Krajowy System e-Faktur to polski krajowy system rejestracji i przechowywania e-faktur. Wprowadza ona obowiązek stosowania ustrukturyzowanych formatów danych i sprawozdawczości w czasie rzeczywistym, zwiększając przejrzystość i zmniejszając obciążenia administracyjne.
EDITEL oferuje pełne wsparcie w zakresie integracji i zgodność z przepisami.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to polski system do rejestracji, otrzymywania i przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej, opracowany przez Ministerstwo Finansów.
System usprawni procesy podatkowe i przyczyni się do cyfryzacji transakcji biznesowych, wykorzystując faktury w formacie KSeF, które umożliwiają automatyczne przetwarzanie.
Obowiązkowe korzystanie z KSeF obejmuje przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) oraz na rzecz organów publicznych. Wyjątkiem są transakcje z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (B2C), które nie są objęte tym obowiązkiem.
System obejmuje wszystkie faktury krajowe, zarówno związane z łańcuchem dostaw, jak i administracyjne. Wyjątkiem są podmioty zagraniczne, które będą mogły wystawiać faktury w dowolnej formie.
Od 1 lutego 2026 roku będzie możliwe wystawienie zarówno faktury VAT RR, jak i ewentualnej korekty takiej faktury poprzez KSeF, jednakże będzie to wymagać zgody dostawcy (rolnika ryczałtowego), który będzie musiał dokonać uwierzytelnienia swojego statusu podatnika zwolnionego z VAT w systemie e-faktur.
Nasze rozwiązanie umożliwia pełną integrację Twojego systemu ERP z rządową platformą KSeF, co pozwala na wysyłanie i odbieranie faktur KSeF, UPO oraz KSeF ID dla każdej wysłanej faktury.
Nasze usługi obejmują również pełną cyfryzację komunikacji biznesowej (EDI), w tym translację formatów i walidację danych.
Zachęcamy do obejrzenia nagrania webinaru pt. "Przyszłość e-fakturowania", który poprowadził Tomasz Kuciel, Dyrektor ds. E-fakturowania i Zgodności Cyfrowej w Grupie EDITEL.
Nagranie dla każdego, kto chce zrozumieć, jak wygląda przyszłość e-fakturowania!
Nasze Centrum Kompetencji ds. E-fakturowania wspiera firmy we wdrażaniu e-fakturowania oraz e-raportowania, szczególnie w zakresie złożonych wymagań ViDA.
ViDA wprowadza obowiązek e-fakturowania, który różni się tempem wdrażania w poszczególnych krajach. Kluczowe aspekty obejmują:
Automatyzacja i cyfryzacja procesów biznesowych
Na administrację publiczną, we wszystkich krajach wspólnoty, nałożono obowiązek odbioru faktur elektronicznych a instrumentem wdrożenia tego obowiązku w Polsce jest Platforma Elektronicznego Fakturowania.
Co istotne, PEF uruchomiono nie tylko dla jednostek publicznych, ale także dla przedsiębiorców, po to by skutecznie realizować obieg faktur ustrukturyzowanych.
PEF to darmowe narzędzie wspierające proces obsługi elektronicznych dokumentów w realizacji zamówień publicznych. Każdy podmiot gospodarczy, korzystający z PEF powinien zarejestrować i założyć swoje konto.
Założenie konta potrwa kilka minut. Rejestracji może dokonać przedstawiciel podmiotu bądź Zarządca Platformy PEF. W imieniu krajowego operatora PEF – konsorcjum PEF Expert zachęcamy do zapoznania się z naszą usługą.
Więcej informacji na temat obowiązku wykorzystywania elektronicznych faktur w zamówieniach publicznych znajduję się na stronie www.pefexpert.pl
EDITEL Polska realizuje usługi brokera PEF dla Ministerstwa Rozwoju i Technologii jako członek konsorcjum PEF Expert.
Obowiązkowy KSeF będzie wchodził w życie etapami, tj.:
Proces legislacyjny składa się z dwóch etapów. W ramach pierwszego etapu legislacji opublikowana została ustawa z dnia 9 maja 2024 r. o zmianie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852), która w m.in r. przesunęła obowiązek KSeF z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Przesunięte zostały również terminy na stosowanie sankcji oraz obowiązek dokonywania płatności przy użyciu numeru KSeF/zbiorczego identyfikatora płatności pomiędzy podatnikami czynnymi czynnie. Obecnie trwają prace nad drugim etapem prac legislacyjnych. 18 lipca br. odbyły się kolejne konsultacje dotyczące rozwiązań prawnych i biznesowych dotyczących obowiązkowego KSeF.
Prace legislacyjne nad aktami wykonawczymi zostaną wznowione po zakończeniu drugiego etapu prac legislacyjnych.
Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe dla podatników czynnych czynnie, a także dla podatników zwolnionych wystawiających faktury VAT. Obowiązek ten będzie dotyczył podatników mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, uczestniczących w danej transakcji. Pozostałe podmioty zagraniczne nadal będą mogły korzystać z systemu na zasadzie dobrowolności.
Fakturowanie ustrukturyzowane będzie obowiązkowe tylko w przypadku czynności, które wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Ponadto niektóre czynności zostaną wyłączone z zakresu obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego.
W wyniku konsultacji społecznych Ministerstwo Finansów rozważa możliwość fakultatywnego wykorzystania KSeF do faktur B2C.
Podatnicy przygotowują e-faktury w swoich systemach finansowo-księgowych w postaci plików tekstowych XML, zgodnie ze schematem ustalonym przez Ministerstwo Finansów, a następnie przesyłają je do KSeF za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego połączenie i wymianę danych między systemami). Nie jest wymagane korzystanie z konkretnego oprogramowania, ale podatnik musi zadbać o to, aby wygenerowany plik faktury był zgodny ze strukturą logiczną XSD e-faktury, która określa układ i wzajemne powiązania pól na fakturze.
Dla podatników, którzy nie posiadają dedykowanych rozwiązań do obsługi KSeF, wystawienie e-faktury jest możliwe poprzez skorzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF).
Jeśli nie jesteś jeszcze pewien, które rozwiązanie EDI jest dla Ciebie najbardziej odpowiednie lub masz dodatkowe pytania dotyczące udanego uruchomienia EDI, skontaktuj się z naszymi doświadczonymi ekspertami EDI.
E-Mail
Skontaktuj się z konsultantem EDI +48 12 21 32 300
