Interakcija z različnimi dobavitelji in ogromna količina podatkov, ki jih je treba dnevno obdelati, predstavljata za trgovinsko logistiko velik izziv. Elektronska izmenjava podatkov (EDI) zagotavlja, da se podatki iz naročil, dobavnic in računov lahko obdelujejo čim bolj učinkovito. V tem članku strokovnjak podjetja EDITEL Richard Frey pojasnjuje, kako je mogoče z uporabo EDI-ja prihraniti pri stroških, na kateri točki je integrirana rešitev za EDI ekonomsko upravičena in kako lahko uporaba novih tehnologij, kot je umetna inteligenca, še poveča učinkovitost v trgovinski logistiki.
S katerimi izzivi se danes sooča trgovinska logistika?
Največja izziva sta velika količina podatkov, ki jih je treba dnevno obdelati, in usklajevanje s številnimi različnimi akterji – predvsem dobavitelji. Naj navedem nekaj številk: po podatkih avstrijskega statističnega urada je samo v Avstriji več kot 4.100 proizvajalcev hrane. Tipičen supermarket v povprečju ponuja skoraj 12.000 izdelkov, diskontni trgovci manj, trgovci na drobno pa precej več. Tudi če supermarket oskrbuje le nekaj od potencialnih dobaviteljev, je količina podatkov, ki jih je treba obdelati, ogromna. Poleg tega v obdobjih največje potrošnje, kot sta velika noč ali božič, predstavlja izziv nepredvidljivost količin blaga, ki jih trgovci na drobno dejansko potrebujejo. Da bi preprečili pomanjkanje blaga v trgovinah, mora proizvajalec ali logistično podjetje čim prej izvedeti, kdaj blaga v trgovini začenja primanjkovati. To je mogoče le s sodelovanjem poslovnih partnerjev in izmenjavo informacij v realnem času.
Kakšno vlogo ima pri obdelavi teh podatkov EDI?
EDI kot orodje zagotavlja, da ta interakcija poteka nemoteno. Na splošno si trgovska podjetja in proizvajalci prek EDI-ja elektronsko izmenjujejo logistična sporočila. To prinaša ogromno prednosti, na primer to, da se lahko dobavitelj takoj odzove na naročilo (ORDERS). Pomembno vlogo v tem procesu ima tudi elektronska obdelava dobavnic (DESADV), saj je le s tem sporočilom mogoče zagotoviti natančno načrtovanje in izvedbo prevzema blaga. EDI zmanjšuje breme upravljanja, saj je izmenjava podatkov avtomatizirana, tako da integracija v predhodne sisteme, kot sta upravljanje blaga ali ERP (Enterprise Resource Planning), poteka brez kakršnih koli sistemskih neskladij. Zmanjšuje se količina napak, procesi so poenostavljeni in standardizirani. Morebitni ročni vnosi so omejeni na najnujnejše. Vse to pospešuje postopke in povečuje učinkovitost.
V podjetju EDITEL je naša glavna dejavnost avtomatizacija izmenjave podatkov, vključno s podatki iz naročil (ORDERS), dobavnic (DESADV) in računov (INVOIC), ter vzpostavitev potrebnih postopkov. V preteklih letih smo ob sodelovanju s številnimi znanimi podjetji v proizvodnji in trgovini razvili celovito razumevanje teh procesov ter pridobili visoko raven k rešitvam usmerjenega strokovnega znanja.
Katere trenutne razvojne dejavnosti bi lahko prispevale k nadaljnjemu izboljševanju logističnih procesov ali načrtovanja zmogljivosti v prihodnosti?
Zaradi digitalne izmenjave podatkov med dobavitelji in trgovci na drobno je že zdaj običajna praksa, da sistem ERP pošlje opozorilo, ko izdelka začenja primanjkovati. V prihodnosti bodo k nadaljnjemu izboljševanju vnaprejšnjega določanja potrebnih količin prispevala orodja, ki temeljijo na umetni inteligenci. Zlasti v prej omenjenih »konicah«, ko je potrebno količino blaga izjemno težko oceniti, bi lahko umetna inteligenca bistveno izboljšala napovedi.
Katere so največje prednosti popolnoma integriranih procesov v dobavni verigi trgovskega podjetja?
Avtomatizacija procesov povečuje učinkovitost v celotni vrednostni verigi. Dobavna veriga, podprta z EDI-jem, deluje brez ročnih posegov, kar odpravlja potencialne vire napak. Brezhibna integracija omogoča nemoteno sodelovanje in izboljšuje komunikacijo med vključenimi poslovnimi partnerji. Poleg tega morajo podjetja, ki želijo uvesti EDI, vnaprej preučiti svoje procese, da zagotovijo čiste matične podatke, kar odpravlja nadaljnje potencialne vire napak in na koncu povečuje zadovoljstvo strank.
Kako lahko EDI prispeva k zmanjševanju stroškov v dobavni verigi?
Potencialni prihranki se najdejo predvsem pri procesnih stroških. Vzemimo na primer dostavo 32 palet pijač: ročno beleženje prejetega blaga bi trajalo pet do deset minut. Zaradi EDI-ja se večina tega časa prihrani, prevzem blaga pa traja manj kot dve minuti. To se morda ne zdi veliko, vendar pri 200 do 300 prejetih pošiljkah to pomeni prihranek časa do 600 minut. Če to razširimo na 1.000 trgovin, je to 600.000 minut ali 10.000 ur prihranjenega časa. 10.000 ur, ki jih lahko zaposleni namenijo pomoči strankam na prodajnem mestu, namesto da bi »zapravljali« čas z beleženjem prejetega blaga.
Kaj pa preglednost in s tem povezana sledljivost podatkov?
Pregled nad dobavno verigo postaja vse pomembnejši zaradi veljavnih zakonskih zahtev (tu velja omeniti nemški Zakon o dobavni verigi in evropsko Direktivo o krčenju gozdov). Poleg tega so potrošniki vse bolj pozorni na poreklo izdelkov, ki jih kupujejo.
To pomeni, da morajo biti podatki o izdelkih na voljo skozi celotno dobavno verigo. To sledljivost zagotavlja sodelovanje z našim matičnim podjetjem GS1 Avstrija, ki ponuja različne rešitve glede na potrebe podjetja.
Od katere velikosti podjetja je koristna integrirana rešitev za EDI?
Podjetja z manjšim obsegom naročil se lahko enostavno in stroškovno učinkovito povežejo prek naše spletne rešitve za EDI, ki zahteva le dostop do spleta. Integrirana rešitev se izplača zlasti pri rednih poslovnih odnosih in večjem obsegu naročil, vendar je predpogoj, da ima podjetje sistem ERP ali sistem za upravljanje blaga, v katerega je mogoče vključiti rešitev za EDI.
Če vas zanima, kako lahko vaše podjetje optimizira svojo dobavno verigo s pomočjo elektronske izmenjave podatkov (EDI), bomo s kolegi z veseljem odgovorili na vaša vprašanja.
