Izkušnje kažejo, da ko podjetje enkrat preide na elektronsko izmenjavo podatkov (EDI), si skoraj nihče več ne želi delati na stari način. Toda pred prehodom je treba dobiti odgovore na nekaj pomembnih vprašanj: Kaj lahko pričakujem? Ali sem sploh pripravljen na EDI? Navsezadnje je vsaka novost povezana z določeno mero negotovosti. A bodite brez skrbi! S temeljito pripravo boste v odličnem položaju za začetek dela na novi način. Po branju tega članka boste morda odštevali dneve do prehoda na EDI.
Na katere zaposlene bo prehod na EDI vplival?
Morda je še vedno nekaj pisarniških delavcev, ki uživajo v tem, da so obkroženi s kupi papirnih dokumentov, a je to prej izjema kot pravilo. Še vedno pa se morate pred prehodom s papirnih naročil, dobavnic ali računov na elektronsko izmenjavo podatkov (EDI) o svojih načrtih in pripravljalnih delih pogovoriti z vsemi vpletenimi zaposlenimi. Odvisno od velikosti in organizacijske strukture vašega podjetja so to lahko zaposleni v naslednjih oddelkih:
- Računovodstvo
- Oddelek za informacijske tehnologije (IT)
- Oddelek za upravljanje dobavne verige
- Oddelek za nabavo
- Prodaja
Kateri so razlogi za prehod na EDI?
V praksi se pogosto omenjajo naslednji razlogi:
- Lastna pobuda podjetja, da bi digitalizacijo dvignili na višjo raven;
- Poslovni partnerji, ki zahtevajo uporabo EDI-ja;
- Razlogi, povezani z učinkovitostjo, npr. izboljšanje odnosov s poslovnimi partnerji, izogibanje ročnemu vnašanju podatkov in napakam, prihranek denarja, celovit digitalni koncept itd.
Če je bila pobuda za prehod na EDI vaša, morate ugotoviti, kako veliko je vaše mesečno število dokumentov in koliko vaših poslovnih partnerjev že uporablja EDI. Navsezadnje EDI nikoli ni enosmerna ulica. Če vas je za uporabo EDI-ja zaprosil poslovni partner, ga morate pozvati, da vam predloži specifikacije. V podjetju EDITEL pogosto poznamo potrebe obstoječih strank, ki uporabljajo EDI. V tem primeru se za več informacij obrnite na naše strokovnjake.
Kaj bo EDITEL še uredil vnaprej?
V zgodnjih fazah postopka vam bomo z mojo ekipo zastavili nekaj vprašanj in vam pomagali urediti nekatere pomembne podrobnosti. Običajno poskrbimo za naslednje zadeve:
- S katerimi poslovnimi partnerji želite izmenjevati podatke?
- Katere dokumente (naročila, dobavnice, račune) želite izmenjevati in ali se bo to v bližnji prihodnosti spremenilo?
- Ali potrebujete tudi dokumente, kot so predračuni, stornirani računi ali obvestila o bremenitvi (zmanjšanje skupnega zneska računa s strani dolžnika zaradi napak)?
- Ali ima podjetje lastno strokovno znanje o EDI-ju?
- Ali bi vam ustrezala preprosta rešitev EDI prek spletnega portala ali pa je zaradi velikega števila dokumentov boljša integrirana rešitev.
- Kateri oddelki stranke so vključeni?
- Ali obstajajo kakšne organizacijske ali tehnične ovire za uvedbo EDI-ja?
Kakšne so tehnične zahteve za uporabo EDI-ja?
- Potrebovali boste sistem ERP,
- ustrezne vmesnike,
- celovite matične podatke (podatke o naslovih, tarife za posamezne stranke, številke GTIN za nedvoumno identifikacijo vaših izdelkov GLN za nedvoumno identifikacijo vaših poslovnih partnerjev itd.),
- komunikacijsko povezavo s podatkovnim vozliščem eXite in
- arhivski sistem, ki zagotavlja celovitost arhiviranega gradiva, tj. ne dovoljuje naknadnih posegov v arhivirane dokumente.
Neustrezne ali nepopolne vmesnike je običajno mogoče enostavno nadgraditi. Za komunikacijsko povezavo je na voljo več različnih možnosti. In ni vam treba skrbeti, kako zagotoviti arhivski sistem, ki ne dovoljuje naknadnih posegov v arhivirane dokumente, saj lahko za to zagotovimo pomoč po meri.
Kakšen je organizacijski in tehnični načrt?
- Analiza vmesnikov ali specifikacij vmesnikov poslovnih partnerjev.
- Ustvaritev/programiranje vmesnikov za pretvorbo (iz oblike partnerja A v obliko partnerja B).
- Skrb za tekoče delovanje:
- vzpostavitev poštnega predala EDI, uporabniškega imena, GLN (globalna lokacijska številka) in podatkov za prijavo v sistem eXite
- Komunikacijska povezava s podatkovnim vozliščem eXite
- Validacija/preverjanje podatkov
- Spremljanje (odpravljanje težav, preverjanje verodostojnosti itd.
- Različna testiranja z več ponovitvami med vami in podjetjem EDITEL
- Zelena luč za delovanje v živo z EDI-partnerji
Prehod na EDI: kaj se zgodi v testni fazi?
Za EDI je ključnega pomena popolnost. Zato testna faza običajno poteka sočasno s predhodno obliko izmenjave podatkov. To pomeni, da račune v papirni obliki ali v obliki dokumentov PDF izmenjujete kot prej, hkrati pa izmenjava podatkov poteka tudi prek sistema za EDI. Ko bo vse delovalo brezhibno, bodo papirni dokumenti opuščeni, računi v sistemu za EDI pa bodo pravno priznani tudi za davčne namene.
Ob koncu tega procesa boste vi in vaša ekipa tudi uradno postali del rastoče mednarodne skupnosti uporabnikov EDI-ja. Več kot 20.000 podjetij po vsem svetu si dnevno izmenjuje dokumente prek podatkovnega vozlišča eXite podjetja EDITEL in to število se vsak dan povečuje.
Če smo vzbudili vaše zanimanje in bi radi vstopili v svet EDI-ja, vam z ekipo z veseljem pomagamo.
