Skupina ORLEN Unipetrol oslovila svojho poskytovateľa EDI služieb EDITEL s veľmi konkrétnymi predstavami o pláne digitalizácie celého fakturačného systému.
„V rámci interných procesov sme sa rozhodli pre digitalizáciu našej fakturácie. Počas výberového konania sme oslovili EDITEL s tým, že náš proces by mal zahŕňať zákaznícky portál, kde si budú môcť zákazníci sami stiahnuť všetky potrebné daňové doklady a kde si zároveň budeme schopní monitorovať príslušný tok dokumentov a ich doručovanie zákazníkom,“ uvádza Robert Hejkal, vedúci oddelenia aplikácií veľkoobchod a logistika spoločnosti ORLEN Unipetrol.
Odberatelia produktov spoločnosti ORLEN Unipetrol dnes majú ku všetkým dokladom v rámci fakturácie prístup pomocou prívetivého používateľského rozhrania.
„Jedná sa o dôveryhodný archív dokladov, ktorý je umiestnený v infraštruktúre spoločnosti ORLEN Unipetrol a je dostupný 24 hodín. Postupne sa z neho stal hlavný produkt používaný v rámci fakturačného procesu a EDITEL k nemu poskytuje servisnú podporu aj po prvotnej implementácii,“ podotýka Svatopluk Vít, Technical Sales Support Consultant, EDITEL CZ.
Rýchle, prehľadné a pohodlne dostupné
Existujúce riešenie je založené na obojsmernej komunikácii medzi užívateľským portálom archívu a firemným ERP systémom SAP, ktorý je hlavnou platformou pre správu užívateľských dát. Tieto údaje sú v pravidelných intervaloch synchronizované s archívom. Všetky údaje sa tak spravujú na jednom mieste a nie je potrebné zadávať ich viackrát – pri prvotnom zadaní je všetko na pozadí synchronizované. Na opačnú stranu zase prúdia informácie o zákazníkmi zobrazených a stiahnutých dokladoch, čo v procese nahrádza obeh papierových dokladov. Možno tak jednoducho preukázať, že príslušný dokument bol doručený a vyzdvihnutý (prečítaním či stiahnutím príslušného dokladu).
Celý proces má nespornú výhodu v rýchlosti doručenia, pretože doklad je zákazníkovi k dispozícii bezodkladne po vystavení v ERP systéme. Ide tiež o veľkú finančnú úsporu, nie je už potrebné využívať klasické poštové služby na doručovanie papierových dokladov.
Na strane zákazníka spoločnosti ORLEN Unipetrol nie je nutné čokoľvek inštalovať, stačí mať k dispozícii internetový prehliadač a prihlasovacie údaje. Dostupné doklady vo formáte PDF navyše obsahujú aj dátovú štruktúru vo formáte XML pre strojové spracovanie a sú digitálne podpísané.
Užívateľský portál prechádza pravidelnými bezpečnostnými auditmi, aby bola zaistená maximálna úroveň zabezpečenia poskytovaných dát. Užívateľské rozhranie je tiež dostupné v niekoľkých jazykových mutáciách, aj keď primárne nastavenie je pre český jazyk.
Flexibilné riešenie pre spoločnosť ORLEN Unipetrol
Výhodou celého riešenia je, že je jednoducho škálovateľné a rozšíriteľné aj do ďalších dcérskych spoločností v rámci skupiny. V zásade ide len o prepojenie používaného ERP systému s dôveryhodným archívom pomocou tzv. webových služieb a odovzdávania povinných metadát k zasielaným dokladom. Nastavením vhodných filtrov dokážeme presne škálovať koncových užívateľov tak, aby mali k dispozícii presne tie dokumenty, ktoré sú pre nich relevantné. Zároveň umožňujeme zamestnancom ORLEN Unipetrol zobrazovať inú sadu metadát potrebnú pre ich vlastnú prácu vo vnútri spoločnosti súvisiace s ich pozíciou.
„ORLEN Unipetrol je významným zákazníkom spoločnosti EDITEL. Vďaka jeho znalosti dokážeme flexibilne reagovať na špecifické požiadavky a na vyžiadanie vykonávať zmeny, ktoré sú v súlade s nastavenými internými procesmi. Tieto nadštandardné vzťahy sú pre nás veľmi dôležité, pretože obohacujú obe strany,“ dodáva Štefan Sádovský, CEO pre spoločnosti EDITEL CZ&SK.
