Elektronska razmena podataka (EDI) je ključna komponenta savremenih poslovnih procesa. EDI omogućava digitalizaciju i automatizaciju razmene poslovnih dokumenata između poslovnih partnera, kao što su porudžbenice, otpremnice, fakture i drugo. Cilj automatizacije je da radni tokovi u procesu nabavke budu efikasniji i bolje integrisani.
U nastavku slede šest pitanja i odgovora koji dodatno objašnjavaju osnove i način funkcionisanja EDI, benefite koje od toga imaju kompanije, kao i kakva je uloga standarda.
Šta podrazumeva elektronska razmena podataka (EDI)?
Elektronska razmena podataka, ili EDI, se odnosi na razmenu elektronskih poslovnih dokumenata između poslovnih partnera – poput porudžbenica, otpremnica ili faktura. Cilj je da se eliminišu manuelni procesi i ostvari viši nivo automatizacije i efikasnosti.
Koje poslovne procese je moguće optimizovati kroz EDI?
EDI se uobičajeno koristi za razmenu podataka kod porudžbenica – na primer, između maloprodajnih firmi i proizvođača – kao i za slanje elektronskih faktura u realnom vremenu. U praksi, proces obično započinje slanjem narudžbenice. Poslovni dokumenti koji slede, kao što su otpremnice ili fakture, se najpre upoređuju sa podacima narudženice, zatim se konvertuju u format koji koristi poslovni partner i šalju elektronskim putem. Primljene fakture se direktno proveravaju i digitalno obrađuju, što omogućava trenutno otkrivanje i ispravljanje neslaganja. EDI takođe omogućava obradu drugih poslovnih procesa, uključujući upravljanje glavim podacima, specifikacije proizvoda i izvršenje naloga za plaćanje. U procesu nabavke EDI može da uključi i treće strane, npr. slanje naloga za isporuku logističkim partnerima elektronskim putem.
Koje su prednosti koje nudi EDI i kako može poboljšati efikasnost poslovnih procesa?
EDI omogućava prenos informacija u realnom vremenu, što doprinosi bržem planiranju i obradi. Greške koje su moguće kod ručnog unosa podataka se eliminišu, a neprekidno praćenje svih transakcija povećava sigurnost procesa. Sve u svemu, EDI poboljšava saradnju između svih poslovnih partnera i olakšava planiranje proizvodnje uz visok kvalitet informacija. Takođe, dovodi do optimizovanja zaliha, bržih reakcija i drugih unapređenja procesa poslovanja.
Kako EDI štedi novac?
EDI čini manuelni unos podataka suvišnim, što dovodi do eliminacije većine procesnih troškova i omogućava zaposlenima da se fokusiraju na osnovne poslovne aktivnosti. Automatizacija procesa dovodi do ubrzanja tokova rada i unapređuje tačnost i kvalitet podataka – kod upravljanja magacinom, na primer – što dalje rezultira uštedama na duge staze. Takođe, korišćenje standardizovanih tehnologija garantuje visok nivo sigurnosti investicije.
Kakva je uloga standarda u elektronskoj razmeni podataka?
EDI funksioniše kao most koji omogućava komunikaciju koja ne zavisi od sistema (kao što su ERP ili upravljanje zalihama), formata podataka, kanala komunikacije ili medija. Standardi su od ključne važnosti za olakšavanje komunikacije između firmi i organa vlasti, čak i van državnih granica. Uobičajeni standardi uključuju EANCOM, UN/EDIFACT, ODETTE, VDA i ANSI X12, kao i standarde EDI poruka, kao što su ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC, PRICAT, DELFOR i drugi.
