V okviru medpodjetniških procesov (B2B) se pogosto pojavlja izraz od naročila do plačila (Order2Cash). Opisuje postopek, ki se začne s prejemom naročila in traja vse do plačila izdanega računa.
Izpopolnjeni procesi od naročila do plačila temeljijo na elektronski izmenjavi podatkov (EDI). To pomeni, da si sodelujoča podjetja namesto papirnih izmenjujejo elektronske dokumente, kar predstavlja prehod z ročne na avtomatizirano obdelavo. Zaradi tega je dobavna veriga brezpapirna, učinkovitejša in varnejša. In še več: ko se opusti papir in ročni vnosi niso več potrebni, podjetja predvsem prihranijo čas in denar. Toda kaj pomeni delo z orodjem, kot je EDI, v vsakdanji praksi? Kako je videti brezpapirna oskrbovalna veriga?
Postavitev temeljev
Osnova in navsezadnje temelj vsakega procesa od naročila do plačila je ujemanje matičnih podatkov med poslovnimi partnerji (PRICAT). Glavni podatki so natančne informacije o izdelku ali njegovih možnostih pakiranja, na katere se opira postopek od naročila do plačila. Ko je vzpostavljena ta trdna podlaga, elektronska izmenjava podatkov ni ovirana.
Pripravljeni na uporabo!
Dejanski postopek od naročila do plačila se začne z naročilom (ORDERS). Elektronsko poslani podatki o naročilu so neposredno vključeni v proizvajalčev sistem ERP, kar pomeni, da ni neskladnosti s sistemom, in sprožijo postopek obdelave naročila. Po izboru naročila se ustvari elektronska dobavnica (DESADV), ki je ključna za optimizacijo upravljanja poslov z dobavitelji in boljše načrtovanje prejema blaga v maloprodajnih trgovinah. Skrajša se lahko čas mirovanja tovornjakov in pospeši postopek prevzema blaga. DESADV je treba poslati precej pred dostavo blaga, da se zagotovi obdelava podatkov in na koncu pravilno ravnanje z blagom. Ko je dobava pravilno izvedena, se začne samodejni postopek izdajanja računov in trgovci na drobno prejmejo elektronske račune (INVOIC).
Predvidene ovire
Ker ima vsako podjetje drugačne posebnosti in okolje za uporabo EDI-ja, se potrebe posameznikov razlikujejo. Pogosto se obstoječi in preizkušeni sistemi ERP dojemajo kot ovira, čeprav v resnici ni tako. Čarobna beseda je »vmesnik«. Vmesniki se uporabljajo za vzpostavljanje »skupnega jezika« za prenos informacij iz enega sistema v drugega. Jezik, ki ga razumejo po vsem svetu, ko gre za EDI, se imenuje EDIFACT. Druga domnevna ovira, ki jo pogosto omenjajo zlasti mala in srednje velika ter novoustanovljena podjetja, je velikost podjetja. A obstaja veliko različnih možnosti glede na posebne potrebe vsakega podjetja. Primer cenovno ugodne rešitve je spletni EDI. To je spletni portal, ki uporabnikom omogoča hiter in intuitiven dostop do naročil, obdelavo računov in njihovo neposredno pošiljanje stranki. Za uspešno uporabo EDI-ja navsezadnje ni dejanskih ovir. Ključna je dobra podlaga, kar pomeni dobro pripravo ter tesno sodelovanje med posameznimi poslovnimi partnerji in njihovim ponudnikom storitev za EDI.
