7 razlogov, zakaj bi vaše podjetje moralo biti del EDI-jeve zgodbe o uspehu

Ali ste vedeli, da se je elektronska izmenjava podatkov (EDI) uporabljala že v šestdesetih letih prejšnjega stoletja? Seveda takrat še ni bilo standardov za EDI in podatki so se še vedno prenašali prek telefonskih povezav ali teleksa. A vendar se je zgodba o uspehu EDI-ja za poslovne dokumente začela že takrat. Danes skoraj v nobenem poslovnem sektorju ne bi želeli delovati brez te domiselne in nenehno razvijajoče se tehnologije. Toda zakaj je tako? Zakaj bo imel EDI v prihodnosti še večjo vlogo pri digitalizaciji svetovnega gospodarstva? Razlogov za to je več.

Znani angleški pregovor pravi: »Nikoli ne zamenjaj zmagovalne ekipe.« Ko gre za elektronsko izmenjavo podatkov (EDI), ni presenetljivo, da se številna podjetja po vsem svetu zanašajo na to preizkušeno in zaupanja vredno tehnologijo. Za nešteto dobaviteljev, ponudnikov storitev in strank je postala bistveni del optimizacije njihove dobavne verige. Eden glavnih dejavnikov EDI-jevega uspeha je zanesljivost. Vse deluje nemoteno – kot dobro usklajena ekipa, ki je ne bi želeli zamenjati.

Očitna in povsem točna predstava o EDI-ju je, da »tehnologija, ki jo že toliko let uspešno uporablja toliko podjetij po vsem svetu, preprosto mora biti dobra«. Vse več podjetij pričakuje, da bodo EDI uporabljali tudi njihovi poslovni partnerji. Večje ko je število udeležencev v dobavni verigi, ki si elektronsko izmenjujejo naročila, dobavnice, račune in druge poslovne dokumente, učinkovitejši bo sistem. Gre za nekakšen »čredni nagon«, po katerem bo delovalo vse več podjetij, da ne bi tehnološko zaostala ali celo izgubila strank.

Podjetja, ki EDI-ja še ne uporabljajo, so se v času koronavirusne bolezni morda soočala z naslednjo situacijo: dobavitelj je po običajnem postopku poslal račun v pisarno, ker pa so zaposleni delali na daljavo, they do not have access to this invoice. However, the digitalization of processes via EDI allows companies to access their business documents from anywhere. This is an invaluable advantage, not only in exceptional times like these.

Marsikomu se morda zdi znana tudi naslednja situacija: kupite pametni telefon določenega proizvajalca in tri mesece pozneje izide najnovejši model. V svetu EDI-ja ni razloga za tovrstne skrbi, saj ne boste vlagali v včerajšnjo tehnologijo namesto v jutrišnjo. Tehnologija se nenehno izpopolnjuje in posodablja, torej je uporabnikom EDI-ja vedno na voljo najsodobnejša tehnologija za storitev, ki se uspešno uporablja že desetletja. Pomen EDI-ja prav tako nenehno povečuje naraščajoče število uporabnikov, kar dokazuje, da ima EDI še velik neizkoriščen potencial za prihodnost.

Številne naloge ljudje opravljamo bolje od strojev. Lahko izkazujemo čustva, smo ustvarjalni in običajno zmoremo opraviti naloge, s katerimi se srečamo prvič. Vendar pa smo pri ponavljajočih se nalogah nagnjeni k napakam. Z uporabo EDI-ja se izognemo neskladnostim v sistemu (ni več izpisov s poznejšim ročnim vnosom podatkov), kar pomeni, da se lahko morebitnim napakam popolnoma izognemo.

Nedvomno je EDI že zdavnaj dosegel mala in srednje velika podjetja. Čeprav je bil sprva omejen na velika podjetja, imajo danes celo mikro podjetja koristi od avtomatizacije procesov, ki jih omogoča. Novi val tehnologij prinaša nove rešitve, kot so spletni EDI, EDI v oblaku, EDI kot storitev, programski vmesniki (API) itd., ter odpravlja tehnološke ovire za njegovo rabo. Elektronska izmenjava dokumentov je tako zdaj enostavnejša kot kdaj koli prej.

V današnjem globaliziranem svetu so številna podjetja postala del daljše dobavne verige, bodisi kot kupci surovin iz tujine ali kot izvozniki lastnega blaga. Standarde za EDI, kot je EANCOM, poznajo podjetja za potrošniško blago kjer koli po svetu, pa naj se nahajajo v ZDA, v Nemčiji ali na Kitajskem. EDI namreč ne pozna meja!