Spoznajte postopek naročanja, integriran z EDI-jem

Proces naročanja, integriran z EDI-jem, optimizira celoten potek dela, od oddaje naročila do izdaje računa. Ker se podatki o izdelku in stranki avtomatsko sinhronizirajo, izmenjava informacij med trgovinskimi partnerji poteka nemoteno.

Ko je naročilo poslano prek EDITEL-ove integracijske platforme, ga dobavitelj obdela ter preveri razpoložljivost in cene. Naslednji koraki so zbiranje naročil, pošiljanje in sledenje. Postopek zaključujejo elektronski računi in plačila, kar zagotavlja učinkovitost ter skladnost z zakonskimi zahtevami.

Predpogoj: sinhronizacija matičnih podatkov

Sinhronizirani (to pomeni enako strukturirani) podatki so osnova za samodejno izmenjavo pomembnih informacij med sistemi trgovinskih partnerjev. To vključuje:

• Podatke o izdelkih: artikle, opise, oznake, cene, ravni zalog (vse se posodablja);
• Podatke o strankah: informacije, kot so GLN, kontaktni podatki, naslovi za dostavo in ustrezni bančni podatki.

Ko so osnovni podatki sinhronizirani, se začne dejanski postopek naročanja, integriran z EDI-jem:

Korak 1: oddaja naročila

Kupec v svojem sistemu ustvari naročilo z vsemi potrebnimi podatki.

Korak 2: prenos naročila

Takoj ko kupec naročilo potrdi, sistem prek dogovorjenega komunikacijskega kanala prenese informacije na EDITEL-ovo integracijsko platformo. Običajno se ti podatki prenašajo v standardiziranem formatu, kot so EDIFACT, ODETTE ali ANSI.X12, kar omogoča nemoteno komunikacijo med sistemi. Integracijska platforma nato naročilo pretvori v zahtevano standardno obliko.

Korak 3: obdelava naročila

Sistem dobavitelja elektronsko prejme naročilo in samodejno preveri razpoložljivost izdelkov, cene in morebitne popuste.

Korak 4: potrditev in izpolnitev naročila

Kupec samodejno prejme potrditev z vsemi podrobnostmi naročila in predvidenim rokom dostave. V dobaviteljevem skladišču se blago zbere, zapakira in odpošlje na način, ki ga je določil kupec. Kupcu se pošlje dobavnica.

Korak 5: dostava in sledenje

Ko je naročilo odpremljeno, je kupec običajno o tem obveščen.

Korak 6: izdaja računa in plačilo

Elektronski računi se izdajo in pošljejo samodejno. Glede na dogovor z dobaviteljem se plačilo lahko izvede ob naročilu ali ob prejemu blaga. Priporočamo shranjevanje elektronskih računov s pomočjo zaupanja vredne storitve arhiviranja, ki je del portfelja podjetja EDITEL, da se zagotovi skladnost z zakonskimi zahtevami.