Iskustvo pokazuje da nakon što kompanija pređe na Electronic Data Interchange (EDI), mali je broj onih koji žele da se vrate starom načinu rada. Međutim, pre nego što se načini ovaj korak, potrebno je odgovoriti na nekoliko važnih pitanja. Na kraju krajeva, svaki novi proces nosi određenu dozu nesigurnosti. Šta mogu da očekujem? Da li sam zaista spreman za EDI? Nema razloga za brigu! Sa temeljnom pripremom, bićete u potpunosti spremni. Nakon što pročitate ovaj članak, možda ćete već početi da brojite dane do prelaska na EDI.
Koji zaposleni su pogođeni prelaskom na EDI?
Iako možda još uvek ima onih koji vole da rade u okruženju prepunom papirnih dokumenata, svakako su u manjini. Ipak, pre nego što pređete sa papirnih porudžbenica, otpremnica ili faktura na elektronsku razmenu podataka (EDI), važno je razgovarati sa svim zaposlenima koji će biti uključeni u ovaj proces u vezi sa pripremnim aktivnostima. U zavisnosti od veličine i organizacione strukture vaše kompanije, ovo mogu biti zaposleni u sledećim sektorima:
- Računovodstvo
- IT
- Upravljanje lancem snabdevanja
- Nabavka
- Prodaja
Koji su razlozi za prelazak na EDI?
U praksi, najčešći razlozi za prelazak na EDI su:
- Inicijativa same kompanije da unapredi digitalizaciju i podigne je na viši nivo;
- Zahtev poslovnih partnera da se pređe na EDI
- Razlozi u vezi sa efikašnošću, kao što su poboljšanje odnosa sa poslovnim partnerima, izbegavanje manuelnih zadataka i grešaka, ušteda novca, ostvarivanje sveobuhvatne digitalne strategije itd.
Ako je odluka na vama, prvo razmislite o obimu dokumenata koje obrađujete svakog meseca i koliko vaših partnera već koristi EDI. Imajte na umu da EDI nije jednostrani proces. Ukoliko je neki poslovni partner tražio da pređete na EDI, obavezno zatražite njihove tehničke specifikacije. Mi u EDITEL-u uglavnom već imamo iskustva sa potrebama postojećih klijenata, pa slobodno kontaktirajte naše stručnjake za više informacija.
Šta će još EDITEL unapred rešiti?
Na početku procesa, moj tim i ja ćemo vam postaviti nekoliko pitanja kako bismo vam pomogli da se fokusirate na ključne aspekte. Evo čime ćemo se pozabaviti:
- Sa kojim poslovnim partnerima želite da razmenjujete podatke?
- Koje tačno dokumente (narudžbenice, otpremnice, fakture) planirate da razmenjujete, i da li očekujete promene u budućnosti?
- Da li su vam možda potrebni i dodatni dokumenti, kao što su profakture, fakture za otkazivanje ili obaveštenja o dugovanjima (npr. smanjenje iznosa fakture zbog reklamacija)?
- Da li vaša kompanija već ima stručnjake za EDI?
- Da li bi vam odgovaralo jednostavno web edi rešenje ili preferirate integrisanu opciju za vaš veliki obim dokumenata?
- Koja su odeljenja u firmi klijenta uključena u ovaj proces?
- Postoje li neki organizacioni ili tehnički izazovi u vezi sa implementacijom EDI-ja?
Koji su tehnički uslovi za korišćenje EDI-ja?
- ERP sistem
- odgovarajući interfejsi
- sveobuhvatni matični podaci (adresni podaci, tarife specifične za klijenta, GTIN/EAN brojevi za nedvosmislenu identifikaciju vaših artikala, GLN za nedvosmislenu identifikaciju vaših poslovnih partnera, itd.),
- komunikacioni kanal koji povezuje eXite data hab
- sistem arhiviranja koji je u skladu sa zahtevima revizije
Ako su vaši interfejsi nedovoljni ili nepotpuni, obično ih je lako unaprediti. Postoji više opcija za komunikaciju, a ne brinite za arhiviranje – možemo vam pružiti prilagođenu pomoć u tom procesu.
Kako izgleda organizacioni i tehnički plan?
- Analiza interfejsa ili specifikacija interfejsa vaših poslovnih partnera
- Razvijanje/programiranje konverzionih interfejsa (prebacivanje podataka sa formata partnera A na format partnera B)
- Priprema za kontinuirani rad:
- Postavljanje EDI poštanskog sandučića, korisničkog ID-a, GLN (Global Location Number) i pristupnih podataka za eXite;
- Usmeravanje komunikacije prema eXite data hab-u;
- Validacija podataka i njihova provera;
- Praćenje (otklanjanje problema, provera tačnosti itd.)
- Sprovođenje više testova i iteracija u saradnji sa EDITEL-om
- Odobrenje za početak rada u produkciji sa EDI partnerima
Prelazak na EDI: Šta se dešava tokom faze testiranja?
Savršenstvo je ključ kada je u pitanju EDI. Zato test faza obično teče paralelno s vašim uobičajenim poslovnim procesima – to znači da ćete još uvek razmenjivati papirne fakture ili PDF verzije, kao što ste to radili do sada. Istovremeno, podaci će biti razmenjivani putem EDI sistema. Kada sve bude u savršenom redu, papirni dokumenti će biti potpuno zamenjeni, a EDI fakture će biti zakonski priznate i za poreske svrhe.
Na kraju, vi i vaš tim ćete postati deo globalne EDI zajednice. Više od 20.000 kompanija širom sveta svakodnevno razmenjuje dokumente putem EDITEL-ovog eXite data hab-a, i taj broj se svakodnevno povećava.
Ako smo privukli vašu pažnju i spremni ste za korak prema EDI okruženju, moj tim i ja ćemo vam rado pomoći.
