Spolupráca so Slovnaftom sa datuje od roku 2015, kedy sieť čerpacích staníc Lukoil v Čechách prevzala skupina MOL. MOL CZ a sesterská SLOVNAFT, a.s. sa rozhodli pre ponechanie existujúcich nástrojov pre elektronickú výmenu dokumentov a ich rozšírenie o ďalšie moduly. Dnes je technická časť EDI (tzv. backend) siete MOL CZ spravovaná v slovenskom Slovnafte a v Čechách operujú EDI koordinátori.
EDI implementácia pre Slovnaft prebiehala tzv. na zelenej lúke, čiže nebola potrebná migrácia z jedného systému na druhý ako v Čechách. Spočiatku EDI systém slúžil iba na správu faktúr. EDITEL poskytol klientovi softvérový mechanizmus pre formálne vyhodnotenie faktúr a kontrolu elektronického podpisu (validáciu). Ide o základné matematické prepočty, napríklad či sa celková hodnota faktúry rovná sume položiek a podobne. Predchádza sa tak chybám ešte pred vstupom faktúr do centrálneho informačného systému SAP, uvádza Štefan Sádovský, výkonný riaditeľ spoločnosti EDITEL SK s.r.o.
Komplexné riešenie
Ďalším krokom projektu spolupráce so Slovnaftom a MOL CZ bola implementácia modulu, ktorý umožňuje posielať objednávky partnerom elektronicky. Momentálne je už v plnej prevádzke. Pre predstavu- čerpacie stanice Slovnaft si počas bežného kalendárneho mesiaca vymenia s partnermi približne 11.000 faktúr a asi 6.700 objednávok.
Slovnaft vyhodnotil moduly EDI ako prínosné a spolu so špecialistami z EDITELu hľadal ďalšie možnosti zefektívnenia procesov. Výrazné benefity identifikoval v oblasti dodacích listov tovaru (tzv. avízo o dodaní). Bežne v praxi môže mať dodací list až okolo 300 položiek, pričom personál čerpacej stanice ich doposiaľ kontroloval ručne a zadával do informačného systému. V čase najväčšej špičky sa príjem tovaru presúval až do časov po odchode vozidla dodávateľa. Dodávateľ teda nemal informáciu, či príjem prebehol v poriadku alebo sa vyskytli nezrovnalosti medzi fyzickým stavom a položkami v dodacom liste.
Cieľom projektu bola teda implementácia modulu spracovania dodacích listov a generovanie elektronických príjemiek pre dodávateľa. V plnej prevádzke systému dodávateľ nebude musieť čakať, kým mu vodiči privezú dodacie listy, softvérovo si bude vedieť porovnať príjemku so svojim dodacím listom a vystaviť faktúru. Predíde sa tak vzniku napr. rôznych dobropisov. Vďaka elektronickému archívu od spoločnosti EDITEL bude môcť Slovnaft celý obchodný prípad, teda objednávku, dodací list, súvisiacu faktúru a dobropis, či ďalšie nadväzné dokumenty sledovať v jednom prehľadnom softvérovom riešení.
Jedným z našich pilotných EDI partnerov je PF Distribution a.s., zásobujúci celú sieť čerpacích staníc Slovnaft. Na tomto príklade sme si overili pripravenosť celého projektu a aj vďaka profesionálne odvedenej práci zo strany EDITELu som presvedčený, že sa nám podarí v krátkom čase dosiahnuť očakávané ciele.
Ing. Roman Rybanský, Head of Enterprise Application Management, Information Technology, SLOVNAFT, a.s.
