Smanjenje troškova prelaskom na EDI

Zamislite koliko bi bilo praktično da više ne morate da razmenjujete porudžbenice, otpremnice i fakture sa poslovnim partnerima putem faksa, elektronske ili klasične pošte, već da se cela razmena odvija automatski preko elektronske razmene podataka (EDI). Pored toga, iskustvo pokazuje da ovakav pristup značajno smanjuje mogućnost da dođe do greške. To nisu jedine prednosti: automatizacija procesa rasterećuje zaposlene i omogućava im da se posvete drugim važnim zadacima. Neosporno je i da, uzimajući u obzir sve relevantne faktore, EDI može značajno da doprinese smanjenju troškova.

Jedna stara trgovačka izreka važi i danas: lakše je da uštediš jedan evro nego da ga zaradiš u znoju svog lica. Pitanje koje se često postavlja i koje ima smisla u oblasti elektronske razmene podataka (EDI) jeste: koliku uštedu kompanija može da ostvari prelaskom sa papirnih faktura na elektronske? Takođe, koliko bi dodatnih sredstava moglо da se uštedi ukoliko bi ceo Order2Cash proces prešao na elektronsku razmenu podataka?

Pojedinačni faktori

Pre nego što uđemo u detalje, podsetimo se da će konkretne uštede uvek da zavise od više faktora, uključujući sledeće: kako se ranije odvijala razmena poslovnih dokumenata (putem pošte, faksa, elektronske pošte, itd.)? Sa koliko partnera planirate da koristite EDI u budućnosti? Koliki je godišnji obim dokumenata? Kakva je postojeća tehnička infrastruktura? Kakvo iskustvo i koji cenovni model nudi potencijalni EDI pružalac usluga kojem bi mogli da poverite proces povezivanja na tu uslugu? Ovo su samo neka od mnogih pitanja koja bi trebalo da postavite. 

Veliki potencijal za uštede prilikom fakturisanja

Osim specifičnih faktora za svaku kompaniju, na raspolaganju su nam i međunarodne analize i proračuni. Oni pružaju značajan uvid u procenu potencijalnih ušteda. Krenimo od dokumenta koji je izuzetno značajan iz ugla EDI-ja – fakture. Kada se analiziraju mogućnosti smanjenja troškova, ključan faktor je da li se fakture šalju ili se primaju.

Studija koju je sprovela kompanija Billentis je analizirala potencijal uštede koji donose e-fakture, a ovde ću vam predstaviti nekoliko izabranih delova.

Potencijal uštede od otprilike 60 procenata zvuči veoma atraktivno. Postaje još bolje ako ste primalac fakture, jer i tada možete uštedeti čak 64 odsto, kao što ilustruje grafikon ispod.

Primer izračunavanja:

Uštede u svakom Order2Cash procesu

Tu je još jedna interesantna studija koju je sprovela kompanija GS1 i koja se odnosi na Order2Cash transakcije.  Iako je istraživanje sprovedeno pre nekoliko godina, i dalje je veoma relevantno. Prema ovoj studiji, korišćenjem GS1 EDI standarda može se ostvariti ušteda od gotovo 800 miliona evra godišnje, počevši od procesa naručivanja, pa do fakturisanja (porudžbine, prijem robe, faktura, automatsko usklađivanje osnovnih podataka). Ako se razloži na pojedinačni Order2Cash proces, ovo donosi uštede do 51 evra po procesu.

 

Smanjenje obima posla digitalizacijom

Pored proračunskih modela, jasno je da prelazak na elektronsku razmenu podataka donosi još jednu značajnu prednost. Troškovi radne snage su, u zavisnosti od privredne grane, ključni faktor u strukturi troškova mnogih kompanija. Automatizacija procesa omogućava kvalifikovanim zaposlenima da se posvete produktivnijim zadacima, što otvara nove mogućnosti za istraživanje i razvoj poslovnih prilika.

Prema novijoj studiji KPMG-a o „Digitalizaciji u računovodstvu 2021.”, mnoge kompanije i računovodstvena odeljenja su na pandemiju reagovala preduzimanjem različitih koraka ka digitalizaciji. Šezdeset jedan procenat ispitanih firmi navodi da je KOVID-19 ubrzao ili podstakao digitalizaciju u računovodstvenoj oblasti. Ključni faktor je što digitalizacija često ne utiče samo na računovodstvo, već i na druge sektore unutar kompanije. Ako se resursi, procesi i odgovornosti preraspodele ili redefinišu u okviru sveobuhvatne IT strategije, pružaju se velike poslovne šanse na srednji i dugoročni rok.

Mojim kolegama i meni će biti drago da se sa vama lično sastanemo i razgovaramo o potencijalu ušteda u vezi sa EDI procesima u vašoj kompaniji.

Kontaktirajte nas