Pripravení na budúcnosť s EDI – samozrejme, šetrne k životnému prostrediu!

Podľa nedávnej štúdie spoločnosti Billentis bolo v roku 2019 na celom svete vystavených približne 550 miliárd faktúr, z ktorých len desať percent bolo úplne bezpapierových.

Keď v roku 2020 udrel koronavírus, nastal skutočný rozmach elektronickej výmeny údajov (EDI) v oblasti obchodných dokumentov. Znížená spotreba papiera, ktorá je výsledkom používania EDI, má samozrejme veľmi pozitívny vplyv pre životné prostredie. Postupujúca digitalizácia tak dáva nový zmysel udržateľnému využívaniu zdrojov v oblasti IT. V spoločnosti EDITEL spoločne s našimi partnermi pravidelne uvádzame do praxe iniciatívy, z ktorých zopár predstavíme v tomto článku.

Budúcnosť s EDI znamená koniec so zbytočným plytvaním papiera

Aj malé zmeny môžu mať obrovský dopad. Nižšie opísaná situácia môže niektorým EDI používateľom pripomenúť staré časy, keď si ešte so svojimi obchodnými partnermi vymieňali papierové dokumenty. Manuálne spracovanie dokladov výrazne zvyšuje chybovosť počas celého procesu, ktorý prebieha od prijatia objednávky, cez vytvorenie dodacieho listu až po prijatie platby. V rámci tohto procesu sa tiež plytvá veľkým množstvom papiera. Medzinárodné štúdie ukázali, že pri každom obchodnom prípade, od nákupu až po platbu, možno prechodom na elektronickú výmenu údajov ušetriť až 51 EUR. V konečnom dôsledku má teda budúcnosť s EDI dlhodobý pozitívny vplyv na životné prostredie, a zároveň je aj prínosom pre firemný rozpočet.

Každý článok v reťazci musí konať zodpovedne

V oblasti EDI zvyčajne spolupracuje mnoho subjektov. Okrem podnikov, ktoré si medzi sebou vymieňajú údaje, sem patria aj poskytovatelia EDI služieb a ich technologický partneri. Spoločnosť EDITEL sa už dávno rozhodla spolupracovať len so spoľahlivými partnermi, pre ktorých je spoločenská zodpovednosť rovnako dôležitá ako pre nás.

Naši klienti v konečnom dôsledku chránia životné prostredie:

1. používaním EDI na zefektívnenie bezpapierových obchodných procesov,
2. používaním rôznych IT systémov (dôveryhodné elektronické archívy, fakturačné riešenia, dodávateľské portály atď.), ktoré pomáhajú vyhnúť sa zbytočnej a ekologicky škodlivej tlače faktúr a iných dokumentov, a zároveň zvyšujú spoľahlivosť dodávok.

Zníženie spotreby energie o 70 percent

Klienti spoločnosti EDITEL si vymieňajú obchodné dokumenty prostredníctvom EDI platformy eXite. Potrebné servery a celé produkčné prostredie nie je umiestnené v náhodne vybranom dátovom centre, ale v T-Systems vo Viedni, v sídle našej centrály. EDITEL od svojich partnerov očakáva nielen vynikajúcu kvalitu služieb a vysoké štandardy ochrany údajov, ale aj ochranu životného prostredia. Energetická účinnosť je v tejto oblasti kľúčová. V posledných rokoch spoločnosť T-Systems postupne znižuje spotrebu energie v chladiacich systémoch vo svojich serverovniach tým, že zaviedla recirkulačný chladiaci systém s premenlivou rýchlosťou. Znížením otáčok sa spotreba energie znižuje približne o 70 %. Mierne vyššie teploty v serverovniach šetria ešte viac energie. To je výborné pre životné prostredie - ale máme toho ešte oveľa viac!

Certifikácia podľa normy environmentálneho manažmentu

Náš partner, spoločnosť T-Systems, práve realizuje projekt prestavby (ukončenie je plánované na 1. štvrťrok 2022), počas ktorého sa vymení celý chladiaci systém. Nový modulárny chladiaci systém bude prispôsobený požadovanému výkonu a umožní výrazné zlepšenie v oblasti energetickej účinnosti, výkonu a dostupnosti. Po prestavbe plánuje T-Systems získať certifikát podľa normy EN 50600. Táto európska norma je založená na komplexnom prístupe a definuje špecifikácie pre plánovanie, výstavbu a prevádzku dátových centier. Okrem toho, že v spoločnosti EDITEL očakávame od svojich obchodných partnerov vysokú kvalitu, pravidelne si najímame externé organizácie, ktoré vykonávajú audit našich vlastných procesov.

“Austrian Cloud” značka kvality pre EDITEL

V roku 2020 získala spoločnosť EDITEL značku kvality "Austrian Cloud". Toto ocenenie udeľované Rakúskou obchodnou komorou a spoločnosťou EuroCloud Austria znamená, že daný poskytovateľ cloudových služieb uchováva údaje výhradne v Rakúsku. Na získanie tejto značky kvality sme museli splniť celkovo 90 kontrolných bodov v parametroch z rôznych oblastí od ochrany údajov, bezpečnostných prvkov a súladu s právnymi predpismi až po technickú infraštruktúru. Prešli sme aj ďalšími externými kontrolami.

Zabezpečenie bezpečnosti a výkonu teraz aj v budúcnosti

V roku 2020 spoločnosť EDITEL opäť absolvovala audit "ISAE 3402 typ II" a úspešne ním prešla. Počas tohto auditu vykonala nezávislá audítorská a poradenská spoločnosť EY hĺbkovú analýzu kvality našich služieb súvisiacich so zákazníkmi, ktorá siaha od bezpečnosti IT a kvality vývoja softvéru až po medzinárodnú podporu a implementáciu požiadaviek GDPR. Tieto pravidelné audity sú nástrojom, ktorý potvrdzuje vysokú úroveň zabezpečenia a výkonnosti počas našej každodennej činnosti. Okrem toho, že chceme chrániť životné prostredie s dlhodobým účinkom, chceme si tiež zachovať svoju priekopnícku úlohu v oblasti EDI a zákazníckych služieb v prospech našich klientov.

Životné prostredie je pre nás veľmi dôležité a to isté platí aj pre spokojnosť našich klientov. Preto neváhajte, ak sa chcete spýtať na čokoľvek, čo vás zaujíma.

Kontaktujte nás