Obecna propozycja legislacyjna UE „VAT w epoce cyfrowej” (ViDA) ma na celu dostosowanie systemu podatku VAT w UE do ery cyfrowej. Dotyka wszystkich przedsiębiorstw we wszystkich sektorach, w szczególności zajmujących się transgranicznym przepływem towarów i usług.
Nowa dyrektywa ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych i kosztów dla przedsiębiorstw, ograniczenie biurokracji na rynku wewnętrznym B2B oraz uproszczenie obowiązków podatkowych. Kolejnym celem jest walka z oszustwami podatkowymi. Z jednej strony ViDA przyniesie uproszczenia, np. poprzez procedury kompleksowej obsługi (wystarczy numer VAT z dowolnego kraju UE, aby móc w przyszłości prowadzić działalność we wszystkich krajach). Z drugiej strony obowiązują także nowe obowiązki w zakresie raportowania cyfrowego w przypadku sprzedaży transgranicznej (e-raportowanie) oraz obowiązek wystawiania tzw. e-faktur. Potencjalnie dotyczy to wszystkich firm, ponieważ ViDA obejmuje również opcjonalne obowiązki w zakresie sprawozdawczości krajowej.
Belgijska prezydencja Rady UE umieściła ViDA na swojej liście priorytetów. Choć obowiązkowe wdrożenie e-raportowania i e-fakturowania planowane jest najwcześniej od 1 stycznia 2028 roku, wymaga to długoterminowego planowania, szczególnie w odniesieniu do (cyfrowych) łańcuchów dostaw i systemów ERP.
Tomasz Kuciel, szef Centrum Kompetencyjnego ViDA w firmie EDITEL, w wywiadzie dzieli się tym, jak firmy mogą się do tego najlepiej przygotować.
Panie Tomaszu, jaki wpływ będzie miała proponowana przez UE ViDA na rozliczanie transgranicznych transakcji B2B?
Przede wszystkim należy zrozumieć, że głównym celem agendy ViDA i programów krajowych już wdrożonych we Włoszech, na Węgrzech i w Polsce nie jest e-fakturowanie, ale e-raportowanie. Celem jest zwalczanie luk w podatku VAT i oszustw karuzelowych podatkowych. Podczas gdy Austria i Niemcy odnotowały ostatnio lukę w podatku VAT na poziomie 2,8 proc., we Włoszech wynosi ona 10,8 proc., a w Rumunii aż 36,7 proc. (stan na 2021 r.). Inicjatywa ma na celu uczynienie systemu VAT skuteczniejszym, prostszym i bardziej odpornym na oszustwa, przy jednoczesnym ograniczeniu zakłóceń konkurencji. Agenda ViDA zakłada wprowadzenie elektronicznego raportowania wszystkich transakcji transgranicznych w czasie rzeczywistym do 2028 r. – ewentualnie do 2030 r. Ponadto, standardową procedurą dla transakcji krajowych będzie fakturowanie elektroniczne w oparciu o dane ustrukturyzowane. Według szacunków zniesienie starych obowiązków sprawozdawczych w UE mogłoby w ciągu dziesięciu lat przynieść oszczędności w wysokości około 35 miliardów euro.
Czy w przyszłości firmy nadal będą mogły wysyłać faktury w formacie PDF e-mailem? Jak będzie ewoluować fakturowanie elektroniczne?
Faktury elektroniczne, a w szczególności dane, które mają być raportowane organom podatkowym, muszą być ustrukturyzowane, czyli w formacie XML lub EDIFACT, jaki znamy ze świata Elektronicznej Wymiany Danych (EDI). Akceptowane będą wyłącznie e-faktury zawierające wymagane informacje, wystawione, przesłane i otrzymane w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, który umożliwia automatyczne i elektroniczne przetwarzanie treści. Faktury w formacie PDF przesłane e-mailem nie będą w przyszłości traktowane jako e-faktury. Agenda ViDA stanie się zatem katalizatorem cyfrowej wymiany danych B2B i B2G.
Jak EDITEL przygotowuje się do tego?
Bazując na naszych wieloletnich doświadczeniach z e-fakturami, utworzyliśmy centrum kompetencyjne dla ViDA w Grupie EDITEL, aby wspierać naszych klientów w długoterminowym i przyszłościowym planowaniu zmiany. Jesteśmy już bardzo dobrze przygotowani. Faktury strukturyzowane stanowią istotną część naszej wiedzy i pracujemy z nimi od lat 90-tych. W Polsce np. opracowaliśmy kompleksowe rozwiązanie integracji z krajowym systemem faktur elektronicznych (KSeF), choć wprowadzenie KSeF zostało niedawno przez rząd przesunięte o dwa lata na 1 lutego 2026 r. Oferujemy także dostęp do Europejska sieć PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine): jesteśmy certyfikowanym punktem dostępu, który jest istotny dla e-faktur B2G dla administracji publicznych we wszystkich krajach UE oraz częściowo dla połączeń B2B.
Jakie modele e-raportowania i e-fakturowania są obecnie przedmiotem dyskusji?
Obecnie oceniane są różne modele e-sprawozdawczości i e-fakturowania. Odmianą ViDA są systemy ciągłej kontroli transakcji (CTC), w których transakcje mają być raportowane organom podatkowym cyfrowo i w czasie rzeczywistym.
Niektóre kraje opierają się na modelu scentralizowanym, w którym faktura jest najpierw wysyłana do organów podatkowych, przez nie sprawdzana, a dopiero potem formalnie wysyłana do odbiorcy faktury. Za takim podejściem opowiadają się Włochy, Serbia i Polska.
Z kolei Węgry stosują „model raportowania w czasie rzeczywistym” (RTIR), w ramach którego organom należy zgłaszać w czasie rzeczywistym jedynie określoną treść faktury. Sama faktura wysyłana jest bezpośrednio do odbiorcy. Pomimo wysiłków UE na rzecz normalizacji istnieją różne podejścia.
Jakie usługi oferuje Centrum Kompetencyjne ViDA firmy EDITEL i w jaki sposób przedsiębiorstwa, których to dotyczy, otrzymują wsparcie?
Faktura to coś więcej niż wezwanie do zapłaty – to ostatni krok w skomplikowanym cyklu komunikacji biznesowej. E-faktura to zatem wierzchołek góry lodowej, pod którą kryje się wiele procesów, począwszy od zamówienia, aż po potwierdzenie dostawy. Wyposażona w tę rozległą wiedzę procesową Grupa EDITEL obsługuje wszystkie formy krajowych modeli e-fakturowania. Oznacza to, że za pomocą jednego połączenia z EDITEL firmy mają dostęp do wszystkich swoich partnerów biznesowych, niezależnie od standardów e-fakturowania czy używanych systemów. Umożliwia to bezpieczną i efektywną komunikację zarówno w UE, jak i poza nią. Umożliwiamy bezproblemową integrację z systemami CTC w całej UE i poza nią. Firmy mogą w każdej chwili kontaktować się z nami w przypadku pytań dotyczących ViDA.
Dziękuję bardzo za wywiad!
