Vse, kar morate vedeti o spletnem EDI-ju za MSP

Ali ste slišali za spletno rešitev za EDI in se spraševali, ali bi bila to dobra izbira za vaše podjetje? Morda vam je eden od poslovnih partnerjev priporočil povezavo s spletnim EDI-jem kot odličen prvi korak k EDI-ju za majhna in srednje velika podjetja (MSP)? Kot strokovnjak pri podjetju EDITEL, mednarodnem ponudniku storitev za EDI, se dnevno ukvarjam z vprašanji, povezanimi z elektronsko izmenjavo podatkov poslovnih dokumentov prek spleta (tako imenovani spletni EDI).V nadaljevanju bom podal nekaj koristnih odgovorov ter podrobnejših nasvetov in trikov za MSP. 

Zakaj naj uporabljam spletni EDI?

Recimo, da vaše podjetje prideluje zelenjavo, goji ribe ali predeluje sveže meso in te izdelke dostavlja v trgovine na drobno. In predpostavimo, da naročil še ne prejemate »na sodoben način«, torej elektronsko. V tem primeru trgovine na drobno verjetno oddajajo naročila po elektronski pošti, faksu ali – v zelo nujnih primerih – tudi po telefonu. Te podatke o naročilih obdelujete ročno in jih uporabljate za pripravo dobav. Nato naročila izpolnite, izdate dobavnico in pošljete račun po klasični pošti. Na koncu morate svoje dokumente tudi arhivirati. V ta namen boste izpise naročil, dobavnic, računov, popravkov itd. verjetno shranili v mapo. Celotni postopek je precej naporen in v njem pogosto prihaja do napak.

Kako pravzaprav deluje spletni EDI? Opišite konkretni primer za MSP.

Recimo, da ste vinar, ki dostavlja vino v trgovine na drobno. Sodelujoče trgovine vam lahko prek spletnega EDI-ja pošiljajo digitalna naročila v standardizirani obliki. To poteka neposredno in skoraj v realnem času. Mimogrede, tehnični izraz za elektronska naročila je ORDERS. Ko je naročilo prejeto, boste o tem takoj prejeli obvestilo, nato pa se lahko s svojimi podatki za dostop prijavite na spletni portal ter si ogledate naročilo in želeni datum dostave. Ko boste naročilo izpolnili in pripravili za odpremo, boste s pomočjo portala stranko obvestili o skorajšnji dostavi in samodejno poslali dobavnico (DESADV). Večino podatkov priročno prevzamete iz predhodno prejetega naročila. Nato boste te podatke ter dogovorjene cene in plačilne pogoje uporabili za takojšnjo izdajo računa (INVOIC). In to je vse! Vsi ti koraki so pregledni in jih lahko v celoti spremljate vi in vaše maloprodajne stranke. Na portalu je na voljo tudi zanesljivo elektronsko arhiviranje dokumentov.

ORDERS, DESADV … Ali moram res poznati vse te izraze?

Obstaja le nekaj tehničnih izrazov, s katerimi bi se sčasoma morali seznaniti. Preprosto povedano, sistem temelji na jeziku EDI, ki ga razumejo uporabniki po vsem svetu. Ta jezik se imenuje EDIFACT. Čeprav obstaja več kot 200 vrst sporočil EDIFACT, vendar se jih na spletnih portalih za EDI za mala in srednje velika podjetja pogosto uporablja le nekaj, med njimi ORDERS, DESADV in INVOIC. Če se sprašujete, zakaj na koncu sporočila INVOIC manjka črka »e«, upoštevajte, da so okrajšave za vse vrste sporočil standardizirane in omejene na šest velikih črk. To okrajšavo dopolnjujeta GLN (= globalna lokacijska številka), ki označuje vaše podjetje, in številka EAN (imenovana tudi GTIN ali globalna številka trgovskega artikla) za identifikacijo izdelka. In to je v smislu žargona EDI vse.

Kako se spletni EDI razlikuje od popolnoma integriranih sistemov za EDI?

Ni presenetljivo, da visoko zmogljivi sistemi za EDI za velika podjetja ponujajo številne tehnične možnosti in prednosti. Vendar pa zahtevajo tudi skrbno integracijo v obstoječe sisteme ERP in druge informacijske sisteme. Pogosto pa podjetja z omejeno količino poslovnih dokumentov ugotovijo, da je stroškovno učinkovit EDI prek spletnega portala vse, kar potrebujejo. Tako kot pri spletni elektronski pošti (GMX, Gmail) je za uporabo sistema potrebna spletna povezava, tako da uporabnik potrebuje le računalnik in dostop do spleta. Prav tako ni treba v podjetju uvajati ničesar novega. Izmenjava poslovnih dokumentov se lahko takoj začne. Spletni portal za EDI podjetja EDITEL se imenuje tradeIT. Z njim je mogoče doseči vse večje avstrijske maloprodajne partnerje v njihovem »jeziku«.

Eden od poslovnih partnerjev mojega podjetja želi, da preidem na EDI. Kakšen bi lahko bil razlog za to?

Za velike trgovce na drobno je z vidika učinkovitosti primerno, da čim več njihovih dobaviteljev blaga za široko potrošnjo uporablja EDI-povezavo. Tako lahko vse podatke prejemajo v strukturirani obliki in jih samodejno obdelujejo v svojih informacijskih sistemih. V priznanih korporacijah, kot so SPAR, Billa, Billa Plus, Penny, Metro, maloprodajni člani organizacije Markant in drugi diskontni trgovci, elektronska izmenjava poslovnih dokumentov (EDI) že več let daje odlične rezultate. Poleg tega je ena od številnih prednosti spletnega sistema za EDI ta, da je v njem mogoče opredeliti matične podatke dobaviteljev, trgovcev na drobno in izdelkov. Ti se nato samodejno dodajajo naročilom, dobavnicam in računom. Ali kot bi rekli v žargonu EDI: samodejno se dodajajo dokumentom ORDERS, DESADV, and INVOIC.

Kje lahko dobim strokovno pomoč, če imam vprašanja o elektronski izmenjavi podatkov za mala in srednje velika podjetja?

Če imate kakršna koli vprašanja, vam bomo s kolegi z veseljem pomagali.

Kontaktirajte nas