Prehod s spletnega EDI-ja na integrirano rešitev

Uspešni poslovneži in izkušeni vodstveni delavci so se gotovo že soočali z naslednjo težavo: ko vaše podjetje raste, morate nenehno dodajati nove vire, hkrati pa profesionalizirati svoje procese. Morda ste naredili prvi korak k elektronski obdelavi naročil ali računov, vendar se sprašujete, katera je idealna trenutna točka za popolno avtomatizacijo vseh procesov. Čeprav je spletni EDI odlična začetna rešitev za mala in srednje velika podjetja za polavtomatsko obdelavo naročil, računov ali dobavnic ter njihovo izmenjavo s strankami, je treba na neki točki stvari dvigniti na naslednjo raven. V tem prispevku na blogu o EDI-ju boste našli odgovore na številna vprašanja v zvezi z razširitvijo vašega EDI-repertoarja.

Kakšna je razlika med spletnim EDI-jem in integriranimi rešitvami za EDI?

Elektronska izmenjava podatkov (EDI) prek spletnega portala je lahko preprost prvi korak v svet EDI-ja. Vendar je s povečanjem števila poslovnih partnerjev ali števila dokumentov običajno smiselno preiti na integrirano rešitev. Čeprav je do spletnega EDI-ja mogoče dostopati s katerega koli računalnika z dostopom do spleta, nima integrirane povezave s sistemom ERP. Takšna povezava pa je predpogoj za samodejno obdelavo vseh postopkov načrtovanja virov neposredno v sistemu ERP z uporabo enotnega vmesnika za uvoz/izvoz za vse poslovne partnerje. Pri ravnanju z različnimi oblikami podatkov in komunikacijskimi kanali vam lahko pomagajo strokovnjaki.

Ali obstajajo različne možnosti izvedbe?

Glede na informacijsko-tehnološko infrastrukturo vašega podjetja sta na voljo dve možnosti izvedbe: notranja rešitev ali upravljana storitev za EDI (znana tudi kot »EDI v oblaku«). Pri drugi možnosti ponudniki storitev za EDI ponujajo »celovit paket« , ki vključuje vse operativne procese, povezovanje novih partnerjev, redne posodobitve in podporo strankam. V podjetju EDITEL verjamemo tudi v to, da se vaši podatki obdelujejo v Avstriji, kar je dobro za lokalno gospodarstvo.

Ali je obseg prodaje pravi kazalnik za razmislek o nadgradnji EDI-ja?

Do neke mere je povečevanje obsega prodaje znak, da je treba pregledati obstoječe vire za EDI in jih po potrebi nadgraditi. Navsezadnje večja prodaja običajno pomeni več računov in drugih poslovnih dokumentov. Drugo pomembno merilo za odločanje pa je število poslovnih partnerjev, s katerimi bi se podjetje želelo povezati prek EDI-ja.

Ali naj bo odločilni dejavnik število strank?

Več ko imate poslovnih partnerjev, večja je običajno potreba vaših strank po EDI-ju. Včasih je odločilno merilo količina dokumentov. Medtem ko obdelava dveh naročil na teden ni velik izziv, se to bistveno spremeni, če se število poveča na dvajset, in v tem primeru je morda dobro razmisliti o neposredni povezavi EDI-ja prek sistema ERP. In navsezadnje gre tudi za vprašanje, ali podjetje v letu 2021 še vedno želi ročno beležiti podatke, čeprav obstajajo stroškovno učinkovite alternative.

Kakšna količina dokumentov bi zahtevala posodobitev sistema?

Ni določene številke. Če bi na primer s 50 računov na mesec, ki jih izmenjujete z različnimi poslovnimi partnerji, nenadoma prešli na 500, bi bil to jasen znak, da je smiselno preiti na popolnoma integrirano možnost. Na splošno je v času vse večje digitalizacije mogoče domnevati, da bodo stranke vse bolj pričakovale uporabo EDI-ja. Na naložbo v izboljšano rešitev za EDI lahko gledate kot na naložbo v prihodnost, za katero lahko pričakujete, da se vam bo naložba kmalu povrnila, saj izboljšani sistem za EDI zahteva manj človeških virov, hkrati pa povečuje kakovost in preprečuje napake.

Koliko bom prihranil s celovitim sistemom za EDI?

Ne pozabite: za vaše poslovne partnerje običajno ni razlike, ali podatke za dobavnico ali račun vnašate ročno prek spletnega portala ali pa so podatki poslani neposredno iz sistema ERP. To je predvideno že v zasnovi. Pomembna sta kakovost podatkov in nemoten potek dela. Pri uporabi spletnega portala za EDI je treba nekatere podatke vnašati ročno, pri integriranih rešitvah za EDI pa to ni potrebno. S tem se sprostijo viri, ki so še posebej dragoceni za rastoča podjetja, saj se lahko namesto na vnašanje podatkov osredotočajo na svojo osnovno dejavnost.

Koliko stane zamenjava?

Pri integriranih rešitvah bodo nastali stroški za začetno izvedbo. Izkušnje kažejo, da se ti stroški običajno hitro povrnejo. Kolikor nam je znano, še nobena od naših strank ni obžalovala prehoda na integrirano rešitev.

Ne oklevajte, obrnite se name ali na moje sodelavce za posvet in pripravo ponudbe za rešitev, ki bo ustrezala vašim potrebam. Za pošiljanje povpraševanja uporabite kontaktni obrazec na desni strani ali nas preprosto pokličite.