Koliko veste o EDI-ju?

Na srečo možnosti uporabe elektronske izmenjave podatkov (EDI) niso omejene na določene panoge ali velikosti podjetij. Skoraj vsako podjetje jo lahko uporabi za optimizacijo svoje digitalne dobavne verige, čeprav bodo uporabniki EDI verjetno na začetku naleteli na izraze, ki zahtevajo nekaj razlage. V tem prispevku bi se rad osredotočil na tiste tehnične izraze, ki so zelo pomembni v povezavi z nacionalno ali globalno dobavno verigo.

Obstaja kar nekaj dejavnikov, ki lahko pomembno motijo globalne dobavne verige v posameznih panogah ali njihovih delih. Glede na to bi moralo vsako podjetje nenehno preizkušati lastno dobavno verigo in se spraševati: kaj storiti, da bo pretok blaga, dokumentov in informacij čim bolj tekoč ter ali ga je potrebno celo optimizirati? Ključni dejavnik uspeha pri tem je elektronska izmenjava podatkov (EDI). O dobavnih verigah krožijo številni strokovni izrazi, ki jasno kažejo, da postaja medpanožno razmišljanje v poslovnem svetu vse pomembnejše.

1. Elektronska izmenjava podatkov (EDI) v globalnih dobavnih verigah

Da je EDI globalno uveljavljena tehnologija, je mogoče sklepati že iz mednarodno uporabljenega angleškega izraza za elektronsko izmenjavo podatkov. Elektronska izmenjava podatkov (EDI) je nastala v šestdesetih letih prejšnjega stoletja. Po hitri širitvi v druge panoge in stalnem tehnološkem razvoju je EDI zdaj poznan in se uporablja po vsem svetu. Podjetja vseh velikosti, od malih družinskih podjetij do globalnih korporacij, si med seboj samodejno izmenjujejo poslovne dokumente v strukturirani - in zato strojno berljivi - obliki: proizvajalci blaga s trgovci na drobno, proizvajalci blaga s svojimi dobavitelji, ti dobavitelji s svojimi poddobavitelji, poddobavitelji pa po možnosti tudi s svojimi dobavitelji surovin. EDI tudi ni rezerviran za nobeno posamezno panogo. Področja uporabe segajo od maloprodajne dobavne verige, avtomobilske proizvodnje, zdravstvene dejavnosti, do gostinstva, finančnega sektorja, logistike in komunikacije z javnimi organi.

2. Procesi Order2Cash (O2C) in Purchase2Pay (P2P) v dobavni verigi

Na ravni podjetja imata v povezavi z dobavno verigo dva tehnična izraza pomembno vlogo: Procesa Order2Cash in Purchase2Pay. Ker sta v vsako poslovno transakcijo običajno vključena dva poslovna partnerja, od katerih eden nastopa kot naročnik, drugi pa kot izvajalec, je od posameznega vidika odvisno, kateri izraz je ustrezen. V idealnem primeru bi izvajalec moral digitalizirati celoten proces od prejema naročila do plačila - "Order2Cash" in sicer tako, da poveže svoj informacijski sistem z informacijskim sistemom poslovnega partnerja - naročnika. Posledično se nato vsa naročila sprejemajo, dobavnice in računi pa pošiljajo samo elektronsko. Da pa bi vse delovalo optimalno, mora naročnik, s pomočjo EDI, digitalizirati tudi svoje postopke nabave od oddaje naročila do plačila računa - "Purchase2Pay".

3. Vendor Managed Inventory (VMI) pospeši dobavno verigo

Tehnični izraz, ki postaja vse bolj pomemben v povezavi z optimizacijo dobavne verige je Vendor Managed Inventory (VMI), znan tudi kot Continuous Replenishment Program (CRP). Pri tej posebni obliki upravljanja dobavne verige dobavitelji vsakodnevno prejemajo informacije o zalogah blaga od trgovcev na drobno in na tej podlagi oblikujejo tudi naročila. Na ta način dobavitelji ali proizvajalci blaga dejansko prevzamejo proces skladiščenja za svoje kupce in poskrbijo, da ne pride do prevelike ali premajhne zaloge. Primer uporabe je v maloprodaji, kjer je omogočena stalna založenost polic s standardnimi izdelki, ali lekarne, kjer se zagotavlja stalno razpoložljivost zdravil. VMI sistem pa je odličen sistem tudi za zagotavljanje stalne oskrbe proizvajalcev s surovinami, ki želijo zagotoviti nemoteno dobavo blaga široke potrošnje. V tehničnem žargonu se uporablja tudi okrajšava FMCG (Fast Moving Consumer Goods).

4. CPFR light vključuje celo napovedi pri upravljanju dostave

Nobenega dvoma ni, da so tehnične možnosti CRP in VMI že zdaj impresivne. Vendar pa se zdi, da je skupno načrtovanje, napovedovanje in obnavljanje zalog »Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment” (CPFR) še bolj futuristično. Čeprav je futurističen morda napačen izraz, saj ta premalo izkoriščena možnost že obstaja. V nasprotju s CRP in VMI CPFR ne primerja podatkov o zalogah le z dobaviteljevimi, temveč pripravlja tudi napovedi in izračune za prihodnost. Z izmenjavo napovedi povpraševanja in naročil lahko proizvajalec ali dobavitelj svoje poslovne partnerje še natančneje oskrbuje z dejansko potrebnimi količinami blaga. S tem se ne le ohranjajo izjemno nizki stroški skladiščenja, temveč se lahko prihrani na tone blaga pred pokvarjenjem. Kar pa je koristno za vse deležnike.

5. EDIFACT in drugi kot skupni standardi

Da bi podjetja lahko elektronsko izmenjevala poslovne dokumente, se morajo najprej dogovoriti za uporabo skupnega standarda. Najbolj razširjen format vmesnika, ki se uporablja na mednarodni ravni in po vsej Evropi ter v vseh panogah, se imenuje EDIFACT. Poleg tako imenovanih podsklopov (formatov, ki izhajajo iz EDIFACT standarda) obstajajo tudi številni standardi, specifični za posamezno panogo: v Severni Ameriki se na primer pogosto uporablja ANSI X.12. V Nemčiji se pogosto uporablja standard nemškega združenja avtomobilske industrije (VDA), poleg standarda VDA pa se v Evropi razmeroma pogosto uporablja tudi standard ODETTE. Manjši dobavitelj, ki na primer oskrbuje veliko korporacijo, se običajno ravna po njenih specifikacijah. To je običajna praksa v skoraj vseh panogah, ki se je v praksi izkazala za zelo uspešno.

6. Črtne kode za nemoten pretok blaga

Različne identifikacijske številke in črtne kode so prav tako prevzele nepogrešljivo vlogo v nacionalnih in globalnih dobavnih verigah. Te niso pritrjene le na same izdelke, temveč tudi na večje prevozne enote. Na paletah ali transportnih škatlah se v mednarodnem prevozu blaga običajno uporabljajo serijske kode za transportne zabojnike - znane tudi kot "številke transportnih enot" (SSCN). Za označevanje posameznih izdelkov se uporablja globalna trgovinska številka izdelka (GTIN), ki jo poznavalci verjetno poznajo tudi pod nekdanjim imenom »koda EAN«. Če imate v zvezi s tem kakršna koli vprašanja, se je najbolje obrniti na lokalno GS1 organizacijo. Pozorni potrošniki verjetno poznajo tudi številke GTIN, saj so jih morda videli na samopostrežnih blagajnah v trgovinah z živili. Navsezadnje digitalizacija dobavne verige ni tako zapletena, kot morda nakazujejo nekateri tehnični izrazi.