Ste kdaj na spletu iskali standarde za EDI? Če ste, ste verjetno naleteli na izraze, kot so EDIFACT, EANCOM, ODETTE in GS1 XML. Po branju razlag ste se morda še vedno spraševali, kaj ti izrazi pravzaprav pomenijo. Brez skrbi, stvari v resnici niso tako zapletene, kot se zdijo.
Standarde za EDI si predstavljajte kot jezike, ki jih uporabljajo sistemi ERP v podjetjih, ki pri komuniciranju s svetom uporabljajo elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). Naj bom vaš osebni »tolmač« na tem »jezikovnem potovanju po EDI-ju«, na katerem boste odkrili velike prednosti, ki jih lahko EDI prinese vašemu podjetju.
1. Priprave na potovanje: kratek zgodovinski pregled
Mednarodni uspeh sistema EDIFACT se je začel že leta 1987. Takrat je sama Organizacija združenih narodov (OZN) objavila ta večpanožni standard ISO, ki ga od takrat lahko brezplačno uporabljajo vsa podjetja na svetu. Že sredi devetdesetih let je bilo na voljo več kot sto vrst sporočil. Danes jih je na voljo kar 198. A včasih je manj več.
2. Največje možno zmanjšanje: rojen je EANCOM
V jeziku EDI se "sporočilo" med drugim lahko nanaša na naročila (ORDERS), dobavnice (DESADV) ali račune (INVOIC). Ti izrazi so vedno okrajšani s šestimi črkami, ki izhajajo iz angleških poimenovanj. Mimogrede, zgoraj navedeni primeri sporočil so tudi najpogosteje rabljeni. Obstajajo tudi vrste sporočil EDIFACT, ki se v praksi redko uporabljajo.
Globalna skupnost GS1 je pomagala izboljšati praktičnost sistema EDIFACT in ga naredila bolj uporabniku prijaznega. Konec osemdesetih let je zmanjšala število vrst sporočil na 49 in na podlagi tega oblikovala nov standard, imenovan EANCOM, kar je poklon nekdanjemu imenu podjetja GS1, EAN Austria (EAN + Communication). Poslovni partnerji si takšna sporočila nenehno izmenjujejo prek EDITEL-ove platforme eXite.
A EANCOM je le eden od številnih standardov, ki so danes na voljo po vsem svetu. Nacionalne in mednarodne mreže GS1 si prizadevajo, da bi ta standard dvignile na višjo raven.
3. Osebni potovalni dokumenti: prodajalec ima informacije o standardu
Predpostavimo, da ste mali ali srednje veliki proizvajalec izdelkov ali drugega blaga za široko potrošnjo in bi radi postali dobavitelj velikega trgovca na drobno oziroma maloprodajnega podjetja. V praksi bo podjetje od vas zahtevalo, da z njim elektronsko izmenjujete poslovne dokumente, kot so naročila, dobavnice in računi, v posebnem standardu za EDI, kot so EDIFACT, EANCOM ali GS1 XML. Običajno je to isti »jezik«, kot ga določeno trgovsko podjetje uporablja tudi za komunikacijo z drugimi poslovnimi partnerji.
V večini primerov trgovci na drobno zagotovijo še podrobnejše specifikacije standarda. Recimo, da trgovec na drobno imenuje standard »ECR EANCOM Avstrija, različica XY«. Povsem razumljivo je, da najprej večina dobaviteljev ne bo zares vedela, kaj ti izrazi pomenijo, saj se z njimi niso še nikoli srečali. To je razlog, zakaj se številna podjetja pozneje obrnejo name ali na moje kolege pri podjetju EDITEL. Tudi trgovci na drobno včasih sami priporočajo, da njihovi dobavitelji stopijo v stik z nami. Ta odločitev za »postanek« je odlična, saj kot partner več kot 20.000 podjetij vemo veliko o tem, kaj zahtevajo posamezna (maloprodajna) podjetja. Nato proizvajalcem zastavimo zelo pomembno vprašanje.
