EDI izboljšuje kakovost postopkov nabave blaga ter sodelovanje s strankami in poslovnimi partnerji, hkrati pa prihrani tudi znatne količine denarja.
Kako lahko ugotovite, da obstoječi sistem za EDI potrebuje nadgradnjo?
Ali vam je znan izraz »podedovani sistem« (legacy system)? V informacijski tehnologiji ta izraz označuje star, uveljavljen sistem v programskem okolju podjetja, ki se še vedno uporablja, vendar na splošno ne sledi najnovejšim dosežkom. To se dogaja tudi na področju elektronske izmenjave podatkov ter večinoma prizadeva mala in srednje velika podjetja, ki so s svojim starim sistemom za EDI že desetletja ujeta v krogu podedovanih sistemov. To se dogaja, čeprav je razširjeno zavedanje, da digitalno strokovno znanje in pravilno ravnanje s podatki vse bolj postajata konkurenčna prednost za vsako podjetje. Da bi izkoristili priložnosti, ki jih prinaša digitalna preobrazba, potrebujemo bolj intuitiven pristop k vsem zadevam, povezanim z informacijskimi tehnologijami, nekaj pripravljenosti za inovacije in določeno stopnjo sprejemanja tveganja. Mala in srednje velika podjetja se običajno izogibajo uvedbi novega sistema za EDI. To izhaja iz določene želje po ohranjanju »statusa quo«, ki je povezana s pomanjkanjem strategije. Vendar pa obsežno povezovanje podatkov zahteva dobro opredeljeno strategijo.
Kdaj ste pripravljeni na EDI?
Mala in srednje velika podjetja so še posebej skeptična, ko gre za tehnične in organizacijske zahteve ter njihove stroške. Razlog za to je predvsem, da obstoječi sistemi ERP (še) niso pripravljeni za EDI. Pogosto sta potrebna le strokovno posvetovanje s ponudnikom ERP in proaktivna podpora v sodelovanju z EDI-partnerjem, da se te začetne tehnične težave hitro in enostavno odpravijo. Pred vzpostavitvijo popolnoma funkcionalnega in naprednega sistema za EDI mora vsako podjetje opraviti poglobljeno analizo svojih poslovnih zahtev in preučiti vse možnosti, ki so na voljo. To je izziv, ki pa predstavlja priložnost za optimizacijo.
Osnova za digitalno dobo
Glavni cilj nove »EDI-generacije« je še vedno doseči najvišjo možno stopnjo avtomatizacije procesov z integrirano izmenjavo podatkov ter se v končni fazi izogniti ročnim in papirnim poslovnim transakcijam. EDI se med drugim uporablja za izmenjavo informacij o naročilih med trgovci na drobno in proizvajalci ter za namene izdajanja računov (pomislite samo na e-račune). Prek EDI-ja je mogoče izvajati tudi številne dodatne poslovne procese, vključno z upravljanjem matičnih podatkov in pošiljanjem elektronskih naročil. Dovršen sistem za EDI ustvarja trdno podlago za upravljanje zapletenih blagovnih tokov, povečuje produktivnost, izpolnjuje posebne zahteve strank in ne nazadnje omogoča podjetjem, da se soočajo z izzivi digitalne dobe.
Nadgradite svoj sistem za EDI: kako ugotoviti, ali je vaš EDI zastarel?
- Ni integracije v vaš sistem ERP.
- Za pošiljanje odhodnih računov je treba podatke v sistem vnašati ročno.
- Za uporabo EDI-ja je treba postopek komunikacije začenjati ročno, uporabniki pa morajo počakati, da se podatki vnesejo in obdelajo.
- Napake v ročno vnesenih podatkih povzročajo vračila blaga in stroške, povezane s skladnostjo.
- Bojite se posodobiti računalnik, na katerem teče EDI, ker niste prepričani, ali obstaja varnostna kopija in ali bi lahko še naprej delali na tem sistemu.
- Uporabljate modem RDT.
- Uporaba EDI-ja polno zaposluje enega ali več zaposlenih.
