aby projekt zakończył się pomyślnie istotne jest, aby każda osoba mogła zaprezentować swoje mocne strony i podstawowe kompetencje. Właśnie to postrzegamy jako naszą rolę jako budowniczego cyfrowych mostów” – stwierdził.
Wzajemne korzystanie z wiedzy specjalistycznej
Nacisk położony jest na optymalizację procesów B2B obejmujących wiele firm. Aby to osiągnąć, systemy informatyczne (systemy ERP) muszą docelowo umożliwiać płynną wymianę danych biznesowych za pośrednictwem EDI. Ponieważ nie wszystkie przedsiębiorstwa działają w ten sam sposób, podejście uniwersalne nie doprowadzi do pożądanych rezultatów. Zamiast tego różnicę robi specjalistyczna wiedza specjalistyczna dostosowana do potrzeb klienta, oferowana przez dostawców usług ERP i EDI. Kiedy klient potrzebuje automatyzacji procesów B2B/EDI – na przykład ze względu na rosnącą liczbę dokumentów lub nowe wymagania swoich partnerów handlowych – kluczowe jest połączenie tej wiedzy specjalistycznej. Im ściślejsza współpraca pomiędzy dostawcami usług ERP i EDI, tym efektywniej można zarządzać projektem, uwzględniając specyficzne potrzeby każdego klienta.
Każdy wygrywa
„Bliska współpraca i wspólne doświadczenie z partnerem ERP są kluczowe dla pomyślnej realizacji projektu. Jest to sytuacja korzystna dla wszystkich zaangażowanych stron” – mówi Andrea Kraft, Business Development Manager w EDITEL Austria, która doświadcza tego w praktyce każdego dnia . Jej zdaniem najbardziej obiecujące czynniki to „jasny podział zadań od początku pomiędzy obydwoma usługodawcami i posiadanie tej samej osoby kontaktowej dla klienta po obu stronach przez cały czas trwania projektu – zapewnia to jakość i pozwala uniknąć niepotrzebnych tarć”. To pragmatyczne podejście, wraz z niezliczoną liczbą wspólnie zrealizowanych projektów, pomogło firmie EDITEL na przestrzeni lat zbudować oparte na zaufaniu partnerstwo z wieloma dostawcami oprogramowania: „Chemia jest właściwa, co ostatecznie ma znaczący wpływ na zadowolenie klientów” – mówi pani Kraft. To tylko pokazuje, że zbudowanie mostu to szybka droga do osiągnięcia celu.
Dobra praca zespołowa ma znaczenie i przynosi korzyść klientom
Werner Griesser, który działa w branży od ponad 35 lat w swojej firmie programistycznej „Griesser EDV” z siedzibą w Klagenfurcie, wie wszystko o znaczeniu dobrej współpracy pomiędzy EDI a dostawcami usług oprogramowania: „Szczególnie nasi klienci z sektora MŚP cenimy osobistą i zindywidualizowaną obsługę. Zakłada to oczywiście dobre połączenie między współpracującymi usługodawcami” – wyjaśnił. Pan Griesser jako kluczowy warunek wstępny wymienia także „jasne określenie obowiązków, tak aby klient nie był przekazywany w tę i z powrotem”. „Ostatecznie prowadzi to również do skrócenia czasu przetwarzania” – powiedział. Według pana Griessera powodem, dla którego jego firma zajmująca się oprogramowaniem, działająca na terenie całej Austrii, często odsyła swoich klientów do EDITEL we wszystkich kwestiach związanych z EDI, „jest nie tylko ich wszechstronna wiedza specjalistyczna, ale także ogólna efektywność kosztowa. Wszelkie niemiłe niespodzianki w tym obszarze byłoby po prostu nie do przyjęcia dla naszych klientów z sektora MŚP”.
Praca zespołowa w praktyce
Do ostatnich przykładów należą dwa projekty, które pan Griesser i EDITEL niedawno wspólnie wdrożyli. Jeden z takich projektów był realizowany dla Gebrüder Tertsche KG, firmy o ugruntowanej pozycji z siedzibą w Klagenfurcie, specjalizującej się w technologii chłodniczej, obsługującej głównie branżę hotelarską i hotelarską. Godnym uwagi partnerem biznesowym Gebrüder Tertsche KG jest Grupa HOGAST, spółdzielnia zakupowa dla branży hotelarsko-gastronomicznej. Sugestia, aby w przyszłości obsługiwać proces fakturowania poprzez EDI (INVOIC), została szybko przyjęta, a wdrożeniem objęto firmę Griesser EDV wraz z firmą EDITEL. Po udanej fazie testów projekt został ukończony zgodnie z planem we wrześniu ubiegłego roku, ku pełnemu zadowoleniu klienta. „Początkowo myślałem, że to wszystko będzie znacznie trudniejsze. Dzięki dobrej współpracy pomiędzy Griesser i EDITEL nie musieliśmy się o nic martwić” – powiedział Klaus Peter Kronlechner, dyrektor zarządzający Gebrüder Tertsche KG.
Tę udaną formułę współpracy zastosowali ostatnio także firmy Griesser i EDITEL w firmie New Systems, która pod marką „Selenacare” sprzedaje zrównoważone produkty higieniczne. To pokazuje, że dobre partnerstwo sprawdza się w różnych branżach. W szczególności wdrożono połączenie EDI z dm drogerie markt Germany (ZAMÓWIENIA i FAKTURY).
Andrea Kraft wyjaśnia, dlaczego ten projekt również został szybko i pomyślnie ukończony: „Dzięki dobrze ustalonym procesom pomiędzy Griesser i EDITEL, gdzie każdy dokładnie wiedział, co ma robić i czego oczekuje się od partnera, przebiegł on niemal rutynowo i dostarczyliśmy wszystko jako zespół w ciągu zaledwie kilku tygodni.”
