W Niemczech proces e-fakturowania składa się z następujących etapów:
- Tworzenie faktur: Faktury muszą być generowane w formatach zgodnych z normą EN 16931 (np. XRechnung, ZUGFeRD). Użycie hybrydowego formatu PDF/A3 z XML jest dozwolone, ale PDF bez strukturalnych danych przestanie być akceptowane.
- Składanie: Faktury będą przesyłane bezpośrednio do odbiorców poprzez e-mail, interfejs elektroniczny, lub portale klientów. Obowiązek odbierania e-faktur przez wszystkie firmy wejdzie w życie 1 stycznia 2025 r.
- Walidacja: Faktury będą weryfikowane pod kątem zgodności z wymogami normy EN 16931 i przepisami VAT. W przypadku formatów hybrydowych, część ustrukturyzowana musi być wiodąca.
- Przetwarzanie: E-faktury będą przetwarzane w systemach firmowych i podatkowych, umożliwiając raportowanie VAT oraz zgodność z przepisami.
Archiwizacja: Wszystkie e-faktury muszą być przechowywane przez minimum 10 lat zgodnie z wymogami niemieckiego prawa podatkowego. Firmy, które świadczą usługi zwolnione z VAT, również muszą być przygotowane na archiwizację e-faktur.