4. Pregled pred vzletom: kateri sistem ERP uporabljate?
Za elektronsko izmenjavo podatkov z drugimi podjetji je predpogoj sistem ERP (načrtovanje virov podjetja). Zato je pomembno vprašanje, kateri sistem ERP uporabljate. Pravzaprav obstaja veliko več možnosti, kot si morda mislite: od sistemov SAP, Oracle, SAGE, Microsoft Dynamics, BMD, Myfactory pa vse do Odoo, če jih naštejemo le nekaj. Za EDI so potrebne tudi nekatere funkcije, kot sta vmesnika za uvoz in izvoz.
Preko vmesnikov, se podatki izvažajo iz proizvajalčevega sistema ERP in s pomočjo tako imenovanega programskega pretvornika spremenijo v »jezik EDI«, ki ga uporablja trgovinski partner. Prek virtualnega podatkovnega vozlišča se nato vsi podatki prek spletne povezave posredujejo proizvajalčevim vmesnikom. Ko podatki prispejo do trgovca na drobno, se ponovno pretvorijo, da se prek vmesnikov uvozijo v ERP trgovca na drobno. Zaradi standardiziranih vnosnih polj bodo trgovci na drobno prejeli točno tiste informacije, ki jih potrebujejo. Celotni postopek traja le nekaj sekund in pri tem niso potrebni posebni »slovarji« za njihovo pretvorbo.
5. Odhod: ustrezna prevozna sredstva in širok doseg
Za prenos podatkov v želenem »jeziku« standarda za EDI se uporablja zgoraj omenjeno podatkovno vozlišče. To podatkovno vozlišče se imenuje eXite. Ker ne gre za naključne podatke, temveč za časovno in operativno zelo pomembne informacije, so za eXite nujne največja možna razpoložljivost, zanesljivost in varnost. Za mnoga podjetja je pomembno vprašanje mednarodni doseg. Prenosni medij je običajno splet.
6. Izogibanje kulturnemu šoku: druge panoge, druge specifikacije
Da bi se bolje odzivali na potrebe posameznih panog, so se sčasoma razvile tako imenovane podskupine, ki temeljijo na standardu EDIFACT. Tako sta ODETTE in VDA za avtomobilsko industrijo to, kar je EDITEX za tekstilno industrijo standard EDI EANCOM pa za industrijo blaga za široko potrošnjo. Vsi delujejo po enakem načelu: kupci bodo svoje dobavitelje obvestili, kateri »jezik« uporabljajo, in v njem bo potekala medsebojna komunikacija. Naš nasvet je naslednji: zelo priporočljivo je, da si dobavitelji elektronsko izmenjujejo poslovne dokumente tudi s svojimi preddobavitelji , kar se ne počne pogosto. Za lažje delo je treba uporabljati enak format podatkov kot za komuniciranje s strankami podjetja.
7. Potujte in se učite: širjenje obzorja o standardih za EDI
Da bi uporabnikom ponudili posodobljene in izboljšane standarde za EDI, se redno srečujejo delovne skupine ECR ki vključujejo predstavnike vseh glavnih zainteresiranih strani. To so med drugim trgovci na drobno, proizvajalci potrošniškega blaga in ponudniki logističnih storitev. Te delovne skupine razpravljajo o tem, katere informacije je treba vključiti v sporočilo o naročilu in kateri podatki se partnerjem zdijo bistveni.
Kako dobro deluje to iskanje skupnega »jezika«, kaže naslednji primer: več kot 60 držav uporablja elektronsko izmenjavo podatkov, ki temelji na standardih GS1 EDI. Prednost za uporabnike je, da se jim ni treba učiti zapletenih tehničnih izrazov ali celo besedišča. Namesto tega tehnični postopek zaupajo ponudniku storitev za EDI . Vendar je vedno pomembno, da se seznanite z ozadjem . Tako boste lahko bolje razumeli te »jezike« in naredili prve korake k vzpostavitvi EDI-povezave.
Vas je to spodbudilo, da se takoj naučite novega jezika – EDI? In ali bi ga nato želeli uporabljati? Kliknite tukaj za informacije o prvih korakih k EDI-ju ali pa se obrnite na nas.
