Morda vam je znana naslednja situacija: vi ali eden od vaših zaposlenih zjutraj pohitite v pisarno, vklopite računalnik, izdate račun za računom, jih natisnete, spravite v kuverte in zvečer celo odnesete na pošto.
To je še vedno standardni postopek v številnih podjetjih, tudi v digitalni dobi. Toda koronavirus je postopke, ki temeljijo na papirju, obrnil na glavo. Medtem ko zaposleni delajo od doma, pomembni papirni dokumenti in druge stvari, ki jih potrebujejo pri svojem delu, ostajajo v njihovih pisarnah. In to je le eden od številnih izzivov na poti do brezpapirne pisarne. Preberite ta članek in se seznanite z nekaj ustvarjalnimi idejami, za katere se je izkazalo, da navsezadnje niso bile tako genialne, ter z možnostmi, ki obstajajo zlasti za majhna podjetja, da bi se rešila svojih procesov, obremenjenih z velikimi količinami papirne dokumentacije.
Pred katere izzive je pandemija kovida-19 postavila delovne procese, npr. v računovodstvu?
Za mnoge pisarniške delavce je bila največji izziv zagotovo nenadna sprememba. Osebno sem videl, kako so prijatelji in družinski člani poskušali najti nove pristope za obvladovanje te situacije. Na primer: medtem ko so vsi zaposleni v nekem podjetju delali od doma, je eden od njih odšel v pisarno, odprl vso pošto, skeniral račune in jih nato po elektronski pošti poslal sodelavcem v računovodstvu. Izkazalo se je, da brez predhodne dodelitve na račun ta postopek ni bil niti približno tako koristen, kot je bilo načrtovano, zato so ga hitro opustili. Do večjega zapleta je prišlo v drugem podjetju, ki ga poznam. Zaposleni je od vseh dobaviteljev zahteval, naj račune pošiljajo na njegov domači naslov. Kmalu so mu na dom dostavljali skoraj tone živil, ker so ti poslovni partnerji mislili, da se ni spremenil le naslov za izstavljanje računov, temveč tudi naslov za dostavo. Če bi ta podjetja uporabljala elektronsko izmenjavo podatkov (EDI), se to ne bi nikoli zgodilo.
Katere poslovne dokumente je že mogoče izmenjevati digitalno?
Računi INVOIC so le nekateri od številnih dokumentov, ki jih je mogoče digitalizirati. Številni uporabniki EDI-ja so se odločili, da bodo avtomatizirali celotni t. i. proces od naročila do plačila, ki obsega vse od oddaje naročila pa do obvestil o nakazilu. To med drugim vključuje tudi odgovore na naročila ORDRSP in dobavnice DESADV. Na splošno je mogoče digitalizirati vse poslovne dokumente, tudi matične podatke PRICAT – katalog/cenik blaga in storitev.
Koliko denarja lahko prihranimo z brezpapirno pisarno?
Možnosti prihranka so odvisne od količine dokumentov, velikosti podjetja, notranje strukture stroškov in številnih drugih dejavnikov. Izračuni, opravljeni za analize na avstrijskem trgu, npr. za podjetje Billentis, kažejo, da bodo izdajatelji e-računov v primerjavi s papirnimi računi prihranili skupaj 6,60 EUR na račun ali približno 60 % stroškov. Podobni prihranki so možni tudi za prejemnike računov. In kar je še pomembneje, potencial prihrankov presega račune, saj je mogoče izboljšati tudi vse druge korake poslovnega procesa.
Kako ta postopek poteka v praksi, če podjetje podatkov še ne izmenjuje elektronsko?
Končni cilj je povezovanje podjetja z drugimi, tako da lahko med seboj komunicirajo v digitalni obliki. Prvi korak bo poslovni sporazum med podjetji. Tukaj je primer iz resničnega življenja: predpostavimo, da proizvodno podjetje dobavlja določeno količino blaga trgovcu na drobno. Ti podjetji si bosta najprej izmenjali matične podatke in jih redno posodabljali. Gre za informacije, povezane z izdelki, npr. številke izdelkov (GTIN/EAN), teže, označevanje, informacije o hranilni vrednosti in še veliko več. Vsakič, ko trgovec na drobno odda naročilo, bodo vključeni tudi podatki o gibanju blaga. Podjetja se lahko še vedno odločijo za izmenjavo teh podatkov na papirju, kot so to počela pred 40 leti. Vendar to ni več nujno, saj obstaja možnost ustvarjanja vmesnikov med sistemi ERP podjetij. Ta elektronski postopek je na voljo tako velikim kot malim podjetjem.
Koliko računov moram izdati, da se bo to splačalo?
Popolnoma avtomatizirana elektronska izmenjava podatkov je običajno smiselna, če poslujete redno in če je količina dokumentov precejšnja. Če izdate le pet računov na mesec, se vam ne splača porabljati denarja za vmesnike. Upoštevati je treba razmerje med koristmi in stroški. Dobra novica: je, da obstajajo odlične rešitve, ki podjetjem skoraj vseh velikosti omogočajo, da izkoristijo digitalizacijo. Ključni element bo pripravljenost za uvedbo sprememb na vodstveni ravni. Navsezadnje v današnjih časih preprosto ne morete delati tako, kot ste delali v starih časih.
