Kaj so sporočila EDIFACT?

EDI integracija

Učinkoviti poslovni procesi s sporočili EDIFACT

Največji prednosti elektronske izmenjave podatkov (EDI) sta avtomatizacija in standardizacija poslovnih procesov. Poslovne dokumente, kot so naročilnice, dobavnice ali računi, je mogoče hitro, natančno in varno izmenjevati med različnimi podjetji in sistemi.

V Evropi se uporabljajo različni standardi, pri čemer je EDIFACT široko sprejet v številnih panogah. Njegova univerzalna struktura in prilagodljivost omogočata nemoteno komunikacijo med podjetji ne glede na njihove notranje sisteme ali državne meje.

Zelo priljubljen je tudi EANCOM, podmnožica standarda EDIFACT, zlasti v maloprodaji in industriji blaga za široko potrošnjo, saj je posebej prilagojen zahtevam teh sektorjev.

V naslednjem primeru je uporabljeno naročilo, ki prikazuje, katere informacije iz papirnega dokumenta so predstavljene v naročilu EDIFACT/EANCOM. Za ponazoritev so isti podatki v obeh formatih označeni z enako barvo.

Vendar je naročanje le eden od številnih postopkov, ki jih je mogoče avtomatizirati s sporočilom EDIFACT/EANCOM. V nadaljevanju so predstavljeni še drugi postopki in ustrezne vrste sporočil.

Osnovni postopki – obdelava naročila, dostave in računa

Katalog/cenik blaga in storitev (PRICAT)

PRICAT se uporablja za izmenjavo informacij o cenah ter kataloških podrobnostih blaga in storitev med prodajalci in kupci. Kupec jih lahko pošlje tudi prodajalcu, da se ta odzove nanje (jih sprejme ali zavrne).

Naročilo (ORDERS)

ORDERS vključuje podrobnosti naročila, kot so postavke, naročene količine in cene blaga, ki se izmenjujejo med poslovnimi partnerji.

Dobavnica (DESADV)

DESADV prenaša podatke od dobavitelja do stranke. To sporočilo EDIFACT vključuje informacije o materialih in delih, ki jih je treba dostaviti. Običajno se sporočilo pošlje pred dejansko dobavo, da lahko stranka bolje načrtuje svoje postopke prevzema in proizvodnje. Ta oblika sporočila se pogosto uporablja kot del postopka

Prevzemnica (RECADV)

S sporočilom RECADV stranka potrdi prevzem blaga. To je še posebej uporabno v postopkih, v katerih dobavitelj izda račun.

Račun (INVOIC)

INVOIC je sporočilo, ki se uporablja za izmenjavo informacij o računih med strankami in dobavitelji. Pri izdelkih široke potrošnje (maloprodaja) ga pogosto spremlja elektronski podpis. V avtomobilski industriji pa je razširjena možnost samofakturiranja (izdaja računov s strani kupca v imenu dobavitelja).

Razširjeni postopki – napoved dostave, navodilo za prevoz, sporočilo o poslovnem sporu idr.

Napoved dostave (DELFOR)

DELFOR se pogosto uporablja v avtomobilski industriji za načrtovanje dobavnih rokov, pakiranja in količin.

Navodilo za odpremo (INSDES)

INSDES se uporablja za dajanje navodil logističnim partnerjem ali dobaviteljem, da obvestijo prejemnika o prevzemu ali dostavi naročenega blaga. Uporablja se tudi za sporočanje poslovnim partnerjem, naj dostavijo naročeno blago.

Navodilo za prevoz (IFTMIN)

IFTMIN obvesti špediterja o naročilu prevoza in s tem povezanih podrobnostih, kot so dogovorjeni dobavni pogoji.

Odgovor na naročilo (ORDRSP)

ORDRSP potrdi naročilo in obvesti kupca, katere postavke bodo dobavljene oziroma v kakšnih količinah bo naročeno odpremljeno.

Sprememba naročila (ORDCHG)

ORDCHG se pošlje, kadar želi kupec naročilo spremeniti.

Poročilo o zalogah (INVRPT)

INVRPT obvešča dobavitelja o trenutni ravni zalog in pomaga pri njihovem načrtovanju. Poročilo vsebuje informacije o stanju zalog posameznih izdelkov na določenih lokacijah ter podatke o količinah prodanega ali na novo prejetega blaga.

Poročilo o prodaji (SLSRPT)

SLSRPT vsebuje podatke o prodaji v določenem obdobju na različnih lokacijah in ga prodajalec pogosto pošlilja svojim dobaviteljem. SLSRPT lahko pripravi tudi koordinator prodaje ali distribucijski center in ga pošlje neposredno proizvajalcem ali zunanjim dobaviteljem.

Obvestilo o vračilu blaga (RETANN)

RETANN obvesti dobavitelja o vračilu blaga, na primer zaradi napak ali nepravilne dobave.

Obvestilo o nakazilu (REMADV)

REMADV obvesti dobavitelja o predvidenem ali izvršenem plačilu, kar olajša finančno načrtovanje in načrtovanje likvidnosti.

Sporočilo o poslovnem sporu (COMDIS)

COMDIS označuje neskladja med računom in dejansko dobavljenim blagom. O neskladju običajno poroča kupec in obvesti dobavitelja, da je s sporočilom INVOIC nekaj narobe (napačna cena, napačna identifikacija blaga, nedostavljeno ali nepravilno dostavljeno blago itd.) Sporočilo COMDIS vsebuje podroben opis dobavljenega blaga ali opravljenih storitev.

Večkratno plačilo (PAYMUL)

PAYMUL se uporablja za hkratno naročilo več plačil, na primer različnim prejemnikom.

Večkratno nakazilo (CREMUL)

CREMUL obvesti dobavitelja o zneskih, knjiženih v dobro. Sporočilo se lahko uporablja za samodejno uskladitev neporavnanih saldov v sistemu terjatev z uporabo plačnikovih informacij.

Napaka v aplikaciji in potrditev (APERAK)

APERAK obvesti pošiljatelja, da je naslovnik prejel sporočilo. Uporablja se lahko tudi za izdelavo seznama napak, ki so se pojavile med obdelavo v aplikaciji.

Kontrolno sporočilo (CONTRL)

CONTRL potrdi prejem sporočila in navede, ali je bilo sporočilo pravilno obdelano. Sprejme ali zavrne prejeto izmenjavo v EDI-ju ali ustvari sporočilo s seznamom napak v strukturi.

Standardi EDI v dobi digitalizacije

Poleg teh formatov obstajajo še številni drugi standardizirani formati sporočil. UN/EDIFACT UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport), kot se uradno imenuje, namreč zdaj vključuje več kot 200 različnih vrst sporočil, ki se uporabljajo v različnih panogah. V nekaterih sektorjih, kot je avtomobilska industrija, se uporabljajo dodatni specializirani standardi, na primer Odette v Evropi ali VDA v nemški avtomobilski industriji.

Zaradi vse večje digitalizacije z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI) se je pojavilo več oblik sporočil, specifičnih za posamezno panogo – na primer v finančni industriji ali javnem sektorju. Zakonske zahteve za elektronsko izdajanje računov so spodbudile razvoj dodatnih formatov. Dober primer je Peppol, ki se uporablja zlasti v javnem sektorju kot omrežje za varen in standardiziran prenos dokumentov, kot so elektronski računi.

Morda vas bo zanimalo tudi to.