Wgląd w proces zamawiania zintegrowany z EDI

Zintegrowany z EDI proces zamawiania optymalizuje cały przepływ pracy, od złożenia zamówienia po fakturowanie. Zautomatyzowana synchronizacja danych o produktach i klientach zapewnia płynną wymianę informacji między partnerami handlowymi.

Po wysłaniu zamówienia za pośrednictwem platformy integracyjnej EDITEL, dostawca przetwarza zamówienie, sprawdzając dostępność i ceny. Następnym krokiem jest kompletacja zamówień, wysyłka i śledzenie. Elektroniczne faktury i płatności uzupełniają proces, zapewniając wydajność i zgodność z wymogami regulacyjnymi.

Warunek: Synchronizacja danych podstawowych

Zsynchronizowane – czyli podobne – dane podstawowe stanowią podstawę do automatycznej wymiany ważnych informacji pomiędzy systemami partnerów handlowych. Należą do nich:

• Dane produktów: takie jak artykuły, opisy, kody, ceny, stany magazynowe (wszystko jest na bieżąco aktualizowane).
• Dane klienta: Informacje, w tym numer GLN, dane kontaktowe, adresy dostawy i odpowiednie dane konta.

Po zakończeniu synchronizacji danych podstawowych rozpoczyna się właściwy proces zamawiania zintegrowany z EDI:

Krok 1: Składanie zamówienia

Kupujący tworzy zamówienie w swoim systemie ze wszystkimi niezbędnymi informacjami.

Krok 2: Złożenie zamówienia

Gdy tylko kupujący potwierdzi zamówienie, system przesyła informacje do platformy integracyjnej EDITEL za pośrednictwem uzgodnionego kanału komunikacji. Te dane są zwykle stosowane w standardowym formacie, takim jak EDIFACT, ODETTE  lub ANSI. Klasa X12. Zapewnia to płynną komunikację między systemami. Platforma integracyjna konwertuje zamówienie do wymaganego standardowego formatu.

Krok 3: Realizacja zamówienia

System dostawcy otrzymuje zamówienie drogą elektroniczną i automatycznie sprawdza dostępność produktów, ceny i wszelkie zapisane rabaty.

Krok 4: Potwierdzenie i realizacja zamówienia

Kupujący automatycznie otrzyma potwierdzenie ze szczegółami zamówienia i szacowanym terminem dostawy. Magazyn dostawcy kompletuje, pakuje, wysyła towar wybraną metodą wysyłki i przekazuje dowód dostawy do klienta.

Krok 5: Dostawa i śledzenie

Kupujący zazwyczaj otrzyma powiadomienie, gdy tylko Twoje zamówienie zostanie wysłane.

Krok 6: Fakturowanie i płatność

Faktury elektroniczne są tworzone i wysyłane automatycznie. Płatności można dokonać – w zależności od umowy z dostawcą – w momencie składania zamówienia lub przy odbiorze towaru. Zalecamy przechowywanie faktur elektronicznych w zaufanej usłudze archiwizacji, która jest częścią portfolio EDITEL. Służy to m.in. przestrzeganiu obowiązujących przepisów prawnych.