Zmanjšanje stroškov s prehodom na EDI

Ali ne bi bilo zelo priročno, če vam ne bi bilo treba več izmenjevati vseh naročil, odpremnic in računov s svojimi poslovnimi partnerji po faksu, e-pošti ali celo po pošti, ampak bi se vse odvijalo samodejno prek elektronske izmenjave podatkov (EDI)? Izkušnje so tudi pokazale, da je s tem pomembno manj prostora za napake. Še več koristi pa omogoča avtomatizacija procesov, ki zmanjša delovno obremenitev vaših zaposlenih, da so na razpolago za druge naloge. Tako je nesporno, ob upoštevanju vseh dejavnikov, da lahko EDI pomembno vpliva zmanjšanje stroškov poslovanja.

Staro trgovsko pravilo, ki pravi, da je lažje prihraniti, kot s trdim delom zaslužiti en evro, velja tudi v 2023. Pogosto zastavljeno in zelo legitimno vprašanje na področju elektronske izmenjave podatkov (EDI) je naslednje: koliko lahko podjetje na koncu prihrani s prehodom s papirnatih na e-račune? In koliko evrov bo še dodatno prihranilo, če bo celoten proces Order2Cash preusmerilo na elektronsko izmenjavo podatkov? To pomeni, da bi bil celoten proces v elektronski obliki, od vhodnih naročil do fakturiranja. Ponazorimo si to postopoma, korak za korakom.

Individualni dejavniki

Preden gremo v podrobnosti, si zapomnimo, da bodo konkretni prihranki vedno odvisni od več dejavnikov, vključno z naslednjim: kako je potekala izmenjava poslovnih dokumentov prej (po pošti, faksu, e-pošti itd.)? S koliko partnerji bi radi uporabljali EDI v prihodnosti? Kolikšen je obseg dokumentov na leto? Kakšna tehnična infrastruktura obstaja? Kakšno strokovno znanje in cenovni model ima potencialni ponudnik storitev EDI, ki bi mu lahko zaupali povezavo? To je le nekaj od mnogih vprašanj, ki bi si jih morali zastaviti.

Možnost prihranka že pri računih je velika

Poleg dejavnikov, specifičnih za podjetje, obstajajo mednarodni izračuni in študije. Ti so zelo pronicljivi, ko gre za približen potencial prihrankov. Začnimo najprej z dokumentom, ki je še posebej zanimiv z vidika EDI, in sicer z računom. Pri določanju možnih prihrankov je zelo pomembno, ali prejemate ali pošiljate račune.

Predstavljamo vam Billentisovo analizo možnih prihrankov, povezanih z e-računi:
Primer izračuna:

Potencial prihranka v višini približno 60 odstotkov se sliši zelo privlačno. Še ugodneje pa je, če ste prejemnik računa vi, saj lahko takrat prihranite kar 64 odstotkov, kot prikazuje spodnji prikaz.

Primer izračuna:

Prihranki za vsak Order2Cash proces

S prihranki pri Order2Cash transakcijah se je ukvarjala še ena zanimiva raziskava, ki jo je opravila GS1 organizacija. Čeprav je bila ta študija izvedena pred nekaj leti, ostaja še vedno zelo relevantna. Študija je pokazala, da je mogoče z uporabo standardov EDI GS1 prihraniti skupno skoraj 800 milijonov evrov na leto, če se standard uporablja od postopka naročanja pa vse do fakturiranja (naročilo, potrdilo o prejemu blaga, račun, samodejno ujemanje glavnih podatkov). Če na ta način poenostavimo Order2Cash proces, lahko prihranimo do 51 evrov.

Zmanjšanje obremenitev z digitalizacijo

Če pogledamo širše od računskih modelov, postane očitno, da ima prehod na elektronsko izmenjavo podatkov še eno pomembno prednost. Odvisno od panoge, stroški osebja v večini podjetij predstavljajo zelo pomemben dejavnik. Ker avtomatizacija procesov omogoča dobro usposobljenim zaposlenim, da skrbijo za aktivnosti z višjo dodano vrednostjo, se odpira dodaten potencial za iskanje novih poslovnih priložnosti.

Kot razkriva nedavna študija KPMG z naslovom »Digitalizacija v računovodstvu 2021«, so se številna podjetja in njihovi računovodski oddelki na pandemijo odzvali s pomembnimi koraki v smeri digitalizacije. 61 odstotkov anketiranih podjetij je dejalo, da je COVID-19 spodbudil ali pospešil digitalizacijo na področju računovodstva. Pomemben dejavnik je, da digitalizacija velikokrat ne vpliva le na računovodske oddelke, ampak tudi na številne druge dele podjetja. Če se viri, procesi in področja odgovornosti prerazporedijo ali se na novo opredelijo kot del celostne IT strategije, se nedvoumno pojavijo nove priložnosti v srednje ali dolgoročnem obdobju.

V primeru, da bi se z nami želeli osebno srečati in preveriti možnosti prihrankov, povezanih z EDI v vašem podjetju nas pokličite ali uporabite kontaktno polje (desna stran) za posredovanje vašega povpraševanja.

Kontakt